2　文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

3　文書管理者は、ボートレース事業庁の所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書取扱主任は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3　文書取扱主任は、前条第3項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐するほか、文書等の受領等に関する事務および文書整理担当者の指導に関する事務を処理する。

2　文書整理担当者は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3　文書整理担当者は、文書取扱主任の指導を受けて係における現用公文書の整理、保管、引継ぎおよび廃棄に関する事務を推進する。

2　監査責任者は、現用公文書の管理状況について監査を行うものとする。

2　文書の作成に関し文書管理者より上位の職員から指示等があった場合については、その内容について、文書管理者が確認することとし、必要に応じ、当該上位の職員が確認するものとする。

3　県の機関内部の会議等(会議、協議、打合せ等をいう。次項において同じ。)の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、記録を作成するボートレース事業庁の出席者による確認を行うとともに、ボートレース事業庁以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を行うものとする。

4　県の機関以外の者との会議等の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、県の機関内部の出席者による確認を行うとともに、必要に応じ、当該県の機関以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を依頼するものとする。

5　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)および外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等によるものとし、分かりやすい用字および用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

6　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

2　前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。

2　文書取扱主任(文書管理システムに係る電磁的記録以外の電磁的記録にあっては、文書管理者の指定する者。次条において同じ。)は、前項の規定により電磁的記録を受信したときは、速やかに当該電磁的記録の内容の確認を行うものとする。

2　文書取扱主任は、前項の規定により電磁的記録を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該電磁的記録を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3　第1項の規定により電磁的記録の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力することにより電磁的記録の収受を行うものとする。ただし、保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

2　前項の電磁的記録は、到達した電磁的記録とみなし、前2条の規定により、受信等の処理を行うものとする。

2　文書取扱主任は、前項の規定により文書等を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該文書等を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3　文書取扱主任は、第1項の規定により文書等を配布する場合において、送達日を明らかにする必要がある文書等については、当該文書等の余白に収受印を押印し、かつ、その封筒を添付しておかなければならない。

4　第1項の規定により文書等の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに記録することにより当該文書等の収受を行うものとする。ただし、起案を要するものまたは保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

2　前項の文書等は、送達された文書等とみなし、前条の規定により、受領等の処理を行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムによることができないことに相当の理由があるときは、事案担当者は、回議書または次長が別に定める様式(以下「回議書等」という。)により起案することができる。

2　事案の処理に着手する前に供覧する必要のある現用公文書は、事前に関係職員の閲覧に供しなければならない。

2　文書管理システムにより回議する場合において、文書管理システムに入力できない資料等があるときは、文書管理システムから作成した決裁添付文書に当該資料等を添えて、文書管理システムの回議と並行して回議するものとする。

2　前条第1項の規定は、前項の場合について準用する。

2　回議書等により回議を受けた事案を滋賀県びわこボートレース事業庁事務決裁規程(令和8年滋賀県びわこボートレース事業庁規程第5号)の定めるところにより代決するときは、起案文書の決裁箇所に「代」と記載して押印しなければならない。この場合において、当該起案文書が後閲を要するものについては、「後閲」と記載しなければならない。

3　起案文書の内容が重要もしくは異例なものまたは説明を要するものについては、事案の内容を説明できる者が回議または合議に際して必要な説明をしなければならない。

4　起案文書の内容について重大な修正をした者は、修正箇所その他適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2　前項の規定により審査を行った担当係長は、文書管理システムにより回議を受けた場合にあっては文書管理システムの公開審査の欄に記録し、回議書等により回議を受けた場合にあっては起案文書の公開審査の欄に押印するものとする。

2　前項の規定による審査を受けた場合において、事案担当者は、次の各号に掲げる回議の方法に応じて、当該各号に定める措置を講じなければならない。

3　前2項の規定は、次に掲げる起案文書については、適用しない。

2　前項の規定により浄書された現用公文書は、事案担当者において、当該現用公文書に係る起案文書と速やかに校合するものとする。

2　施行する文書等のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印および契印の押印を省略することができる。

3　文書管理システムにより起案した場合で、契印を押印することができないときは、契印に代えて公印が押印された現用公文書の写しを保管し、または保存するものとする。

2　通信回線を利用して施行する電磁的記録のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、電子署名の付与を省略することができる。

2　現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3　現用公文書を施行するときは、文書整理簿(機密文書にあっては、機密文書整理簿)に必要事項を記入するものとする。

2　前項の場合における第32条および前条の規定の適用については、次の各号に掲げる処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

2　滋賀県公報への登載の手続は、文書取扱主任が行うものとする。

2　文書分類表は、事務および事業の性質、内容等に応じて、4段階の階層構造とする。

3　文書等のファイルの作成に当たっては、背見出しシールおよびフラットファイル等を使用するものとする。

4　フラットファイル等は、文書分類表の第3分類ごとに定められた桃色、緑色、青色または黄色のものを使用しなければならない。

2　現用公文書の保存期間は、文書管理者がファイル管理簿に記載することにより、定めるものとする。保存期間を変更しようとするときも、同様とする。

3　第38条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等(条例第2条第3項に規定する歴史公文書等をいう。次項において同じ。)に該当するとされた現用公文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

4　第38条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等に該当しないものであっても、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものは、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

5　第38条第1号の保存期間の設定においては、次に掲げる現用公文書については、前項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる。

6　第38条第1号の保存期間の設定においては、前項の規定により1年未満の保存期間を設定することができる現用公文書であっても、重要または異例な事項に関する情報を含む場合など、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものは、1年以上の保存期間を設定するものとする。

7　第38条第1号の保存期間の起算日は、文書を作成し、または取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書にあっては、前年度に帰属するものとする。

8　第38条第3号の保存期間は、ファイルにまとめられた現用公文書の保存期間とする。

9　第38条第3号の保存期間の起算日は、現用公文書をファイルにまとめた日のうち最も早い日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書がまとめられたファイルにあっては、前年度に帰属するものとする。

10　第7項および前項の規定は、次に掲げる現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルについては、適用しない。

11　第7項および第9項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルにあっては、保存期間の起算日は、当該現用公文書を作成し、または取得した日とする。

2　前項の規定による定めは、ファイル管理簿に記載することにより、行うものとする。

2　現用公文書の保管期間は、文書管理者が定めるものとする。

3　現用公文書の保管に当たっては、現用公文書と現用公文書以外のものとの区分を明確にするため、原則として開架式書架を使用するものとする。この場合において、現用公文書は、文書分類表の分類コードに従い収納するものとする。

2　ファイル管理簿は、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

2　前項の規定による記載に当たっては、情報公開条例第6条各号に規定する非公開情報に該当する場合には、当該非公開情報を表示しないようにしなければならない。

3　文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、条例第8条第1項の規定により公文書館に移管し、または廃棄した場合は、当該ファイル等に関するファイル管理簿の記載を削除しなければならない。

2　文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了したファイル等を公文書館に移管し、または廃棄しようとするときは、あらかじめ、保存期間が満了したファイル等の内容を確認の上、移管または廃棄の別を決定し、知事に報告しなければならない。

3　文書管理者は、条例第8条第4項の規定による移管の求めがあったときは、当該ファイル等について当該求めを参酌して第41条第1項の規定による定めおよび前項の規定による廃棄の決定を変更し、当該ファイル等を公文書館に移管するものとする。

4　文書管理者は、保存期間を1年未満とするファイル等であって、第40条第5項各号に該当しないものについて、保存期間が満了して廃棄しようとするときは、同条第3項、第4項または第6項の規定に該当しないことを確認した上で、廃棄するものとする。

5　文書管理者は、第1項の規定により移管するファイル等について、条例第14条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、公文書館の長に意見を提出しなければならない。この場合においては、利用の制限を行うべき箇所およびその理由について、具体的に記載するよう努めるものとする。

6　現用公文書の廃棄は、次長が行うものとする。

2　文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めてファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該文書管理者は、延長後の保存期間の満了する日を文書管理システムに登録しなければならない。

2　監査責任者は、現用公文書の管理状況について、必要な監査を行い、その結果を文書管理者に報告しなければならない。

3　文書管理者は、点検または監査の結果等を踏まえ、現用公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供するよう努めなければならない。

2　職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。

この規程は、令和8年4月1日から施行する。