○滋賀県教育委員会事務処理規程

平成17年4月1日

滋賀県教育委員会教育長訓令第18号

滋賀県教育委員会事務処理規程

目次

第1章 総則(第1条―第9条の5)

第2章 通則

第1節 事務の代決および専決(第10条―第15条)

第2節 現用公文書の書式等(第16条―第20条)

第3節 公印の取扱い(第21条―第27条)

第4節 証明書の取扱い(第27条の2―第27条の8)

第3章 事務局における現用公文書の取扱い

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等

第1款 電磁的記録の受信等(第28条―第31条)

第2款 文書等の受領等(第32条―第35条)

第2節 現用公文書の処理(第36条―第45条)

第3節 現用公文書の浄書および施行(第46条―第51条)

第4節 県公報登載(第52条)

第5節 現用公文書の整理(第53条―第56条)

第6節 現用公文書の保存および保管(第56条の2―第59条)

第7節 ファイル管理簿(第59条の2・第59条の3)

第8節 移管または廃棄および保存期間の延長(第60条・第60条の2)

第4章 教育機関における現用公文書の取扱い

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等(第61条―第63条)

第2節 現用公文書の処理(第64条)

第3節 現用公文書の浄書および施行(第65条・第66条)

第4節 現用公文書の整理、保存、移管、廃棄等(第67条)

第5章 点検および監査ならびに管理状況の報告等(第67条の2―第67条の4)

第6章 研修(第67条の5・第67条の6)

第7章 雑則(第68条・第69条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、滋賀県公文書等の管理に関する条例(平成31年滋賀県条例第4号。以下「条例」という。)に基づく現用公文書の管理、公印および証明書の取扱い、事務の代決および専決その他事務処理に関する基本的事項を定めるものとする。

(一部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

(用語)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 事務局 滋賀県教育委員会事務局組織規程(昭和53年滋賀県教育委員会規則第4号)第1条に規定する滋賀県教育委員会事務局をいう。

(3) 現用公文書 条例第2条第2項に規定する現用公文書をいう。

(4) 文書等 現用公文書のうち、文書、図画および写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)をいう。

(5) 電磁的記録 現用公文書のうち、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(6) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムその他の業務システムまたは所属で共用するファイルサーバ(以下この条において「文書管理システム等」という。)に記録された電磁的記録をいう。

(7) ファイル等 能率的な事務または事業の処理および現用公文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する現用公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「ファイル」という。)および単独で管理している現用公文書をいう。

(8) 文書管理 現用公文書の作成または取得から廃棄または滋賀県立公文書館(以下「公文書館」という。)への移管までに行う一連の手続をいう。

(9) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(10) 地方公共団体組織認証基盤 地方公共団体が個人または法人その他の団体との間で交換するため発行する電磁的記録が真正なものであることを認証するための基盤をいう。

(11) 滋賀県登録分局 地方公共団体組織認証基盤における滋賀県登録分局をいう。

(12) 証明書 公開鍵証明書および公開鍵に対応する秘密鍵を格納した記憶媒体をいう。

(13) 公開鍵 公開鍵暗号(対になる2つの鍵を使って電磁的記録の暗号化および複号化を行う暗号方式をいう。次号において同じ。)で使用される電子的な鍵対のうち公開される鍵をいう。

(14) 秘密鍵 公開鍵暗号で使用される電子的な鍵対のうち証明書の発行を受けた者のみが利用可能な公開されない鍵をいう。

(15) 公開鍵証明書 公開鍵および証明書の発行対象を識別する情報に、証明書発行者の正当性を保証する電子署名を付与したものをいう。

(16) ファイル管理簿 条例第7条第1項に規定するファイル管理簿をいう。

(17) 文書管理システム 滋賀県文書管理規程(平成17年滋賀県訓令第14号)第2条第16号に規定する文書管理システムをいう。

(18) 保管 文書等および電磁的記録(電子文書を除く。)を記録した磁気ディスク、光ディスク等の記憶媒体(以下「外部記憶媒体」という。)を事務室に収納しておくことをいう。

(19) 保存 文書等を文書庫(文書庫を持たない教育機関にあっては、当該教育機関の長の定める場所。以下同じ。)に収納しておくことまたは電子文書を文書管理システム等に記録しておくことをいう。

(20) 保存期間 文書等を事務室に収納しておく期間と文書庫に収納しておく期間とを合算した期間、電磁的記録(電子文書を除く。)を記録した外部記憶媒体を事務室内に格納しておく期間または電子文書を文書管理システム等に記録しておく期間をいう。

2 この訓令の適用については、滋賀県教育委員会事務局組織規程第2条第2項に規定する教育ICT化推進室および健康福利室は課と、滋賀県教育委員会事務局および学校以外の教育機関の職員の職の設置に関する規則(昭和34年滋賀県教育委員会規則第9号。以下「職設置規則」という。)第2条第1項第4号に規定する教育ICT化推進室長および同項第5号に規定する健康福利室長は課長とみなす。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・19年11号・20年2号・22年1号・15号・25年1号・13号・26年9号・27年14号・29年15号・令和2年8号〕)

(文書管理の原則)

第3条 文書管理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。文書管理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

(総括文書管理者)

第4条 事務局に総括文書管理者を置き、教育次長(滋賀県教育委員会教育長職務代理者の指名に関する規則(昭和59年滋賀県教育委員会規則第13号)第3項に規定するあらかじめ教育長が指名する事務局の職員である者に限る。)をもって充てる。

2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) ファイル管理簿の調製

(2) 文書分類表(別記様式第1号)の作成

(3) 公文書館への移管および廃棄に関する事務の調整

(4) 文書管理に関する研修の実施

(5) 組織の新設、改正または廃止に伴う必要な措置の実施

(6) この訓令の施行に関し必要な細則の整備

(7) 他の実施機関(条例第2条第1項に規定する実施機関をいう。)との調整

(8) 前各号に掲げるもののほか、現用公文書の管理に関する事務の総括

(全部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

(副総括文書管理者)

第5条 事務局に副総括文書管理者を置き、教育総務課長をもって充てる。

2 副総括文書管理者は、前条第2項各号に掲げる事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。

(全部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

(文書管理者)

第6条 課および教育機関に当該所属の所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を置き、課にあっては課の長(以下「課長」という。)を、教育機関にあっては教育機関の長をもって充てる。

2 文書管理者は、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 文書分類表の変更の報告

(2) 保存期間および保管期間(保存期間のうち、現用公文書を事務室に収納しておく期間をいう。以下同じ。)の設定

(3) 保存期間が満了したときの措置の設定

(4) 保存期間の延長の決定

(5) 保存期間が満了した現用公文書の公文書館への移管および廃棄

(6) 管理状況の点検等

(7) 現用公文書の作成の指示その他現用公文書の管理に関する所属職員への指導

(全部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

(文書取扱主任)

第7条 現用公文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、課および教育機関に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3 文書管理者は、文書取扱主任を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。

4 文書取扱主任は、前条第2項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐するほか、文書等の受領等に関する事務および文書整理担当者の指導に関する事務を処理する。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(文書整理担当者)

第8条 現用公文書の整理および保管を適正かつ円滑に行うため、係またはこれに準ずるもの(以下この条において「係等」という。)ごとに文書整理担当者を置く。

2 文書整理担当者は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3 文書管理者は、文書整理担当者を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。

4 文書整理担当者は、文書取扱主任の指導を受けて係等における現用公文書の整理、保管、引継ぎおよび廃棄に関する事務を推進する。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・27年14号・令和2年8号〕)

(監査責任者)

第9条 事務局に監査責任者を置き、教育総務課長をもって充てる。

2 監査責任者は、現用公文書の管理状況について監査を行うものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(職員の責務)

第9条の2 職員は、現用公文書について、条例の趣旨にのっとり、滋賀県個人情報保護条例(平成7年滋賀県条例第8号)その他の関係法令および文書管理者の指示に基づき、適切に取り扱うとともに、事務が適正かつ円滑に行われるように処理し、および管理しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(文書主義の原則)

第9条の3 職員は、文書管理者の指示に従い、条例第4条の規定に基づき、条例第1条の目的の達成に資するため、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(文書の作成)

第9条の4 滋賀県文書管理規程別表第1に掲げる事項に関する業務に係る文書の作成については、知事の事務部局の例による。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(適切かつ効率的な文書の作成)

第9条の5 文書の作成に当たっては、正確性を確保するため、その内容について、原則として、複数の担当職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。ただし、起案により処理する場合は、この限りでない。

2 文書の作成に関し文書管理者より上位の職員から指示等があった場合については、その内容について、文書管理者が確認することとし、必要に応じ、当該上位の職員が確認をするものとする。

3 県の機関内部の会議等(会議、協議(県の機関内部の協議を除く。)、打合せ等をいう。次項において同じ。)の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、記録を作成する所属の出席者による確認を行うとともに、当該所属以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を行うものとする。

4 県の機関以外の者との会議等の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、県の機関内部の出席者による確認を行うとともに、必要に応じ、当該県の機関以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を依頼するものとする。

5 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)および外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等によるものとし、分かりやすい用字および用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

6 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

第2章 通則

第1節 事務の代決および専決

(教育長の事務の代決)

第10条 教育長が不在等のときは、教育次長(滋賀県教育委員会教育長職務代理者の指名に関する規則第3項に規定するあらかじめ教育長が指名する事務局の職員である者に限る。)がその事務を代決する。

2 教育長および教育次長(滋賀県教育委員会教育長職務代理者の指名に関する規則第3項に規定するあらかじめ教育長が指名する事務局の職員である者に限る。)がともに不在等のときは、高校教育課、幼小中教育課、特別支援教育課、人権教育課、生涯学習課および保健体育課の所掌する事務にあっては教育次長(滋賀県教育委員会教育長職務代理者の指名に関する規則第3項に規定するあらかじめ教育長が指名する事務局の職員である者を除く。)が教育長の事務を代決する。

3 教育長および教育次長がともに不在等のときは、主務課長が教育長の事務を代決する。

(一部改正〔平成28年教育長訓令18号・29年15号・令和2年8号〕)

(教育次長の事務の代決)

第11条 教育次長が不在等のときは、主務課長がその事務を代決する。

(課長の事務の代決)

第12条 課長が不在等のときは、当該事務を分掌する係の長の職にある者がその事務を代決する。

2 前項の規定にかかわらず、職設置規則第2条第1項第9号に規定する係長(以下「係長」という。)とともに同項第6号に規定する総括補佐が置かれる場合にあっては、同項の規定により係長が代決する事務については、当該総括補佐が代決するものとする。

(一部改正〔平成27年教育長訓令14号・令和2年8号〕)

(教育機関の長の事務の代決)

第13条 教育機関の長が不在等のときは次の表に掲げる第1次代決者が、教育機関の長および第1次代決者がともに不在等のときは同表に掲げる第2次代決者が代決することができる。ただし、第2次代決者の代決は、緊急やむを得ないと認められる事項に限るものとする。

教育機関

決裁権者

代決者

第1次

第2次

滋賀県立図書館

館長

副館長

館長が指定する事務職員

滋賀県総合教育センター

所長

次長

当該事務を分掌する係の係長

滋賀県立びわ湖フローティングスクール

所長

所長が指定する事務職員


(一部改正〔平成22年教育長訓令15号・26年9号・28年18号〕)

(代決書類の後閲)

第14条 代決した書類は、遅滞なく後閲に供しなければならない。ただし、定例的なものまたは軽易なものは、この限りでない。

(専決)

第15条 教育次長、課長および教育機関の長の専決については、滋賀県教育委員会事務専決規程(平成21年滋賀県教育委員会訓令第1号)の定めるところによる。

(一部改正〔平成21年教育長訓令1号〕)

第2節 現用公文書の書式等

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(現用公文書の種類)

第16条 現用公文書の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1) 規則(地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定に基づき制定するもの)

(2) 訓令(事務局もしくは教育機関またはその職員に対して指揮命令するもの)

(3) 告示(主として法令の規定に基づき一定の事項を公示するもの)

(4) 公告(告示以外で一定の事項を公示するもの)

(5) 指令(申請に対して許可、認可、承認等をするもの)

(6) (法令の規定に基づき命令するもの)

(7) 往復文(通達、申請、進達、副申、諮問、通知、照会、回答、報告、依頼、建議、答申、願い、届け等)

(8) その他の現用公文書(辞令、証明書、契約書、賞状、表彰状、感謝状等)

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・27年14号・令和2年8号〕)

(現用公文書の記号および番号)

第17条 次の各号に掲げる現用公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより記号および番号を付さなければならない。ただし、軽易な往復文については、番号を省略して処理することができる。

(1) 規則 規則番号簿(別記様式第2号)により公布の順序に従い番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋賀県教育委員会規則の文字を冠しなければならない。

(2) 訓令または告示 訓令番号簿(別記様式第2号に準ずる。)または告示番号簿(別記様式第2号に準ずる。)により制定の順序に従い番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋賀県教育委員会訓令、滋賀県教育委員会教育長訓令、滋賀県教育委員会告示または滋賀県教育委員会教育長告示の文字を冠しなければならない。

(3) 公告 番号を付さない。

(4) 指令または達 課または教育機関ごとの発送整理簿(別記様式第3号。以下「発送整理簿」という。)に従い番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋賀県教育委員会指令または滋賀県教育委員会達の文字および別表による記号を冠しなければならない。

(5) 往復文 発送整理簿により番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋教委(教育機関にあっては、滋。以下同じ。)の文字および別表による記号を冠しなければならない。

(6) 機密文書 機密文書発送整理簿(別記様式第3号に準ずる。)により番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋教委の文字、別表による記号および秘の文字を冠しなければならない。

2 前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(現用公文書の発信者名)

第18条 事務局における現用公文書の発信者名は、次項の規定に該当する場合を除き、委員会名または教育長名を用いなければならない。

2 滋賀県教育委員会の権限に属する事務の一部を教育長に委任する規則(昭和63年滋賀県教育委員会規則第4号)の規定により教育長に委任された事務に係る現用公文書については、教育長名を用いなければならない。ただし、訓令、告示、公告、指令および達以外のものにあっては、事案の内容により、教育次長名または課長の職名を用いることができる。

3 教育機関における現用公文書には、教育機関の長の職名を用いなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・24年10号・27年14号・令和2年8号〕)

(事案担当者の表示)

第19条 発信または発送を要する現用公文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該現用公文書の末尾に事案担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(現用公文書の書式)

第20条 現用公文書の書式は、別に定める。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

第3節 公印の取扱い

(公印の管守)

第21条 事務局における公印のうち委員会印および教育長印は教育総務課において、その他の印は各主務課において管守するものとする。

2 教育機関における公印は、当該教育機関において管守するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・27年14号〕)

(公印の保管)

第22条 公印は、常に堅固な容器に納め、厳重に保管しなければならない。

(公印台帳)

第23条 教育総務課においては、公印台帳(別記様式第4号)に公印の呼称および印影ならびに公印を管守する課または教育機関の名を記入しておかなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号〕)

(公印の新調、改刻または廃止)

第24条 事務局における公印のうち委員会印および教育長印の新調、改刻または廃止は教育総務課において、その他の印の新調、改刻または廃止はあらかじめ教育総務課長に協議して当該公印を管守する課が行うものとする。

2 教育機関における公印の新調、改刻または廃止は、当該公印を管守する教育機関においてあらかじめ教育総務課長に協議して行うものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・27年14号〕)

(公印の届出)

第25条 前条の規定により教育総務課以外の課または教育機関において公印を新調し、改刻し、または廃止したときは、速やかに当該公印の呼称、印影、寸法および使用開始年月日または廃止年月日を記載した公印届または公印廃止届を教育総務課長に提出しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号〕)

(公印の保存)

第26条 第24条の規定により公印を廃止したときは、委員会印および教育長印にあっては永久に、その他の印にあっては5年間教育総務課において保存しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・27年14号〕)

(公印の使用)

第27条 公印を使用しようとするときは、当該文書等に回議書等(第36条第2項の回議書等をいう。第27条の5第3項において同じ。)を添えて当該公印を管守する課または教育機関の文書取扱主任に掲示し、その照合を受けなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

第4節 証明書の取扱い

(追加〔平成18年教育長訓令36号〕)

(証明書の管理)

第27条の2 証明書は、課および教育機関において管理するものとする。

(追加〔平成18年教育長訓令36号〕)

(証明書管理者等)

第27条の3 証明書を管理するため、課および教育機関に証明書管理者を置く。

2 証明書管理者は、課長または教育機関の長をもって充てる。

3 証明書管理者は、証明書に盗難その他の事故がないよう適切に管理しなければならない。

4 証明書管理者は、証明書に前項の事故があったときは、速やかに教育総務課長および滋賀県登録分局に報告しなければならない。

(追加〔平成18年教育長訓令36号〕)

(証明書の発行、更新または失効)

第27条の4 課長および教育機関の長は、証明書の発行を受けようとし、または証明書を更新しようとし、もしくは失効させようとする場合は、あらかじめ教育総務課長に協議し、滋賀県登録分局に申請しなければならない。

(追加〔平成18年教育長訓令36号〕)

(証明書行使者等)

第27条の5 証明書管理者は、証明書行使者を定め、証明書の使用に関する事務を処理させるものとする。

2 証明書行使者は、電子署名を付そうとする電磁的記録について決裁文書と相違ないことを確認した上で、当該電磁的記録に電子署名を付すものとする。

3 前項の規定により電子署名を付すときは、総合事務支援システムによる回議にあっては起案者が総合事務支援システムに自己の氏名を入力し、回議書等による回議にあっては証明書行使者が回議書等の公印使用承認欄に押印しなければならない。

(追加〔平成18年教育長訓令36号〕、一部改正〔平成22年教育長訓令1号〕)

(持出しの禁止)

第27条の6 証明書は、課および教育機関の外部へ持ち出してはならない。

(追加〔平成18年教育長訓令36号〕)

(調査等)

第27条の7 教育総務課長は、必要があると認めるときは、証明書の管理状況、使用状況等に関して調査するものとする。

2 教育総務課長は、前項の調査の結果、証明書の管理状況、使用状況等が不適切であると認めた場合は、証明書管理者に対する改善の要求その他必要な措置を講じるものとする。

(追加〔平成18年教育長訓令36号〕)

(公表)

第27条の8 教育総務課長は、証明書の発行状況等を公表するものとする。

(追加〔平成18年教育長訓令36号〕)

第3章 事務局における現用公文書の取扱い

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

第1款 電磁的記録の受信等

(電磁的記録の受信)

第28条 通信回線を利用して事務局に到達した電磁的記録は、主務課において受信する。

2 文書取扱主任(文書管理システムに係る電磁的記録以外の電磁的記録にあっては、文書管理者の指定する者。次条および第30条において同じ。)は、前項の規定により電磁的記録を受信したときは、速やかに当該電磁的記録の内容の確認を行うものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

(受信した電磁的記録の回付)

第29条 文書取扱主任は、前条第1項の規定により受信した電磁的記録が当該課の所掌に属さないものであるときは、直ちに主務課に回付するものとする。

(電磁的記録の収受等)

第30条 文書取扱主任は、第28条第1項の規定により受信した電磁的記録(前条の規定により回付したものを除く。)および前条の規定により回付された電磁的記録について、担当の係長に事案担当者を確認し、当該事案担当者に配布するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により電磁的記録を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該電磁的記録を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3 第1項の規定により電磁的記録の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力することにより電磁的記録の収受を行うものとする。ただし、保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

4 事案担当者は、第1項の規定により配布を受けた電磁的記録が他の課に関係のあるものであるときは、その旨を当該課の文書取扱主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配布するものとする。

5 文書管理システム以外の情報システムにおいて電磁的記録を受信する場合で、当該電磁的記録を文書管理システムで収受できないときは、当該事務の主務課長は、教育総務課長と収受等の方法について協議するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・24年10号・27年14号・令和2年8号〕)

(電話による通知の処理)

第31条 電話によって重要な事案の通知を受けたときは、受話者は、その要旨、送話者の所属および氏名ならびに受付日時を記録した電磁的記録を作成し、文書取扱主任に配布するものとする。

2 前項の電磁的記録は、到達した電磁的記録とみなし、第28条から前条までの規定により、受信等の処理を行うものとする。

第2款 文書等の受領等

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

(文書等の受領および配布)

第32条 事務局に送達された文書等(外部記憶媒体に記録された電磁的記録を含む。以下この条から第34条まで、第43条第1項第49条第4項および第62条第1項において同じ。)は、教育総務課において受領し、次に定めるところにより処理するものとする。ただし、課に直接送達された文書等にあっては、当該課が受領することができる。

(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達または特定記録(その取扱いにおいて引受けの記録をする郵便をいう。)により送達された文書等は、特殊郵便物等収受簿(別記様式第5号)に必要な事項を記入し、直ちに主務課の文書取扱主任に連絡し、受領印の押印を受けて配布すること。

(2) 前号に掲げる文書等以外の文書等は、直ちに主務課ごとに仕分けをして教育総務課の文書配布棚により配布すること。

2 前項の場合において、主務課の明らかでないものは開封して主務課を確認し、必要のあるときは封筒を添えなければならない。

3 送達された文書等の郵便料金が未納または不足である場合において、課長は、必要と認めるものに限り、その未納または不足の料金を支払って当該文書等を受領することができる。この場合においては、郵便物不足料金支払簿(別記様式第6号)に必要な事項を記入するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・36号・22年13号〕)

(配布を受けた文書等の回付)

第33条 文書取扱主任は、前条第1項の規定により配布された文書等が当該課の所掌に属さないものである場合は、主務課が明らかなときは主務課に、主務課が明らかでないときは教育総務課に回付するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・36号〕)

(文書等の収受等)

第34条 文書取扱主任は、第32条第1項の規定により配布され、または直接受領した文書等(前条の規定により回付したものを除く。)および前条の規定により回付された文書等について、親展文書にあっては名宛人に、親展文書以外の文書等にあっては担当の係長を経由して事案担当者に配布するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により文書等を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該文書等を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3 前項の場合において、送達日を明らかにする必要がある文書等(第32条第1項第1号の規定に基づき特殊郵便物等収受簿に記入された文書等を除く。)については、文書取扱主任は、当該文書等の余白に収受印(別記様式第7号)を押印するものとする。

4 第1項の規定により文書等の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに記録することにより当該文書等の収受を行うものとする。ただし、起案を要するものまたは保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

5 事案担当者は、第1項の規定により配布を受けた文書等が他の課に関係のあるものであるときは、その旨を当該課の文書取扱主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配布するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・24年10号・27年14号・令和2年8号〕)

(ファクシミリによる受信の処理)

第35条 起案または供覧を必要とする文書等をファクシミリで受信したときは、受信者は、当該文書等を文書取扱主任に配布するものとする。

2 前項の文書等は、送達された文書等とみなし、前2条の規定により、回付等の処理を行うものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

第2節 現用公文書の処理

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(起案)

第36条 現用公文書の起案は、起案年月日、決裁区分、回議の順(合議しなければならない場合にあっては、合議先の回議の順を含む。)、分類コード、保存期間、起案者、公開区分、ファイル管理番号およびファイル名、文書件名、伺い文等を文書管理システムに入力することにより行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムによることができないことに相当の理由があるときは、事案担当者は、回議書(別記様式第8号)または主務課長が教育総務課長と協議して定める様式(以下「回議書等」という。)により起案することができる。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・36号・22年1号・13号・令和2年8号〕)

(回議)

第37条 起案文書は、文書管理システムまたは回議書等により、あらかじめ定めた順に回議し、教育長または専決者の決裁を受けるものとする。

2 文書管理システムにより回議する場合において、文書管理システムに入力できない資料等があるときは、文書管理システムから作成した決裁添付文書(別記様式第9号)に当該資料等を添えて、文書管理システムの回議と並行して回議するものとする。

(一部改正〔平成22年教育長訓令1号・令和2年8号〕)

(合議)

第38条 他の課に関係のある事案は、主務課長の決裁を受けた後、当該関係課長に合議しなければならない。

2 前条第1項の規定は、前項の場合について準用する。

第39条 次に掲げる事案は、教育総務課長に合議しなければならない。

(1) 市町教育委員会に発する現用公文書のうち重要なもの

(2) 異議の申立て、訴願および訴訟に関する事案

(3) 法令の解釈および疑義のある法令の適用に関する事案

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・36号・令和2年8号〕)

第40条 合議を受けた課長は、事案について異議があるときは、主務課長に協議して当該事案を修正し、または廃案とすることができる。

2 前項の場合において協議が整わないときは、教育長の指示を受けなければならない。

(廃案等の場合の処理)

第41条 事案が廃案となり、または重要な変更を受けたときは、主務課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(文書公開の審査)

第42条 担当の係長は、起案文書の回議があったときは、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号。以下「情報公開条例」という。)に基づき起案文書の公開・非公開等の区分の欄を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、または修正をすることができる。担当の係長は、起案文書の回議があったときは、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号。以下「情報公開条例」という。)に基づき起案文書の公開・非公開等の区分の欄を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、または修正をすることができる。

2 前項の規定により審査を行った担当の係長は、文書管理システムにより回議を受けた場合にあっては文書管理システムの公開審査の欄に記録し、回議書等により回議を受けた場合にあっては起案文書の公開審査の欄に押印するものとする。

(一部改正〔平成22年教育長訓令1号・令和2年8号〕)

(供覧)

第43条 閲覧に供することにより処理できる現用公文書は、電子文書にあっては文書管理システムにより、文書等にあっては文書管理システムから作成した供覧票(別記様式第10号)に当該文書等を添付して、関係職員に供覧するものとする。

2 事案の処理に着手する前に供覧する必要のある現用公文書は、事前に関係職員の閲覧に供しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

(現用公文書の審査)

第43条の2 担当の係長は、起案文書の回議があったときは、次に掲げる事項の審査を行うものとする。

(1) この訓令の定めるところにより専決者または代決者が定められていること。

(2) 第18条の規定により現用公文書の発信者名が記載されていること。

(3) 第9条の5第5項の規定により分かりやすい用字および用語で適切な記載がされていること。

2 前項の規定による審査を受けた場合において、事案担当者は、次の各号に掲げる回議の方法に応じて、当該各号に定める措置を講じなければならない。

(1) 文書管理システムによる回議 文書管理システムに担当の係長の氏名を入力すること。

(2) 第37条第2項の規定による決裁添付文書の回議 決裁添付文書に担当の係長の押印を受けること。

(3) 回議書等による回議 起案文書に担当の係長の押印を受けること。

3 前2項の規定は、次に掲げる起案文書については、適用しない。

(1) 親展文書

(2) 辞令文、免状、表彰状、あいさつ状その他これらに類するもの

(3) 前各号に掲げるもののほか、教育総務課長が別に定めるもの

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(事案処理の進行管理)

第44条 主務課長は、事案処理の適正な進行管理に努めなければならない。

(一部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

(資料文書等の登録)

第45条 起案または供覧の手続を要しない現用公文書(収受等により既に文書管理システムに記録されている現用公文書を除く。)について、事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

第3節 現用公文書の浄書および施行

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(現用公文書の浄書および校合)

第46条 決裁(第43条の2に規定する現用公文書の審査を含む。)を受けた現用公文書で、発信または発送を要するものは、事案担当者が浄書するものとする。

2 前項の規定により浄書された現用公文書は、事案担当者において、当該現用公文書に係る起案文書と速やかに校合するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(公印および契印の押印)

第47条 施行する文書等には、公印および契印を押印するものとする。

2 施行する文書等のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印および契印の押印を省略することができる。

(1) 県の機関内部の文書等

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(3) 通知、照会等の文書等のうち、軽易なもの

3 文書管理システムにより起案した場合で、契印を押印することができないときは、契印に代えて公印が押印された現用公文書の写しを保管し、または保存するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

(電子署名)

第48条 通信回線を利用して電磁的記録を施行する場合は、次に掲げる電磁的記録を除き、当該電磁的記録に電子署名を付さなければならない。

(1) 県の機関内部の電磁的記録

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の電磁的記録

(3) 通知、照会等の電磁的記録のうち、軽易なもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、教育総務課長が別に定める電磁的記録

2 電子署名は、地方公共団体組織認証基盤による証明書を用いて行うものとする。

3 電子署名の名義は、滋賀県権限者とする。

(全部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

(施行)

第49条 現用公文書の施行は、別に定める方法により行うものとする。

2 現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3 現用公文書を施行するときは、主務課において発送整理簿(機密文書にあっては、機密文書発送整理簿)に必要事項を記入するものとする。

4 近隣の官公署等に送達すべき文書等は、文書送達簿(別記様式第11号)により送達して受領印を徴しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

(ファクシミリによる発信処理)

第50条 次に掲げる現用公文書の施行は、ファクシミリによる発信により行うことができるものとする。

(1) 県の機関内部の現用公文書で軽易なもの

(2) その他主務課長がファクシミリで発信することが適当と認めるもの

2 前項の場合における第46条および前条の規定の適用については、次の各号に掲げる処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

(1) ファクシミリで発信する原稿(以下この条において「発信原稿」という。)の作成または入力 浄書

(2) 作成され、または入力された発信原稿と起案文書との確認 校合

(3) 前号の確認を行った発信原稿のファクシミリによる発信 施行

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(経由文書の取扱い)

第51条 経由文書のうち、副申を必要としない文書等は、主務課において当該文書等の余白に経由印(別記様式第12号)を押印するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

第4節 県公報登載

(登載手続)

第52条 滋賀県公報に登載する手続については、教育総務課長が行うものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号〕)

第5節 現用公文書の整理

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(職員の整理義務)

第53条 職員は、文書管理者の指示に従い、この節の定めるところにより、次に掲げる整理を行わなければならない。

(1) 作成し、または取得した現用公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定すること。

(2) 相互に密接な関連を有する現用公文書をファイルにまとめること。

(3) 前号に掲げる整理を行ったファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定すること。

(4) 前号に掲げる整理を行ったファイルについて、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を設定すること。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(分類および名称)

第54条 ファイル等は、文書分類表により分類し(滋賀県文書管理規程別表第1に掲げる事項に関する業務に係るファイル等にあっては、知事の事務部局の例により分類し)、分かりやすい名称を付さなければならない。

2 文書分類表は、事務および事業の性質、内容等に応じて、4段階の階層構造とする。

3 文書管理者は、文書分類表に変更が生じたときは、副総括文書管理者に報告しなければならない。

4 文書等のファイルの作成に当たっては、フラットファイル(別記様式第13号)を使用するものとする。ただし、フラットファイルを使用することができない文書等にあっては、表紙シール、背見出しシール、背表紙その他整理用文具を使用することができる。

5 整理用文具は、各課の共通文書にあっては桃色、各課の固有文書にあっては文書分類表の第3分類ごとに定められた緑色、青色または黄色のものを使用しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

(現用公文書等の保存期間)

第55条 現用公文書の保存期間は、知事の事務部局の例による。

2 現用公文書の保存期間は、文書管理者がファイル管理簿に記載することにより、定めるものとする。保存期間を変更しようとするときも、同様とする。

3 第53条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等(条例第2条第3項に規定する歴史公文書等をいう。次項において同じ。)に該当するとされた現用公文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

4 第53条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等に該当しないものであっても、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものは、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

5 第53条第1号の保存期間の設定においては、次に掲げる現用公文書については、前項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる。

(1) 正本または原本が管理されている現用公文書の写し

(2) 定型的または日常的な業務連絡、日程表等

(3) 出版物または公表物を編集した現用公文書

(4) 所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答に係る現用公文書

(5) 明白な誤りがあること等により客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった現用公文書

(6) 内容の確定前に修正等により差し替えられ、または廃案とされた現用公文書

(7) 具体的な記載内容を起案文書により確認できる現用公文書

(8) 意思決定に至る過程で作成した現用公文書で、当該意思決定に与える影響がないもの

6 第53条第1号の保存期間の設定においては、前項の規定により1年未満の保存期間を設定することができる現用公文書であっても、重要または異例な事項に関する情報を含む場合など、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものについては、1年以上の保存期間を設定するものとする。

7 第53条第1号の保存期間の起算日は、文書を作成し、または取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書にあっては、前年度に帰属するものとする。

8 第53条第3号の保存期間は、ファイルにまとめられた現用公文書の保存期間とする。

9 第53条第3号の保存期間の起算日は、現用公文書をファイルにまとめた日のうち最も早い日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書がまとめられたファイルにあっては、前年度に帰属するものとする。

10 第7項および前項の規定は、次に掲げる現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルについては、適用しない。

(1) 文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイル

(2) 文書作成取得日において、複数年度にわたることが予定されている事務および事業、計画等に係るものであって、当該複数年度の最終年度の翌年度の4月1日を起算日とすることが現用公文書の適切な管理に資すると文書管理者が認めた現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイル

11 第7項および第9項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルにあっては、保存期間の起算日は、当該現用公文書を作成し、または取得した日とする。

(全部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

(保存期間満了時の措置の設定)

第56条 文書管理者は、ファイル等について、滋賀県文書管理規程別表第4の規定の例により、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、条例第5条第5項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

2 前項の規定による定めは、ファイル管理簿に記載することにより、行うものとする。

(全部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

第6節 現用公文書の保存および保管

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(現用公文書の保存)

第56条の2 文書管理者は、ファイル等について、当該ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(主務課における保管)

第56条の3 現用公文書の保管は、主務課において行うものとする。

2 現用公文書の保管期間は、文書管理者が定めるものとする。

3 現用公文書の保管に当たっては、現用公文書と現用公文書以外のものとの区分を明確にするため、原則として開架式書架を使用するものとする。この場合において、現用公文書は、文書分類表の分類コードに従い収納するものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(保管期間を経過した文書等の引継ぎ)

第57条 文書取扱主任は、保管している文書等のうち使用頻度の低い文書等で保存を要するものまたは保管期間を経過した文書等については、文書保存箱に収納し、別に定める文書保存票を添えて、文書庫に引き継がなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

(図書等の引継ぎ)

第58条 主務課長は、図書、パンフレットその他の出版物を発行したときは、その都度、原則として11部を教育総務課長に引き継がなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・23年1号・24年10号〕)

(保存文書の取出しおよび返却)

第59条 保存している文書等(以下「保存文書」という。)の取出しまたは返却は、主務課長が別に定める方法により行うものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

第7節 ファイル管理簿

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(ファイル管理簿の調製および公表)

第59条の2 総括文書管理者は、ファイル管理簿について、文書管理システムをもって調製するものとする。

2 ファイル管理簿は、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(ファイル管理簿への記載)

第59条の3 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理するファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、次に掲げる事項をファイル管理簿に記載しなければならない。

(1) 分類

(2) 名称

(3) 保存期間

(4) 保存期間の起算日

(5) 保存期間の満了する日

(6) 保存期間が満了したときの措置

(7) 保存場所

(8) ファイル等の作成日の属する年度

(9) ファイル等を作成した所属

(10) ファイル等を管理する所属

2 前項の規定による記載に当たっては、情報公開条例第6条各号に規定する非公開情報に該当する場合には、当該非公開情報を表示しないようにしなければならない。

3 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、条例第8条第1項の規定により公文書館に移管し、または廃棄した場合は、当該ファイル等に関するファイル管理簿の記載を削除しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

第8節 移管または廃棄および保存期間の延長

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(移管または廃棄)

第60条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了したファイル等について、公文書館に移管し、または廃棄しなければならない。

2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了したファイル等を公文書館に移管し、または廃棄しようとするときは、あらかじめ、保存期間が満了したファイル等の内容を確認の上、移管または廃棄の別を決定し、知事に報告しなければならない。

3 文書管理者は、条例第8条第4項の規定による移管の求めがあったときは、当該ファイル等について当該求めを参酌して第56条第1項の規定による定めおよび前項の規定による廃棄の決定を変更し、当該ファイル等を公文書館に移管するものとする。

4 文書管理者は、保存期間を1年未満とするファイル等であって、第55条第5項各号に該当しないものについて、保存期間が満了して廃棄しようとするときは、同条第3項第4項または第6項の規定に該当しないことを確認した上で、廃棄するものとする。

5 文書管理者は、第1項の規定により移管するファイル等について、条例第14条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、公文書館の長に意見を提出しなければならない。この場合においては、利用の制限を行うべき箇所およびその理由について、具体的に記載するよう努めるものとする。

6 現用公文書のうち、電子文書ならびに保管する文書等および電磁的記録を記録した外部記憶媒体の廃棄は、文書管理者が行うものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(保存期間の延長)

第60条の2 文書管理者は、条例第8条第1項の規定により保存期間が満了したファイル等を廃棄しようとする場合において、当該ファイル等が次の各号に掲げるものであるときは、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、条例第5条第4項の規定により、保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当するファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、延長しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決または決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

(4) 情報公開条例第5条に規定する公開の請求があったもの 情報公開条例第10条第1項または第2項の決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

(5) 滋賀県個人情報保護条例第13条第2項に規定する開示請求があったもの 同条例第19条各項の決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

2 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めてファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該文書管理者は、延長後の保存期間の満了する日を文書管理システムに登録しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

第4章 教育機関における現用公文書の取扱い

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号〕)

(電磁的記録の受信)

第61条 通信回線を利用して教育機関に到達した電磁的記録は、文書取扱主任(総合事務支援システムの文書管理機能に係る電磁的記録以外の電磁的記録にあっては、教育機関の長の指定する者)が受信し、速やかに内容の確認を行うものとする。

2 第30条の規定は、前項の場合について準用する。この場合において、第30条第1項中「担当の係長」とあるのは「教育機関の副館長もしくは次長の職にある者または教育機関の長が指定する事務職員」と、同条第5項中「主務課長」とあるのは「教育機関の長」と読み替えるものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

(文書等の受領および配布)

第62条 教育機関に送達された文書等は、文書取扱主任が受領し、処理するものとする。

2 第32条第1項第1号および第34条の規定は、前項の場合について準用する。この場合において、第32条第1項第1号中「主務課」とあるのは「教育機関」と、第34条第1項中「担当の係長」とあるのは「教育機関の副館長もしくは次長の職にある者または教育機関の長が指定する事務職員」と読み替えるものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(準用)

第63条 第31条および第35条の規定は、教育機関について準用する。

第2節 現用公文書の処理

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(準用)

第64条 第36条第37条および第42条から第45条までの規定は、教育機関について準用する。この場合において、第36条第2項中「主務課長」とあるのは「教育機関の長」と、第37条第1項中「教育長」とあるのは「教育機関の長」と、第42条第1項および第2項ならびに第43条の2第1項および第2項中「担当の係長」とあるのは「教育機関の副館長もしくは次長の職にある者または教育機関の長が指定する事務職員」と、第44条中「主務課長」を「教育機関の長」と読み替えるものとする。

(一部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

第3節 現用公文書の浄書および施行

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(施行)

第65条 現用公文書の施行は、手渡しによる場合または通信回線を利用して発信する場合にあっては事務担当者が行い、発送による場合にあっては文書取扱主任が行うものとする。

2 現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3 現用公文書を施行するときは、発送整理簿(機密文書にあっては、機密文書発送整理簿)に必要事項を記入するものとする。

4 近隣の官公署等に送達すべき現用公文書は、文書送達簿により送達して受領印を徴しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・22年1号・令和2年8号〕)

(準用)

第66条 第46条から第48条までおよび第50条の規定は、教育機関について準用する。この場合において、第50条第1項第2号中「主務課長」とあるのは「教育機関の長」と読み替えるものとする。

第4節 現用公文書の整理、保存、移管、廃棄等

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

(準用)

第67条 第53条から第56条の3まで、第58条および第59条の3から第60条の2までの規定は、教育機関について準用する。この場合において、第56条の3の見出しおよび同条第1項中「主務課」とあるのは「教育機関」と、第58条中「主務課長」とあるのは「教育機関の長」と読み替えるものとする。

(一部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

第5章 点検および監査ならびに管理状況の報告等

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(点検および監査)

第67条の2 文書管理者は、自ら管理責任を有する現用公文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行うものとする。

2 監査責任者は、現用公文書の管理状況について、必要な監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3 総括文書管理者は、点検または監査の結果等を踏まえ、現用公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(紛失等への対応)

第67条の3 文書管理者は、ファイル等の紛失および誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちにその旨を総括文書管理者に報告するとともに、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講じなければならない。

2 総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに、文書管理に関する研修、点検等の実施その他の再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(管理状況の報告等)

第67条の4 文書管理者は、現用公文書の管理状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

第6章 研修

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(研修の実施)

第67条の5 総括文書管理者は、現用公文書の管理を適正かつ効率的に行うことができるよう、必要な知識および技能を習得させ、および向上させるために必要な研修を行うものとする。

2 総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供するよう努めなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

(研修への参加)

第67条の6 文書管理者は、総括文書管理者が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

2 職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令8号〕)

第7章 雑則

(一部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

(課または教育機関が廃止された場合の措置)

第68条 課または教育機関が廃止された場合は、当該課または教育機関において保管する全ての公印は、速やかに公印を管守する課に引き継がなければならない。

2 課または教育機関が廃止された場合は、事務が移管される場合を除くほか、その保管または保存に係る現用公文書を管理する課に引き継がなければならない。

3 第57条の規定は、前項の場合について準用する。

(一部改正〔平成18年教育長訓令36号・令和2年8号〕)

第69条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、教育長が別に定める。

2 教育機関における現用公文書および公印の取扱いその他事務処理について必要な事項は、教育機関の長が教育長の承認を得て定める。

3 この訓令に定めのない事項については、前2項の規定により定めるもののほか知事の事務部局の例による。

(全部改正〔平成18年教育長訓令36号〕、一部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

付 則

1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の滋賀県教育委員会事務処理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県教育委員会事務処理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。

付 則(平成18年教育長訓令第2号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

付 則(平成18年教育長訓令第36号)

1 この訓令は、平成18年12月6日から施行する。

2 この訓令の施行の際現に使用している証明書は、改正後の滋賀県教育委員会事務処理規程の相当規定に基づき発行されたものとみなす。

付 則(平成19年教育長訓令第11号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

付 則(平成20年教育長訓令第2号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

付 則(平成21年教育長訓令第1号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

付 則(平成22年教育長訓令第1号)

1 この訓令は、平成22年2月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の滋賀県教育委員会事務処理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県教育委員会事務処理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。

付 則(平成22年教育長訓令第13号)

この訓令は、平成23年1月1日から施行する。

付 則(平成22年教育長訓令第15号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

付 則(平成23年教育長訓令第1号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

付 則(平成24年教育長訓令第10号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

付 則(平成25年教育長訓令第1号)

この訓令は、平成25年1月1日から施行する。

付 則(平成25年教育長訓令第13号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

付 則(平成26年教育長訓令第9号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

付 則(平成27年教育長訓令第14号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。ただし、第18条第1項、第21条第1項、第24条第1項および第26条の改正規定は、地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律の施行に伴う関係条例の整備に関する条例(平成27年滋賀県条例第10号)の施行の日から施行する。

付 則(平成28年教育長訓令第18号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

付 則(平成29年教育長訓令第15号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

付 則(平成29年教育長訓令第18号)

この訓令は、平成29年11月1日から施行する。

付 則(令和2年教育長訓令第8号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表(第17条関係)

(一部改正〔平成18年教育長訓令2号・20年2号・22年15号・25年1号・13号・28年18号・29年15号・令和2年8号〕)

1 事務局

記号

教育総務課

教総

教育総務課教育ICT推進室

教ICT

教職員課

教職員課健康福利室

高校教育課

幼小中教育課

幼小中

幼小中教育課生徒指導・いじめ対策支援室

生い

特別支援教育課

特支

人権教育課

生涯学習課

保健体育課

2 教育機関


滋賀県立図書館

滋賀県総合教育センター

教セ

滋賀県立びわ湖フローティングスクール

びフ

(全部改正〔平成22年教育長訓令1号、一部改正〔令和2年教育長訓令8号〕〕)

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(一部改正〔平成22年教育長訓令13号・29年18号〕)

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(全部改正〔平成22年教育長訓令1号〕、一部改正〔平成27年教育長訓令14号〕)

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(全部改正〔平成22年教育長訓令1号〕、一部改正〔平成27年教育長訓令14号〕)

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(全部改正〔平成22年教育長訓令1号〕、一部改正〔平成27年教育長訓令14号〕)

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(全部改正〔平成22年教育長訓令1号〕、一部改正〔令和2年教育長訓令8号〕)

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滋賀県教育委員会事務処理規程

平成17年4月1日 教育委員会教育長訓令第18号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第14編 育/第2章 教育委員会
沿革情報
平成17年4月1日 教育委員会教育長訓令第18号
平成18年4月1日 教育委員会教育長訓令第2号
平成18年12月6日 教育委員会教育長訓令第36号
平成19年4月1日 教育委員会教育長訓令第11号
平成20年3月31日 教育委員会教育長訓令第2号
平成21年4月1日 教育委員会教育長訓令第1号
平成22年2月1日 教育委員会教育長訓令第1号
平成22年12月27日 教育委員会教育長訓令第13号
平成22年12月28日 教育委員会教育長訓令第15号
平成23年3月16日 教育委員会教育長訓令第1号
平成24年4月1日 教育委員会教育長訓令第10号
平成25年1月1日 教育委員会教育長訓令第1号
平成25年4月1日 教育委員会教育長訓令第13号
平成26年4月1日 教育委員会教育長訓令第9号
平成27年4月1日 教育委員会教育長訓令第14号
平成28年4月1日 教育委員会教育長訓令第18号
平成29年3月31日 教育委員会教育長訓令第15号
平成29年10月25日 教育委員会教育長訓令第18号
令和2年3月31日 教育委員会教育長訓令第8号