2　この訓令の適用については、滋賀県教育委員会事務局組織規程第2条第2項に規定する教育ICT化推進室および健康福利室は課と、滋賀県教育委員会事務局および学校以外の教育機関の職員の職の設置に関する規則(昭和34年滋賀県教育委員会規則第9号。以下「職設置規則」という。)第2条第1項第4号に規定する教育ICT化推進室長および同項第5号に規定する健康福利室長は課長とみなす。

2　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

2　副総括文書管理者は、前条第2項各号に掲げる事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。

2　文書管理者は、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書取扱主任は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3　文書管理者は、文書取扱主任を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。

4　文書取扱主任は、前条第2項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐するほか、文書等の受領等に関する事務および文書整理担当者の指導に関する事務を処理する。

2　文書整理担当者は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3　文書管理者は、文書整理担当者を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。

4　文書整理担当者は、文書取扱主任の指導を受けて係等における現用公文書の整理、保管、引継ぎおよび廃棄に関する事務を推進する。

2　監査責任者は、現用公文書の管理状況について監査を行うものとする。

2　文書の作成に関し文書管理者より上位の職員から指示等があった場合については、その内容について、文書管理者が確認することとし、必要に応じ、当該上位の職員が確認をするものとする。

3　県の機関内部の会議等(会議、協議(県の機関内部の協議を除く。)、打合せ等をいう。次項において同じ。)の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、記録を作成する所属の出席者による確認を行うとともに、当該所属以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を行うものとする。

4　県の機関以外の者との会議等の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、県の機関内部の出席者による確認を行うとともに、必要に応じ、当該県の機関以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を依頼するものとする。

5　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)および外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等によるものとし、分かりやすい用字および用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

6　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

2　教育長および教育次長(滋賀県教育委員会教育長職務代理者の指名に関する規則第3項に規定するあらかじめ教育長が指名する事務局の職員である者に限る。)がともに不在等のときは、高校教育課、幼小中教育課、特別支援教育課、人権教育課、生涯学習課および保健体育課の所掌する事務にあっては教育次長(滋賀県教育委員会教育長職務代理者の指名に関する規則第3項に規定するあらかじめ教育長が指名する事務局の職員である者を除く。)が教育長の事務を代決する。

3　教育長および教育次長がともに不在等のときは、主務課長が教育長の事務を代決する。

2　前項の規定にかかわらず、職設置規則第2条第1項第9号に規定する係長(以下「係長」という。)とともに同項第6号に規定する総括補佐が置かれる場合にあっては、同項の規定により係長が代決する事務については、当該総括補佐が代決するものとする。

2　前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。

2　滋賀県教育委員会の権限に属する事務の一部を教育長に委任する規則(昭和63年滋賀県教育委員会規則第4号)の規定により教育長に委任された事務に係る現用公文書については、教育長名を用いなければならない。ただし、訓令、告示、公告、指令および達以外のものにあっては、事案の内容により、教育次長名または課長の職名を用いることができる。

3　教育機関における現用公文書には、教育機関の長の職名を用いなければならない。

2　教育機関における公印は、当該教育機関において管守するものとする。

2　教育機関における公印の新調、改刻または廃止は、当該公印を管守する教育機関においてあらかじめ教育総務課長に協議して行うものとする。

2　証明書管理者は、課長または教育機関の長をもって充てる。

3　証明書管理者は、証明書に盗難その他の事故がないよう適切に管理しなければならない。

4　証明書管理者は、証明書に前項の事故があったときは、速やかに教育総務課長および滋賀県登録分局に報告しなければならない。

2　証明書行使者は、電子署名を付そうとする電磁的記録について決裁文書と相違ないことを確認した上で、当該電磁的記録に電子署名を付すものとする。

3　前項の規定により電子署名を付すときは、総合事務支援システムによる回議にあっては起案者が総合事務支援システムに自己の氏名を入力し、回議書等による回議にあっては証明書行使者が回議書等の公印使用承認欄に押印しなければならない。

2　教育総務課長は、前項の調査の結果、証明書の管理状況、使用状況等が不適切であると認めた場合は、証明書管理者に対する改善の要求その他必要な措置を講じるものとする。

2　文書取扱主任(文書管理システムに係る電磁的記録以外の電磁的記録にあっては、文書管理者の指定する者。次条および第30条において同じ。)は、前項の規定により電磁的記録を受信したときは、速やかに当該電磁的記録の内容の確認を行うものとする。

2　文書取扱主任は、前項の規定により電磁的記録を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該電磁的記録を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3　第1項の規定により電磁的記録の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力することにより電磁的記録の収受を行うものとする。ただし、保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

4　事案担当者は、第1項の規定により配布を受けた電磁的記録が他の課に関係のあるものであるときは、その旨を当該課の文書取扱主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配布するものとする。

5　文書管理システム以外の情報システムにおいて電磁的記録を受信する場合で、当該電磁的記録を文書管理システムで収受できないときは、当該事務の主務課長は、教育総務課長と収受等の方法について協議するものとする。

2　前項の電磁的記録は、到達した電磁的記録とみなし、第28条から前条までの規定により、受信等の処理を行うものとする。

2　前項の場合において、主務課の明らかでないものは開封して主務課を確認し、必要のあるときは封筒を添えなければならない。

3　送達された文書等の郵便料金が未納または不足である場合において、課長は、必要と認めるものに限り、その未納または不足の料金を支払って当該文書等を受領することができる。この場合においては、郵便物不足料金支払簿(別記様式第6号)に必要な事項を記入するものとする。

2　文書取扱主任は、前項の規定により文書等を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該文書等を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3　前項の場合において、送達日を明らかにする必要がある文書等(第32条第1項第1号の規定に基づき特殊郵便物等収受簿に記入された文書等を除く。)については、文書取扱主任は、当該文書等の余白に収受印(別記様式第7号)を押印するものとする。

4　第1項の規定により文書等の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに記録することにより当該文書等の収受を行うものとする。ただし、起案を要するものまたは保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

5　事案担当者は、第1項の規定により配布を受けた文書等が他の課に関係のあるものであるときは、その旨を当該課の文書取扱主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配布するものとする。

2　前項の文書等は、送達された文書等とみなし、前2条の規定により、回付等の処理を行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムによることができないことに相当の理由があるときは、事案担当者は、回議書(別記様式第8号)または主務課長が教育総務課長と協議して定める様式(以下「回議書等」という。)により起案することができる。

2　文書管理システムにより回議する場合において、文書管理システムに入力できない資料等があるときは、文書管理システムから作成した決裁添付文書(別記様式第9号)に当該資料等を添えて、文書管理システムの回議と並行して回議するものとする。

2　前条第1項の規定は、前項の場合について準用する。

2　前項の場合において協議が整わないときは、教育長の指示を受けなければならない。

2　前項の規定により審査を行った担当の係長は、文書管理システムにより回議を受けた場合にあっては文書管理システムの公開審査の欄に記録し、回議書等により回議を受けた場合にあっては起案文書の公開審査の欄に押印するものとする。

2　事案の処理に着手する前に供覧する必要のある現用公文書は、事前に関係職員の閲覧に供しなければならない。

2　前項の規定による審査を受けた場合において、事案担当者は、次の各号に掲げる回議の方法に応じて、当該各号に定める措置を講じなければならない。

3　前2項の規定は、次に掲げる起案文書については、適用しない。

2　前項の規定により浄書された現用公文書は、事案担当者において、当該現用公文書に係る起案文書と速やかに校合するものとする。

2　施行する文書等のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印および契印の押印を省略することができる。

3　文書管理システムにより起案した場合で、契印を押印することができないときは、契印に代えて公印が押印された現用公文書の写しを保管し、または保存するものとする。

2　電子署名は、地方公共団体組織認証基盤による証明書を用いて行うものとする。

3　電子署名の名義は、滋賀県権限者とする。

2　現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3　現用公文書を施行するときは、主務課において発送整理簿(機密文書にあっては、機密文書発送整理簿)に必要事項を記入するものとする。

4　近隣の官公署等に送達すべき文書等は、文書送達簿(別記様式第11号)により送達して受領印を徴しなければならない。

2　前項の場合における第46条および前条の規定の適用については、次の各号に掲げる処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

2　文書分類表は、事務および事業の性質、内容等に応じて、4段階の階層構造とする。

3　文書管理者は、文書分類表に変更が生じたときは、副総括文書管理者に報告しなければならない。

4　文書等のファイルの作成に当たっては、背見出しシール(別記様式第13号)およびフラットファイル等を使用するものとする。

5　フラットファイル等は、各課の共通文書にあっては桃色、各課の固有文書にあっては文書分類表の第3分類ごとに定められた緑色、青色または黄色のものを使用しなければならない。

2　現用公文書の保存期間は、文書管理者がファイル管理簿に記載することにより、定めるものとする。保存期間を変更しようとするときも、同様とする。

3　第53条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等(条例第2条第3項に規定する歴史公文書等をいう。次項において同じ。)に該当するとされた現用公文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

4　第53条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等に該当しないものであっても、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものは、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

5　第53条第1号の保存期間の設定においては、次に掲げる現用公文書については、前項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる。

6　第53条第1号の保存期間の設定においては、前項の規定により1年未満の保存期間を設定することができる現用公文書であっても、重要または異例な事項に関する情報を含む場合など、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものについては、1年以上の保存期間を設定するものとする。

7　第53条第1号の保存期間の起算日は、文書を作成し、または取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書にあっては、前年度に帰属するものとする。

8　第53条第3号の保存期間は、ファイルにまとめられた現用公文書の保存期間とする。

9　第53条第3号の保存期間の起算日は、現用公文書をファイルにまとめた日のうち最も早い日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書がまとめられたファイルにあっては、前年度に帰属するものとする。

10　第7項および前項の規定は、次に掲げる現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルについては、適用しない。

11　第7項および第9項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルにあっては、保存期間の起算日は、当該現用公文書を作成し、または取得した日とする。

2　前項の規定による定めは、ファイル管理簿に記載することにより、行うものとする。

2　現用公文書の保管期間は、文書管理者が定めるものとする。

3　現用公文書の保管に当たっては、現用公文書と現用公文書以外のものとの区分を明確にするため、原則として開架式書架を使用するものとする。この場合において、現用公文書は、文書分類表の分類コードに従い収納するものとする。

2　ファイル管理簿は、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

2　前項の規定による記載に当たっては、情報公開条例第6条各号に規定する非公開情報に該当する場合には、当該非公開情報を表示しないようにしなければならない。

3　文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、条例第8条第1項の規定により公文書館に移管し、または廃棄した場合は、当該ファイル等に関するファイル管理簿の記載を削除しなければならない。

2　文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了したファイル等を公文書館に移管し、または廃棄しようとするときは、あらかじめ、保存期間が満了したファイル等の内容を確認の上、移管または廃棄の別を決定し、知事に報告しなければならない。

3　文書管理者は、条例第8条第4項の規定による移管の求めがあったときは、当該ファイル等について当該求めを参酌して第56条第1項の規定による定めおよび前項の規定による廃棄の決定を変更し、当該ファイル等を公文書館に移管するものとする。

4　文書管理者は、保存期間を1年未満とするファイル等であって、第55条第5項各号に該当しないものについて、保存期間が満了して廃棄しようとするときは、同条第3項、第4項または第6項の規定に該当しないことを確認した上で、廃棄するものとする。

5　文書管理者は、第1項の規定により移管するファイル等について、条例第14条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、公文書館の長に意見を提出しなければならない。この場合においては、利用の制限を行うべき箇所およびその理由について、具体的に記載するよう努めるものとする。

6　現用公文書のうち、電子文書ならびに保管する文書等および電磁的記録を記録した外部記憶媒体の廃棄は、文書管理者が行うものとする。

2　文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めてファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該文書管理者は、延長後の保存期間の満了する日を文書管理システムに登録しなければならない。

2　第30条の規定は、前項の場合について準用する。この場合において、第30条第1項中「担当の係長」とあるのは「教育機関の副館長もしくは次長の職にある者または教育機関の長が指定する事務職員」と、同条第5項中「主務課長」とあるのは「教育機関の長」と読み替えるものとする。

2　第32条第1項第1号および第34条の規定は、前項の場合について準用する。この場合において、第32条第1項第1号中「主務課」とあるのは「教育機関」と、第34条第1項中「担当の係長」とあるのは「教育機関の副館長もしくは次長の職にある者または教育機関の長が指定する事務職員」と読み替えるものとする。

2　現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3　現用公文書を施行するときは、発送整理簿(機密文書にあっては、機密文書発送整理簿)に必要事項を記入するものとする。

4　近隣の官公署等に送達すべき現用公文書は、文書送達簿により送達して受領印を徴しなければならない。

2　監査責任者は、現用公文書の管理状況について、必要な監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3　総括文書管理者は、点検または監査の結果等を踏まえ、現用公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに、文書管理に関する研修、点検等の実施その他の再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

2　総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供するよう努めなければならない。

2　職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。

2　課または教育機関が廃止された場合は、事務が移管される場合を除くほか、その保管または保存に係る現用公文書を管理する課に引き継がなければならない。

3　第57条の規定は、前項の場合について準用する。

2　教育機関における現用公文書および公印の取扱いその他事務処理について必要な事項は、教育機関の長が教育長の承認を得て定める。

3　この訓令に定めのない事項については、前2項の規定により定めるもののほか知事の事務部局の例による。

1　この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行前に改正前の滋賀県教育委員会事務処理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県教育委員会事務処理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成18年12月6日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に使用している証明書は、改正後の滋賀県教育委員会事務処理規程の相当規定に基づき発行されたものとみなす。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成22年2月1日から施行する。

2　この訓令の施行前に改正前の滋賀県教育委員会事務処理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県教育委員会事務処理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。

この訓令は、平成23年1月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年1月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。ただし、第18条第1項、第21条第1項、第24条第1項および第26条の改正規定は、地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律の施行に伴う関係条例の整備に関する条例(平成27年滋賀県条例第10号)の施行の日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年11月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年9月9日から施行する。

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日前に個人情報の保護に関する法律の一部改正に伴う関係条例の整備に関する条例(令和5年滋賀県条例第6号。以下「整備条例」という。)第1条の規定による廃止前の滋賀県個人情報保護条例(平成7年滋賀県条例第8号。以下「旧個人情報保護条例」という。)第13条第2項に規定する開示請求があった滋賀県教育委員会事務処理規程第2条第7号のファイル等に対する改正後の第60条の2第1項第5号の規定に適用については、当該開示請求を同号に規定する開示請求と、旧個人情報保護条例第19条各項(整備条例付則第4項の規定により従前の例によることとされる場合を含む。)の決定を同号に規定する決定とみなす。