2　この条例において「現用公文書」とは、実施機関の職員(県設立地方独立行政法人の役員を含む。以下同じ。)が職務上作成し、または取得した文書(図画、写真、マイクロフィルムおよび電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。第20条を除き、以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

3　この条例において「歴史公文書等」とは、次に掲げる情報が記録された公文書その他の文書をいう。

4　この条例において「特定歴史公文書等」とは、歴史公文書等のうち、次に掲げるものをいう。

5　この条例において「公文書等」とは、現用公文書および特定歴史公文書等をいう。

2　実施機関は、能率的な事務または事業の処理および現用公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める現用公文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する現用公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「ファイル」という。)にまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、文書管理規程で定めるところにより、当該ファイルについて分類し、名称を付するとともに、常時業務に使用するものを除き、30年以下の保存期間および保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4　実施機関は、必要があると認めるときは、文書管理規程で定めるところにより、第1項および前項の規定により設定した保存期間および保存期間の満了する日を延長することができる。

5　実施機関は、ファイルおよび単独で管理することが適当であると認める現用公文書(以下「ファイル等」という。)について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、文書管理規程で定めるところにより、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書等に該当するものにあっては公文書館への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

2　実施機関は、ファイル管理簿について、文書管理規程で定めるところにより、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

2　実施機関は、前項の規定により保存期間が満了したファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、その旨を知事に報告しなければならない。

3　知事は、前項の規定による報告があったときは、速やかに、当該報告に係るファイル等にまとめられた現用公文書が歴史公文書等に該当するか否かについて、滋賀県公文書管理・情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)の意見を聴かなければならない。

4　知事は、前項の意見を勘案し、第2項の規定による報告に係るファイル等にまとめられた現用公文書が歴史公文書等に該当すると認めるときは、当該ファイル等を保有する実施機関に対し、当該ファイル等を公文書館に移管するよう求めるものとする。

5　実施機関は、前項の規定による求めがあったときは、当該ファイル等について当該求めを参酌して第5条第5項の規定による定めを変更し、当該ファイル等を公文書館に移管することができる。

6　実施機関は、第1項または前項の規定により公文書館に移管するファイル等について、公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

2　実施機関は、文書管理規程を設けようとするときは、知事が別に定める現用公文書の管理に関する基準を参酌するものとする。

3　知事は、前項の基準を定めようとするときは、あらかじめ、審議会の意見を聴かなければならない。これに変更(軽微な変更を除く。)を加えようとするときも、同様とする。

4　実施機関は、文書管理規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　知事は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存および利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3　知事は、特定歴史公文書等に個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。)が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4　知事は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書等の分類、名称その他の特定歴史公文書等の適切な保存を行い、および適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

2　知事は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求をしたもの(以下「利用請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、知事は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

2　知事は、利用請求に係る特定歴史公文書等が前項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書等が現用公文書として作成され、または取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書等に第8条第6項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3　知事は、第1項第1号または第2号に掲げる場合であっても、同項第1号アからウまでに掲げる情報または同項第2号の条件に係る情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求者に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に明らかに有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

2　知事は、利用請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させないときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。

3　知事は、第1項の決定のうち一部を利用させる旨の決定または前項の決定をしたときは、前2項に規定する書面に利用請求に係る特定歴史公文書等の一部または全部を利用させない理由を併せて記載しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、知事は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、知事は、利用請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間および延長の理由を書面により通知しなければならない。

2　知事は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書等を利用させようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第6条第1号イまたは第2号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、第16条第1項の決定(以下「利用決定」という。)に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　知事は、第8条第6項の規定により意見を付された特定歴史公文書等について利用決定をする場合には、あらかじめ、当該意見を付した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4　知事は、第1項または第2項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、利用決定をするときは、利用決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、知事は、利用決定後直ちに、反対意見書を提出した第三者に対し、利用決定をした旨およびその理由ならびに利用させる日を書面により通知しなければならない。

2　知事は、特定歴史公文書等について、資料の提供その他の方法により学校教育における活用が図られるよう努めなければならない。

3　知事は、特定歴史公文書等について、図書館、博物館その他の歴史的な資料を管理する施設の管理者と共同して、文書その他の資料の相互貸借その他の方法により利用および調査研究を促進するよう努めなければならない。

4　知事は、市町が実施する歴史資料として重要な情報が記録された公文書その他の文書の利用の促進に関し、市町に対し、必要な情報の提供、助言その他の支援を行うものとする。

2　知事は、前項の規定により特定歴史公文書等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、審議会の意見を聴かなければならない。

2　前項の規定による諮問は、行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しを添えてしなければならない。

3　知事は、第1項の規定による諮問に対する答申を受けたときは、これを尊重して、速やかに当該審査請求に対する裁決をしなければならない。

2　知事は、その職員に対し、公文書館における特定歴史公文書等の適切な保存および利用の促進ならびに歴史公文書等の公文書館への適切な移管を図る上で必要な知識および技能を有する人材の確保および資質の向上を図るため、必要な研修の実施その他の人材育成のために必要な措置を講ずるものとする。

2　実施機関は、出資法人において、その性格、業務内容等に応じた文書の適正な管理が推進されるよう、必要な措置を講ずるものとする。

2　実施機関は、指定管理者において、文書の適正な管理が推進されるよう、必要な措置を講ずるものとする。

2　実施機関は、刑事訴訟に関する書類が歴史公文書等に該当すると認めるときは、知事と協議し、当該刑事訴訟に関する書類を公文書館に移管することができる。

3　実施機関は、前項の規定により公文書館に移管する刑事訴訟に関する書類について、公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

4　前項の規定により意見が付された特定歴史公文書等について利用請求があったときは、第14条の規定にかかわらず、知事は、利用の制限を行うものとする。

5　刑事訴訟法第53条の2第4項に規定する押収物については、この条例の規定は、適用しない。

(施行期日)

1　この条例は、平成32年4月1日から施行する。ただし、第2条第1項(公安委員会および警察本部長に関する部分に限る。)および次項第2号の規定は、公布の日から起算して3年を超えない範囲内において規則で定める日から施行する。

(経過措置)

2　第2章の規定は、次の各号に掲げる実施機関の区分に応じ、当該各号に定める日以後に当該実施機関の職員が作成し、または取得する文書について適用する。

3　この条例の施行の際、情報公開条例第2条第2項第2号に掲げるもののうち、歴史資料として重要なものとして公文書館において保存することが適当であると知事が認めるものは、特定歴史公文書等とみなす。

4　前2項に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な経過措置は、規則で定める。

(準備行為)

5　文書管理規程および第11条第2項の基準の策定その他この条例の施行のために必要な手続その他の行為は、この条例の施行の日前においても行うことができる。

(滋賀県情報公開条例の一部改正)

6　滋賀県情報公開条例の一部を次のように改正する。

1　この条例は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この条例は、令和5年4月1日から施行する。