(目的)

第1条　この訓令は、滋賀県労働委員会事務局(以下「事務局」という。)の事務処理に関し必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書管理の原則)

第3条　文書管理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。

(総括文書管理者)

第4条　事務局に総括文書管理者を置き、事務局長をもつて充てる。

(文書管理者)

第5条　事務局に事務局における文書管理の実施責任者として文書管理者を置き、事務局長をもつて充てる。

(文書取扱主任)

第6条　文書等の取扱いを適正かつ円滑に行うため、事務局に文書取扱主任を置く。

(文書整理担当者)

第7条　文書等の整理および保管を適正かつ円滑に行うため、事務局に文書整理担当者を置く。

(監査責任者)

第7条の2　文書等の管理の状況について監査を行うため、事務局に監査責任者を置く。

(職員の責務)

第7条の3　職員は、条例の趣旨にのつとり、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他の関係法令および文書管理者の指示に基づき、文書等を適切に取り扱うとともに、事務が適正かつ円滑に行われるよう処理し、および管理しなければならない。

(事務の専決)

第8条　会長の権限に属する事務のうち、事務局長および次長の専決することができる事項は、次のとおりとする。

(事務の代決)

第9条　事務局長が不在のときは、次長がその事務を代決する。ただし、重要な事項、異例に属する事項または新規に計画する事項については、あらかじめその処理について指示を受けたもののほかは代決してはならない。

(代決後の処置)

第10条　代決した起案文書は、遅滞なく後閲に供しなければならない。ただし、定例的なものまたは軽易なものは、この限りでない。

(文書主義の原則)

第10条の2　職員は、文書管理者の指示に従い、条例第4条の規定に基づき、条例第1条の目的の達成に資するため、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(別表の業務に係る文書の作成)

第10条の3　別表に掲げる事項に関する業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の文書の類型を参酌して文書を作成するものとする。

(文書等の書式)

第11条　文書等の書式は、別に定める。

(公示の方法)

第12条　訓令、告示および公告は、滋賀県公報に登載して行うものとする。

(文書等の記号および番号)

第13条　次の各号に掲げる文書等には、それぞれ当該各号に定めるところにより記号および番号を付けなければならない。

(文書等の発信者名)

第14条　文書等の発信者名は、法令の規定によるほかは、次に定めるところにより用いなければならない。

(電磁的記録の受信等)

第15条　通信回線を利用して事務局に到達した電磁的記録は、文書取扱主任(文書管理システムに係る電磁的記録以外の電磁的記録にあっては、文書管理者の指定する者。次条において同じ。)が内容を確認し、事案担当者に文書管理システムにより配布しなければならない。

(電話による通知の処理)

第16条　電話によって重要な事案の通知を受けたときは、受話者は、その要旨、送話者の所属および氏名ならびに受付日時を記録した電磁的記録を作成し、文書取扱主任に配布しなければならない。

(紙文書の受領等)

第17条　事務局に送達された紙文書は、事務局において受領し、文書取扱主任が次に定めるところにより処理しなければならない。

(貴重品が添付された紙文書の受領の処理)

第18条　現金、金券その他の貴重品が添付された紙文書を受領したときは、文書取扱主任は、重要物件収受簿(別記様式第5号)に記入し、文書管理者に配布して証印を受けなければならない。

(ファクシミリによる受信の処理)

第19条　起案または供覧を必要とする紙文書をファクシミリで受信したときは、受信者は、当該紙文書を文書取扱主任に配布しなければならない。

(供覧)

第20条　閲覧に供することにより処理できる文書等は、電子文書にあっては文書管理システムにより、紙文書にあっては文書管理システムにより作成した供覧票(別記様式第6号)に当該紙文書を添付して、関係職員に供覧するものとする。

(起案)

第21条　文書等の起案は、起案年月日、決裁区分、回議の順(合議しなければならない場合にあっては、合議先の回議の順を含む。)、分類コード、保存期間、起案者、公開区分、ファイル管理番号およびファイル名、文書件名、伺い文等を文書管理システムに入力することにより行うものとする。

(回議)

第22条　起案文書は、文書管理システムまたは回議書により、あらかじめ定めた順に回議し、会長または専決者の決裁を受けるものとする。

(合議)

第23条　予算、出納その他の事務に関する事案で必要のあるものは、県の関係機関に合議しなければならない。

(文書公開の審査)

第24条　次長は、起案文書の回議があつたときは、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号)に基づき起案文書の公開・非公開等の区分の欄を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、または修正することができる。

(文書等の審査)

第25条　次長は、起案文書の回議があつたときは、次に掲げる事項の審査を行うものとする。

(資料文書等の登録)

第26条　起案または供覧の手続を要しない文書等(収受等により既に文書管理システムに記録されている文書等を除く。)について、事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力しなければならない。

(文書等の浄書)

第27条　決裁(第25条に規定する文書等の審査を含む。以下この章において同じ。)を終えた文書等で、発信または発送を要するものは、事案担当者が浄書するものとする。

(校合)

第28条　前条の規定により浄書された文書等は、事案担当者において、当該文書等に係る起案文書と速やかに校合するものとする。

(公印および契印の押印ならびに電子署名)

第29条　発送する紙文書には、公印および契印を押印するものとする。ただし、軽易な紙文書およびあいさつ状その他の書簡については、この限りでない。

(施行)

第30条　文書等を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

(経由文書の取扱い)

第31条　経由文書は、当該紙文書の余白に経由印(別記様式第9号)を押印し、経由文書番号簿(別記様式第3号に準ずる。)による番号を付し、所要事項を付記して進達するものとする。

(職員の整理義務)

第32条　職員は、文書管理者の指示に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。

(分類および名称)

第33条　ファイル等は、文書分類表により分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。

(文書等の保存期間)

第34条　文書等の保存期間は、次の各号に掲げる文書等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間とする。

(保存期間満了時の措置の設定)

第35条　文書管理者は、ファイル等について、別表に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、条例第5条第5項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

(点検および監査)

第35条の2　文書管理者は、自ら管理責任を有する公文書等の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行うものとする。

(紛失等への対応)

第35条の3　文書管理者は、ファイル等の紛失および誤廃棄が明らかとなつた場合は、直ちにその旨を総括文書管理者に報告するとともに、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講じなければならない。

(管理状況の報告)

第35条の4　文書管理者は、文書等の管理状況について、毎年度、総括文書管理者に報告するものとする。

(研修の実施)

第35条の5　総括文書管理者は、文書等の管理を適正かつ効率的に行うことができるよう、必要な知識および技能を習得させ、および向上させるために必要な研修を行うものとする。

(公印の保管)

第36条　公印は、常に堅固な容器に納め、錠を施す等の方法により、次長が管守しなければならない。

(公印の取扱主任)

第37条　次長は、公印取扱主任を定め、公印の保管、使用その他公印の取扱いに関する事務を処理させることができる。

(公印の使用)

第38条　公印を使用するときは、発送する紙文書に回議書を添え、次長または公印取扱主任の照合を受けなければならない。

(その他)

第39条　事務局の事務処理に関しこの訓令に定めのない事項については、事務局長が別に定めるもののほか知事の事務部局の例による。