○滋賀県文書管理規程
平成17年4月1日
滋賀県訓令第14号
滋賀県文書管理規程
滋賀県文書管理規程(昭和63年滋賀県訓令第5号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第3条)
第2節 文書管理組織(第4条―第9条の2)
第1章の2 作成
第1節 通則(第9条の3―第9条の5)
第2節 現用公文書の書式等(第10条・第11条)
第2章 本庁における現用公文書の取扱い
第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等
第1款 電磁的記録の受信等(第12条―第15条)
第2款 文書等の受領等(第16条―第20条)
第2節 現用公文書の処理(第21条―第33条)
第3節 現用公文書の浄書および施行(第34条―第40条)
第4節 現用公文書の整理(第41条―第44条の2)
第5節 現用公文書の保存および保管(第44条の3―第47条)
第6節 ファイル管理簿(第47条の2・第47条の3)
第7節 移管または廃棄および保存期間の延長(第48条・第48条の2)
第3章 地方機関における現用公文書の取扱い
第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等
第1款 電磁的記録の受信等(第49条)
第2款 文書等の受領等(第50条―第52条)
第2節 現用公文書の処理(第53条―第56条)
第3節 現用公文書の浄書および施行(第57条―第59条)
第4節 現用公文書の整理、保存、移管、廃棄等(第60条―第62条)
第4章 点検および監査ならびに管理状況の報告等(第62条の2―第62条の4)
第5章 研修(第62条の5・第62条の6)
第6章 雑則(第63条―第66条)
付則
第1章 総則
第1節 通則
(趣旨)
第1条 この訓令は、滋賀県公文書等の管理に関する条例(平成31年滋賀県条例第4号。以下「条例」という。)第11条第1項の規定に基づき、現用公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(全部改正〔令和2年訓令2号〕)
(1) 本庁 滋賀県行政組織規則(昭和51年滋賀県規則第16号。以下「組織規則」という。)第3条に規定する本庁をいう。
(2) 地方機関 組織規則第3条に規定する地方行政機関およびその他の機関をいう。
(3) 合同庁舎 組織規則第3条に規定する地方行政機関が位置する庁舎のうち、土木事務所が管理するものをいう。
(4) 課 組織規則第4条第1項に規定する課および局、組織規則第5条第2項に規定する課ならびに訓令によって本庁の部に置かれる室をいう。
(5) 部長 滋賀県職員の職の設置に関する規則(昭和49年滋賀県規則第22号)第3条第1項に規定する知事公室長、部長および会計管理局長をいう。
(6) 削除
(7) 決裁規程 滋賀県事務決裁規程(昭和55年滋賀県訓令第1号)をいう。
(8) 現用公文書 条例第2条第2項に規定する現用公文書をいう。
(9) 文書等 現用公文書のうち、文書、図画および写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)をいう。
(10) 電磁的記録 現用公文書のうち、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(11) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムその他の業務システムまたは所属で共用するファイルサーバ(以下この条において「文書管理システム等」という。)に記録された電磁的記録をいう。
(12) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(13) ファイル等 能率的な事務または事業の処理および現用公文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する現用公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「ファイル」という。)および単独で管理している現用公文書をいう。
(14) 文書管理 現用公文書の作成または取得から廃棄または滋賀県立公文書館(以下「公文書館」という。)への移管までに行う一連の手続をいう。
(15) ファイル管理簿 条例第7条第1項に規定するファイル管理簿をいう。
(16) 文書管理システム 文書管理を行うための情報システムで、総合企画部県民活動生活課長(以下「県民活動生活課長」という。)が管理するものをいう。
(17) 保管 文書等および電磁的記録(電子文書を除く。)を記録した磁気ディスク、光ディスク等の記憶媒体(以下「外部記憶媒体」という。)を事務室に収納しておくことをいう。
(18) 保存 文書等を文書庫(文書庫を持たない地方機関にあっては、当該地方機関の長の定める場所。以下同じ。)に収納しておくことまたは電子文書を文書管理システム等に記録しておくことをいう。
(19) 保存期間 文書等を事務室に収納しておく期間と文書庫に収納しておく期間とを合算した期間、電磁的記録(電子文書を除く。)を記録した外部記憶媒体を事務室内に収納しておく期間または電子文書を文書管理システム等に記録しておく期間をいう。
(一部改正〔平成18年訓令62号・19年12号・20年14号・21年37号・22年1号・23年20号・24年18号・27年14号・28年23号・31年16号・令和2年2号〕)
(文書管理の原則)
第3条 文書管理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・令和2年2号〕)
第2節 文書管理組織
(総括文書管理者)
第4条 知事部局に総括文書管理者を置き、総合企画部長をもって充てる。
2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) ファイル管理簿の調製
(2) 文書分類表(別記様式第1号)の作成
(3) 公文書館への移管および廃棄に関する事務の調整
(4) 文書管理に関する研修の実施
(5) 組織の新設、改正または廃止に伴う必要な措置の実施
(6) この訓令の施行に関し必要な細則の整備
(7) 他の実施機関(条例第2条第1項に規定する実施機関をいう。以下同じ。)との調整
(8) 前各号に掲げるもののほか、現用公文書の管理に関する事務の総括
(全部改正〔令和2年訓令2号〕)
(副総括文書管理者)
第5条 知事部局に副総括文書管理者を置き、総合企画部県民活動生活課県民情報室長(以下「県民情報室長」という。)および総務部総務課長(以下「総務課長」という。)をもって充てる。
2 副総括文書管理者は、前条第2項各号に掲げる事務のうち、それぞれの所掌する現用公文書に関する事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。
(全部改正〔令和2年訓令2号〕)
(文書管理者)
第6条 課および地方機関に当該所属の所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を置き、課にあっては課の長(以下「課長」という。)を、地方機関にあっては地方機関の長または所属の長をもって充てる。
2 文書管理者は、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書分類表の変更の報告
(2) 保存期間および保管期間(保存期間のうち、現用公文書を事務室に収納しておく期間をいう。以下同じ。)の設定
(3) 保存期間が満了したときの措置の設定
(4) 保存期間の延長の決定
(5) 保存期間が満了した現用公文書の公文書館への移管および廃棄
(6) 管理状況の点検等
(7) 現用公文書の作成の指示その他現用公文書の管理に関する所属職員への指導
(全部改正〔令和2年訓令2号〕)
(文書取扱主任)
第7条 現用公文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、課および地方機関に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、文書管理者の指定する者(庶務を担当する係が置かれる課にあっては、当該係の長の職にある者)をもって充てる。
3 文書管理者は、文書取扱主任を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。
4 文書取扱主任は、前条第2項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐するほか、文書等の受領等に関する事務および文書整理担当者の指導に関する事務を処理する。
(一部改正〔平成18年訓令62号・24年18号・27年14号・令和2年2号〕)
(文書整理担当者)
第8条 現用公文書の整理および保管を適正かつ円滑に行うため、係またはこれに準ずるもの(以下この条において「係等」という。)ごとに文書整理担当者を置く。
2 文書整理担当者は、文書管理者の指定する者をもって充てる。
3 文書管理者は、文書整理担当者を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。
4 文書整理担当者は、文書取扱主任の指導を受けて係等における現用公文書の整理、保管、引継ぎおよび廃棄に関する事務を推進する。
(一部改正〔平成18年訓令62号・27年14号・令和2年2号〕)
(監査責任者)
第9条 知事部局に監査責任者を置き、県民情報室長をもって充てる。
2 監査責任者は、現用公文書の管理状況について監査を行うものとする。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(職員の責務)
第9条の2 職員は、現用公文書について、条例の趣旨にのっとり、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他の関係法令および文書管理者の指示に基づき、適切に取り扱うとともに、事務が適正かつ円滑に行われるように処理し、および管理しなければならない。
(追加〔令和2年訓令2号〕、一部改正〔令和5年訓令11号〕)
第1章の2 作成
(追加〔令和2年訓令2号〕)
第1節 通則
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(適切かつ効率的な文書の作成)
第9条の5 文書の作成に当たっては、正確性を確保するため、その内容について、原則として、複数の担当職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。ただし、起案により処理する場合は、この限りでない。
2 文書の作成に関し文書管理者より上位の職員から指示等があった場合については、その内容について、文書管理者が確認することとし、必要に応じ、当該上位の職員が確認するものとする。
3 県の機関内部の会議等の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、記録を作成する所属の出席者による確認を行うとともに、当該所属以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を行うものとする。
4 県の機関以外の者との会議等の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、県の機関内部の出席者による確認を行うとともに、必要に応じ、当該県の機関以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を依頼するものとする。
5 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)および外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等によるものとし、分かりやすい用字および用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
6 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
第2節 現用公文書の書式等
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(現用公文書の書式)
第10条 現用公文書の書式は、別表第2による。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(3) 公告 番号を付さない。
(5) 議案 議案番号簿(別記様式第2号に準ずる。)により提出の順序に従い番号を付さなければならない。この場合においては、番号に議の文字を冠しなければならない。
(6) 往復文 発送整理簿により番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋の文字および別表第3による記号を冠しなければならない。
2 前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
第2章 本庁における現用公文書の取扱い
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
第1款 電磁的記録の受信等
(電磁的記録の受信)
第12条 通信回線を利用して本庁に到達した電磁的記録は、主務課において受信する。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・令和2年2号〕)
(受信した電磁的記録の回付)
第13条 文書取扱主任は、前条第1項の規定により受信した電磁的記録が当該課の所掌に属さないものであるときは、直ちに主務課に回付するものとする。
2 文書取扱主任は、前項の規定により電磁的記録を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該電磁的記録を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。
3 第1項の規定により電磁的記録の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力することにより電磁的記録の収受を行うものとする。ただし、保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。
4 事案担当者は、第1項の規定により配布を受けた電磁的記録が他の課に関係のあるものであるときは、その旨を当該課の文書取扱主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配布するものとする。
5 文書管理システム以外の情報システムにおいて電磁的記録を受信する場合で、当該電磁的記録を文書管理システムで収受できないときは、当該事務の主務課長は、県民活動生活課長と収受等の方法について協議するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・19年12号・22年1号・23年20号・24年5号・27年14号・令和2年2号〕)
(電話による通知の処理)
第15条 電話によって重要な事案の通知を受けたときは、受話者は、その要旨、送話者の所属および氏名ならびに受付日時を記録した電磁的記録を作成し、文書取扱主任に配布するものとする。
第2款 文書等の受領等
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達または特定記録(その取扱いにおいて引受けの記録をする郵便をいう。以下同じ。)により送達された文書等は、特殊郵便物等収受簿(別記様式第4号)に必要な事項を記入し、直ちに主務課の文書取扱主任に連絡し、受領印の押印を受けて配布すること。
(2) 前号に掲げる文書等以外の文書等は、直ちに主務課ごとに仕分けをして総務課の文書配布棚により配布すること。
2 前項の場合において、主務課の明らかでないものは開封して主務課を確認し、必要のあるときは封筒を添えなければならない。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年31号〕)
(郵便料金未納等の文書等の取扱い)
第17条 送達された文書等の郵便料金が未納または不足である場合において、総務課長が必要と認めるときは、その未納または不足の料金を支払って当該文書等を受領することができる。この場合においては、郵便物不足料金支払簿(別記様式第5号)に必要な事項を記入するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
(配布を受けた文書等の回付)
第18条 文書取扱主任は、第16条第1項の規定により配布された文書等が当該課の所掌に属さないものである場合は、主務課が明らかなときは主務課に、主務課が明らかでないときは総務課に回付するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
2 文書取扱主任は、前項の規定により文書等を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該文書等を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。
3 前項の場合において、送達日を明らかにする必要がある文書等(第16条第1項第1号の規定に基づき特殊郵便物等収受簿に記入された文書等を除く。)については、文書取扱主任は、当該文書等の余白に収受印(別記様式第6号)を押印するものとする。
4 第1項の規定により文書等の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに記録することにより当該文書等の収受を行うものとする。ただし、起案を要するものまたは保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。
5 事案担当者は、第1項の規定により配布を受けた文書等が他の課に関係のあるものであるときは、その旨を当該課の文書取扱主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配布するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・24年5号・27年14号・令和2年2号〕)
(ファクシミリによる受信の処理)
第20条 起案または供覧を必要とする文書等をファクシミリで受信したときは、受信者は、当該文書等を文書取扱主任に配布するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
第2節 現用公文書の処理
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(起案)
第21条 現用公文書の起案は、起案年月日、決裁区分、回議の順(合議しなければならない場合にあっては、合議先の回議の順を含む。)、分類コード、保存期間、起案者、公開区分、ファイル管理番号およびファイル名、文書件名、伺い文等を文書管理システムに入力することにより行うものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・19年12号・22年1号・31号・23年20号・令和2年2号〕)
(資料の添付)
第22条 起案文書には、起案の内容を補充し、または事案の経過を明らかにする資料を必要に応じて添えるものとする。
(現用公文書の発信者名)
第23条 現用公文書の発信者名は、知事名を用いなければならない。ただし、条例、規則、訓令、告示、公告、指令、達および議案以外のものにあっては、事案の内容により、副知事名または部長もしくは課長の職名を用いることができる。
(全部改正〔平成24年訓令5号〕、一部改正〔令和2年訓令2号〕)
(事案担当者の表示)
第24条 発信または発送を要する現用公文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該現用公文書の末尾に事案担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号〕、一部改正〔令和2年訓令2号〕)
(例文の登録)
第25条 告示または公告のうち、一定の文案により滋賀県公報に登載するもの(法令等によりその様式が定められているものを含む。)については、主務課長は、あらかじめ当該告示または公告の文案について、総務課長に協議の上、例文として登録することができる。
2 前項の規定は、登録された例文の改正について準用する。
3 登録された例文を抹消しようとするときは、主務課長は、文書により例文の登録の抹消を総務課長に申し出なければならない。
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(回議)
第26条 起案文書は、文書管理システムまたは回議書等により、あらかじめ定めた順に回議し、知事または専決者の決裁を受けるものとする。
2 文書管理システムにより回議する場合において、文書管理システムに入力できない資料等があるときは、文書管理システムから作成した決裁添付文書(別記様式第8号)に当該資料等を添えて、文書管理システムの回議と並行して回議するものとする。
(一部改正〔平成22年訓令1号・令和2年2号〕)
(合議)
第27条 他の部課に関係のある事案は、関係部課長等に合議しなければならない。
2 前項の規定による合議は、同一部内の場合にあっては主務課長等の決裁を受けた後に関係課長等に、その他の場合にあっては主務部課長等の決裁を受けた後に関係部課長等にするものとする。
4 合議を受けた部課長等は、事案について異議があるときは、主務部課長等に協議して当該事案を修正し、または廃案とすることができる。
5 前項の場合において協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
(一部改正〔令和4年訓令40号〕)
(回議および合議における注意事項)
第28条 回議および合議は、必要かつ最小限度の範囲にとどめ、回議または合議を受けた者は、その回議または合議が速やかに完了するように努めなければならない。
2 回議書等により回議を受けた事案を決裁規程の定めるところにより代決するときは、起案文書の決裁箇所に「代」と記載して押印しなければならない。この場合において、当該起案文書が後閲を要するものについては、「後閲」と記載しなければならない。
3 起案文書の内容が重要もしくは異例なものまたは説明を要するものについては、事案の内容を説明できる者が回議または合議に際して必要な説明をしなければならない。
4 起案文書の内容について重大な修正をした者は、修正箇所その他適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。
5 回議または合議の結果、起案文書の内容について重大な修正が行われたとき、または廃案になったときは、主務課長等は、回議済みまたは合議済みの関係部課長等にその旨を通知しなければならない。
(一部改正〔令和4年訓令40号〕)
(文書公開の審査)
第29条 担当係長等は、起案文書の回議があったときは、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号。以下「情報公開条例」という。)に基づき起案文書の公開・非公開等の区分の欄を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、または修正をすることができる。
2 前項の規定により審査を行った担当係長等は、文書管理システムにより回議を受けた場合にあっては文書管理システムの公開審査の欄に記録し、回議書等により回議を受けた場合にあっては起案文書の公開審査の欄に押印するものとする。
(一部改正〔平成22年訓令1号・令和2年2号〕)
(供覧)
第30条 閲覧に供することにより処理できる現用公文書のうち、電子文書にあっては文書管理システムにより、文書等にあっては文書管理システムから作成した供覧票(別記様式第9号)に当該文書等を添付して、関係職員に供覧するものとする。
2 事案の処理に着手する前に供覧する必要のある現用公文書は、事前に関係職員の閲覧に供しなければならない。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・令和2年2号〕)
(現用公文書の審査)
第31条 担当係長等は、起案文書の回議があったときは、次に掲げる事項の審査を行うものとする。
(1) 決裁規程の定めるところにより専決者または代決者が定められていること。
(2) 第23条の規定により現用公文書の発信者名が記載されていること。
(3) 第9条の5第5項の規定により分かりやすい用字および用語で適切な記載がされていること。
(1) 文書管理システムによる回議 文書管理システムに担当係長等の氏名を入力すること。
(2) 第26条第2項の規定による決裁添付文書の回議 決裁添付文書に担当係長等の押印を受けること。
(3) 回議書等による回議 起案文書に担当係長等の押印を受けること。
3 前2項の規定は、次に掲げる起案文書については、適用しない。
(1) 親展文書
(2) 辞令文、免状、表彰状、あいさつ状その他これらに類するもの
(3) 第25条第1項の規定により、例文として登録を受けたもの
(4) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が別に定めるもの
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・令和2年2号〕)
(事案処理の進行管理)
第32条 主務課長は、事案処理の適正な進行管理に努めなければならない。
(一部改正〔平成21年訓令37号・令和2年2号〕)
(資料文書等の登録)
第33条 起案または供覧の手続を要しない現用公文書(収受等により既に文書管理システムに記録されている現用公文書を除く。)について、事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力しなければならない。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・令和2年2号〕)
第3節 現用公文書の浄書および施行
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(現用公文書の浄書および校合)
第34条 決裁(第31条に規定する現用公文書の審査を含む。以下この節において同じ。)を受けた現用公文書で、発信または発送を要するものは、事案担当者が浄書するものとする。
2 前項の規定により浄書された現用公文書は、事案担当者において、当該現用公文書に係る起案文書と速やかに校合するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(公印および契印の押印)
第35条 施行する文書等には、公印および契印を押印するものとする。
2 施行する文書等のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印および契印の押印を省略することができる。
(1) 県の機関内部の文書等
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(3) 通知、照会等の文書等のうち、軽易なもの
3 文書管理システムにより起案した場合で、契印を押印することができないときは、契印に代えて公印が押印された現用公文書の写しを保管し、または保存するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・令和2年2号〕)
(電子署名)
第36条 通信回線を利用して電磁的記録を施行する場合は、別に定めるところにより、当該電磁的記録に電子署名を付さなければならない。
2 通信回線を利用して施行する電磁的記録のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、電子署名の付与を省略することができる。
(1) 県の機関内部の電磁的記録
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の電磁的記録
(3) 通知、照会等の電磁的記録のうち、軽易なもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、県民活動生活課長が別に定める電磁的記録
(全部改正〔平成18年訓令62号〕、一部改正〔平成19年訓令12号・23年20号〕)
(施行)
第37条 現用公文書の施行は、手渡しによる場合または通信回線を利用して発信する場合にあっては主務課において行い、発送による場合にあっては総務課において行うものとする。
2 現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。
3 現用公文書を施行するときは、主務課において発送整理簿(機密文書にあっては、機密文書発送整理簿)に必要事項を記入するものとする。
4 発送により文書等を施行する場合は、主務課は、次に定める手続により処理するものとする。
(1) 集中発送する文書等(国の機関等に対して総務課長が別に定める発送日に一括して発送する文書等(書留、速達、配達証明、内容証明等により発送する文書等を除く。)をいう。)にあっては、総務課の文書発送棚に置くこと。
(2) 集中発送する文書等以外の文書等にあっては、宛先を明記した封筒に入れ、または包装し、必要に応じて書留、速達、配達証明等の表示をした上で、総務課長の定める場所に置くこと。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・令和2年2号〕)
(ファクシミリによる発信処理)
第38条 次に掲げる文書等の施行は、ファクシミリによる発信により行うことができるものとする。
(1) 県の機関内部の文書等で軽易なもの
(2) その他主務課長がファクシミリで発信することが適当と認めるもの
(1) ファクシミリで発信する原稿(以下この条において「発信原稿」という。)の作成または入力 浄書
(2) 作成され、または入力された発信原稿と起案文書との確認 校合
(3) 前号の確認を行った発信原稿のファクシミリによる発信 施行
(議案)
第39条 議案については、主務課長は、決裁を受けた起案文書の写し2部を総務部財政課長(以下「財政課長」という。)に送付しなければならない。
2 前項の場合において、財政課長は、当該議案が決裁済みであることの確認をしなければならない。
3 財政課長は、第1項の写しにより議案書を作成し、当該議案を議会に提出するための手続をとらなければならない。
(一部改正〔平成19年訓令12号〕)
(経由文書の取扱い)
第40条 経由文書のうち、副申を必要としない文書等は、主務課において当該文書等の余白に経由印(別記様式第10号)を押印するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
第4節 現用公文書の整理
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(職員の整理義務)
第41条 職員は、文書管理者の指示に従い、この節の定めるところにより、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成し、または取得した現用公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する現用公文書をファイルにまとめること。
(3) 前号に掲げる整理を行ったファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定すること。
(4) 前号に掲げる整理を行ったファイルについて、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を設定すること。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
2 文書分類表は、事務および事業の性質、内容等に応じて、4段階の階層構造とする。
3 文書管理者は、文書分類表に変更が生じたときは、県民情報室長に報告しなければならない。
4 文書等のファイルの作成に当たっては、背見出しシール(別記様式第11号)およびフラットファイル等を使用するものとする。
5 フラットファイル等は、各課の共通文書にあっては桃色、各課の固有文書にあっては文書分類表の第3分類ごとに定められた緑色、青色または黄色のものを使用しなければならない。
(一部改正〔平成18年訓令62号・22年1号・令和2年2号・4年40号〕)
2 現用公文書の保存期間は、文書管理者がファイル管理簿に記載することにより、定めるものとする。保存期間を変更しようとするときも、同様とする。
(1) 正本または原本が管理されている現用公文書の写し
(2) 定型的または日常的な業務連絡、日程表等
(3) 出版物または公表物を編集した現用公文書
(4) 所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答に係る現用公文書
(5) 明白な誤りがあること等により正確性の観点から利用に適さなくなった現用公文書
(6) 内容の確定前に修正等により差し替えられ、または廃案とされた現用公文書
(7) 具体的な記載内容を起案文書により確認できる現用公文書
(8) 意思決定に至る過程で作成した現用公文書で、当該意思決定に与える影響がないもの
7 第41条第1号の保存期間の起算日は、文書を作成し、または取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書にあっては、前年度に帰属するものとする。
8 第41条第3号の保存期間は、ファイルにまとめられた現用公文書の保存期間とする。
9 第41条第3号の保存期間の起算日は、現用公文書をファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書がまとめられたファイルにあっては、前年度に帰属するものとする。
(1) 文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイル
(2) 文書作成取得日において、複数年度にわたることが予定されている事務および事業、計画等に係るものであって、当該複数年度の最終年度の翌年度の4月1日を起算日とすることが現用公文書の適切な管理に資すると文書管理者が認めた現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイル
(全部改正〔令和2年訓令2号〕)
2 前項の規定による定めは、ファイル管理簿に記載することにより、行うものとする。
(全部改正〔令和2年訓令2号〕)
(官報等の保存期間)
第44条の2 県民活動生活課における官報および県公報ならびに県の発行する図書その他の出版物の保存期間は、永年とする。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
第5節 現用公文書の保存および保管
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(現用公文書の保存)
第44条の3 文書管理者は、ファイル等について、当該ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(主務課における保管)
第44条の4 現用公文書の保管は、主務課において行うものとする。
2 現用公文書の保管期間は、文書管理者が定めるものとする。
3 現用公文書の保管に当たっては、現用公文書と現用公文書以外のものとの区分を明確にするため、原則として開架式書架を使用するものとする。この場合において、現用公文書は、文書分類表の分類コードに従い収納するものとする。
4 文書管理者は、文書保管用具を購入する場合においては、県民活動生活課長に合議しなければならない。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(保管期間を経過した文書等の引継ぎ)
第45条 文書取扱主任は、保管している文書等のうち使用頻度の低い文書等で保存を要するものまたは保管期間を経過した文書等については、文書保存箱に収納し、別に定める文書保存票を添えて、県民情報室長に引き継がなければならない。
2 県民情報室長は、前項の規定により引継ぎを受けたときは、文書保存箱の収納の状況を検査した上、保存するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・19年12号・23年20号・令和2年2号〕)
(図書等の引継ぎ)
第46条 主務課長は、図書、パンフレットその他の出版物を発行したときは、その都度、原則として11部を県民情報室長に引き継がなければならない。
(一部改正〔平成19年訓令12号・23年20号・24年5号・令和2年2号〕)
(保存文書の取出しおよび返却)
第47条 保存している文書等(以下「保存文書」という。)の取出しまたは返却は、主務課の職員が県民情報室長に依頼するものとする。
2 県民情報室長は、前項の規定により依頼を受けたときは、別に定めるところにより依頼を受けた保存文書の取出しまたは収納を行うものとする。
3 主務課の職員は、別に定めるところにより取り出された保存文書の受取りまたは返却を行うものとする。
4 第2項の規定により取り出された保存文書は、取り出された日から起算して15日以内に返却しなければならない。ただし、県民情報室長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。
(一部改正〔平成18年訓令17号・62号・19年12号・23年20号・令和2年2号〕)
第6節 ファイル管理簿
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(ファイル管理簿の調製および公表)
第47条の2 総括文書管理者は、ファイル管理簿について、文書管理システムをもって調製するものとする。
2 ファイル管理簿は、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(ファイル管理簿への記載)
第47条の3 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理するファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、次に掲げる事項をファイル管理簿に記載しなければならない。
(1) 分類
(2) 名称
(3) 保存期間
(4) 保存期間の起算日
(5) 保存期間の満了する日
(6) 保存期間が満了したときの措置
(7) 保存場所
(8) ファイル等の作成日の属する年度
(9) ファイル等を作成した所属
(10) ファイル等を管理する所属
2 前項の規定による記載に当たっては、情報公開条例第6条各号に規定する非公開情報に該当する場合には、当該非公開情報を表示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、条例第8条第1項の規定により公文書館に移管し、または廃棄した場合は、当該ファイル等に関するファイル管理簿の記載を削除しなければならない。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
第7節 移管または廃棄および保存期間の延長
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(移管または廃棄)
第48条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了したファイル等について、公文書館に移管し、または廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了したファイル等を公文書館に移管し、または廃棄しようとするときは、あらかじめ、保存期間が満了したファイル等の内容を確認の上、移管または廃棄の別を決定し、県民情報室長に報告しなければならない。
5 文書管理者は、第1項の規定により移管するファイル等について、条例第14条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、公文書館の長に意見を提出しなければならない。この場合においては、利用の制限を行うべき箇所およびその理由について、具体的に記載するよう努めるものとする。
6 現用公文書の廃棄は、電子文書ならびに保管する文書等および電磁的記録を記録した外部記憶媒体にあっては文書管理者が、保存文書にあっては県民情報室長が行うものとする。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決または決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間
(4) 情報公開条例第5条に規定する公開の請求があったもの 情報公開条例第10条第1項または第2項の決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間
(5) 個人情報の保護に関する法律第76条第2項に規定する開示請求があったもの 同法第82条第1項または第2項の決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間
2 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めてファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該文書管理者は、延長後の保存期間の満了する日を文書管理システムに登録しなければならない。
(追加〔令和2年訓令2号〕、一部改正〔令和5年訓令11号〕)
第3章 地方機関における現用公文書の取扱い
(全部改正〔平成21年訓令37号〕、一部改正〔令和2年訓令2号〕)
第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
第1款 電磁的記録の受信等
(準用)
第49条 第12条から第15条までの規定は、地方機関について準用する。この場合において、第12条第1項中「本庁」とあるのは「地方機関」と、「主務課」とあるのは「担当の所属」と、第13条中「当該課」とあるのは「当該所属」と、「主務課」とあるのは「担当の所属」と、第14条第1項中「担当係長等(当該事務を分掌する係の長の職にある者(係を置かない課にあっては、これに相当する者)をいう。第19条、第29条および第31条において同じ。)」とあるのは「地方機関の長が指定する者」と、同条第4項中「課」とあるのは「所属」と、同条第5項中「の主務課長」とあるのは「を担当する所属の長」と読み替えるものとする。
(一部改正〔平成21年訓令37号・27年14号・令和2年2号〕)
第2款 文書等の受領等
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
(地方機関における文書等の受領)
第50条 地方機関に送達された文書等は、文書取扱主任が受領するものとする。この場合において、書留、配達証明、内容証明、特別送達または特定記録により送達された文書等は、特殊郵便物等収受簿に必要な事項を記入するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・21年37号・22年31号〕)
(合同庁舎における文書等の受領等)
第51条 前条の規定にかかわらず、合同庁舎に送達された文書等は、総務部総務事務・厚生課(以下「総務事務・厚生課」という。)の文書取扱主任が受領し、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達または特定記録により送達された文書等は、特殊郵便物等収受簿に必要な事項を記入し、直ちに担当の所属の文書取扱主任に連絡し、受領印の押印を受けて配布すること。
(2) 前号に掲げる文書等以外の文書等は、直ちに担当の所属の文書取扱主任に配布すること。
2 前項の場合において、担当の所属の明らかでないものは開封して担当の所属を確認し、必要のあるときは封筒を添えなければならない。
3 文書取扱主任は、第1項の規定により配布された文書等が当該所属の所掌に属さないものである場合は、担当の所属が明らかなときは当該所属に、担当の所属が明らかでないときは総務事務・厚生課の文書取扱主任に回付するものとする。
(追加〔平成21年訓令37号〕、一部改正〔平成22年訓令31号・24年18号・27年14号〕)
(一部改正〔平成21年訓令37号・24年18号・27年14号・令和2年2号〕)
第2節 現用公文書の処理
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(現用公文書の発信者名)
第53条 現用公文書には、告示、公告、指令および達(地方機関の長に委任された事務に係るものを除く。)ならびに法令の規定により知事名を用いることとされているものにあっては知事名を、地方機関の長に委任された事務に係る告示、公告、指令および達にあっては地方機関の長の名を、その他のものにあっては地方機関の長の職名を用いなければならない。
(一部改正〔平成18年訓令62号・21年37号・令和2年2号〕)
(合議)
第54条 他の所属に関係のある事案は、関係所属の長に合議しなければならない。
2 前項の規定による合議は、担当の所属の長の決裁を受けた後に関係所属の長にするものとする。
3 合議を受けた所属の長は、事案について異議があるときは、担当の所属の長に協議して当該事案を修正し、または廃案とすることができる。
(一部改正〔平成21年訓令37号〕)
(現用公文書の審査)
第55条 地方機関の次長の職にある者またはこれに相当する者は、次に掲げる事項について審査を行うものとする。
(1) 決裁規程の定めるところにより専決者または代決者が定められていること。
(2) 第53条の規定により現用公文書の発信者名が記載されていること。
(3) 第9条の5第5項の規定により分かりやすい用字および用語で適切な記載がなされていること。
(1) 文書管理システムによる回議 文書管理システムに審査を行った者の氏名を入力すること。
(3) 回議書等による回議 起案文書に審査を行った者の押印を受けること。
(一部改正〔平成18年訓令62号・21年37号・22年1号・令和2年2号〕)
(一部改正〔平成21年訓令37号・令和2年2号〕)
第3節 現用公文書の浄書および施行
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(現用公文書の浄書および校合)
第57条 決裁(第55条に規定する現用公文書の審査を含む。以下この節において同じ。)を終えた現用公文書で、発信または発送を要するものは、事案担当者が浄書するものとする。
2 前項の規定により浄書された現用公文書は、事案担当者において、当該現用公文書に係る起案文書と速やかに校合するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(施行)
第58条 現用公文書の施行は、手渡しによる場合または通信回線を利用して発信する場合にあっては担当の所属の事案担当者が行い、発送による場合にあっては文書取扱主任(合同庁舎に所在する機関にあっては、総務事務・厚生課の文書取扱主任)が行うものとする。
2 現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。
3 現用公文書を施行するときは、担当の所属において発送整理簿(機密文書にあっては、機密文書発送整理簿)に必要事項を記入するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号・21年37号・22年1号・24年18号・27年14号・令和2年2号〕)
(一部改正〔平成21年訓令37号〕)
第4節 現用公文書の整理、保存、移管、廃棄等
(一部改正〔平成18年訓令62号・令和2年2号〕)
(文書等の保存)
第60条 文書取扱主任は、保管している文書等のうち使用頻度の低い文書等で保存を要するものまたは保管期間を経過した文書等については、文書保存箱に収納し、別に定める文書保存票に必要事項を記入の上、保存するものとする。
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
(保存文書の閲覧方法)
第61条 保存文書を担当の所属の職員が閲覧等をしようとするときは、借覧簿および借覧シールに当該保存文書の棚番号を記入するものとする。
2 保存文書または文書保存箱を文書庫の棚から取り出したときは、前項の借覧シールを保存文書または文書保存箱にはらなければならない。
(一部改正〔平成21年訓令37号〕)
(一部改正〔平成19年訓令12号・21年37号・23年20号・24年18号・令和2年2号〕)
第4章 点検および監査ならびに管理状況の報告等
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(点検および監査)
第62条の2 文書管理者は、自ら管理責任を有する現用公文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行うものとする。
2 監査責任者は、現用公文書の管理状況について、必要な監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検または監査の結果等を踏まえ、現用公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(紛失等への対応)
第62条の3 文書管理者は、ファイル等の紛失および誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちにその旨を総括文書管理者に報告するとともに、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに、文書管理に関する研修、点検等の実施その他の再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(管理状況の報告等)
第62条の4 文書管理者は、現用公文書の管理状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。
2 県民情報室長は、ファイル管理簿の記載状況その他の現用公文書の管理状況について、毎年度、各実施機関の総括文書管理者に対し、報告を求めるものとする。
3 県民情報室長は、前2項の規定による報告を取りまとめ、その概要をインターネットの利用その他の方法により公表するものとする。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
第5章 研修
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(研修の実施)
第62条の5 総括文書管理者は、現用公文書の管理を適正かつ効率的に行うことができるよう、必要な知識および技能を習得させ、および向上させるために必要な研修を行うものとする。
2 総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供するよう努めなければならない。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
(研修への参加)
第62条の6 文書管理者は、総括文書管理者が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
2 職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。
(追加〔令和2年訓令2号〕)
第6章 雑則
(一部改正〔令和2年訓令2号〕)
(課または地方機関が廃止された場合の措置)
第63条 課または地方機関が廃止された場合は、事務が移管される場合を除くほか、その保管または保存に係る現用公文書は、県民情報室長に引き継がなければならない。
(一部改正〔平成18年訓令62号・19年12号・23年20号・令和2年2号〕)
(地方機関の長への委任)
第64条 この訓令の定めるもののほか、地方機関における現用公文書の取扱いその他必要な事項は、地方機関の長が別に定める。
(一部改正〔平成18年訓令62号・21年37号・令和2年2号〕)
(特別の管理)
第65条 条例第2条第2項第3号の歴史的もしくは文化的な資料または学術研究用の資料は、次に掲げる方法により、特別の管理がされているものとする。
(1) 当該資料が専用の場所において適切に保存されていること。
(2) 次に掲げるものを除き、一般の利用の制限が行われていないこと。
ア 当該資料に情報公開条例第6条第1号または第2号に掲げる情報が記録されていると認められる場合にあっては、当該情報が記録されている部分の利用の制限
イ 当該資料の全部または一部を一定の期間公にしないことを条件に法人その他の団体または個人から寄贈または寄託を受けている場合にあっては、当該期間が経過するまでの間における当該資料の全部または一部の一般の利用の制限
ウ 当該資料の原本を利用させることにより当該原本の破損もしくはその汚損を生ずるおそれがある場合または当該資料を保有する施設において当該原本が現に使用されている場合にあっては、当該原本の一般の利用の方法または期間の制限
(3) 当該資料の利用の方法および期間に関する定めがあり、かつ、当該定めが一般の閲覧に供されていること。
(4) 当該資料に個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。)が記録されている場合にあっては、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じていること。
(全部改正〔令和2年訓令2号〕、一部改正〔令和5年訓令11号〕)
(その他)
第66条 この訓令に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、総括文書管理者が別に定める。
(一部改正〔令和2年訓令2号〕)
付則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
(経過措置)
2 この訓令の施行前に改正前の滋賀県文書管理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県文書管理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。
(一部改正〔平成18年訓令62号〕)
3 この訓令の改正前の滋賀県文書管理規程の規定に基づき調製されている文書発送整理簿および文書管理台帳については、なお従前の例による。
付則(平成17年訓令第56号抄)
1 この訓令は、平成17年11月1日から施行する。
付則(平成18年訓令第17号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
付則(平成18年訓令第62号)
この訓令は、平成18年7月26日から施行する。
付則(平成18年訓令第63号抄)
1 この訓令は、平成18年9月1日から施行する。
付則(平成18年訓令第64号抄)
1 この訓令は、平成18年9月15日から施行する。
付則(平成19年訓令第12号)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
2 滋賀県電子署名規程(平成18年滋賀県訓令第61号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
付則(平成19年訓令第68号)
この訓令は、平成20年1月1日から施行する。
付則(平成20年訓令第14号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
付則(平成20年訓令第41号抄)
1 この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
付則(平成20年訓令第52号抄)
1 この訓令は、平成20年11月1日から施行する。
付則(平成21年訓令第1号抄)
1 この訓令は、平成21年1月5日から施行する。
付則(平成21年訓令第3号)
この訓令は、平成21年2月1日から施行する。
付則(平成21年訓令第37号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
付則(平成22年訓令第1号)
1 この訓令は、平成22年2月1日から施行する。
2 この訓令の施行前に改正前の滋賀県文書管理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県文書管理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。
付則(平成22年訓令第21号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
付則(平成22年訓令第29号抄)
1 この訓令は、平成22年10月18日から施行する。
付則(平成22年訓令第31号)
この訓令は、平成23年1月1日から施行する。
付則(平成23年訓令第20号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
付則(平成23年訓令第56号抄)
1 この訓令は、平成23年10月17日から施行する。
付則(平成23年訓令第57号抄)
1 この訓令は、平成23年10月17日から施行する。
付則(平成24年訓令第2号)
この訓令は、平成24年3月1日から施行する。
付則(平成24年訓令第5号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
付則(平成24年訓令第18号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
付則(平成25年訓令第11号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
付則(平成26年訓令第12号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
付則(平成27年訓令第14号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
付則(平成27年訓令第34号抄)
1 この訓令は、平成27年10月1日から施行する。
付則(平成28年訓令第23号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
付則(平成28年訓令第43号抄)
1 この訓令は、平成28年9月1日から施行する。
付則(平成29年訓令第17号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
付則(平成29年訓令第37号)
この訓令は、平成29年9月1日から施行する。
付則(平成30年訓令第14号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
付則(平成31年訓令第16号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
付則(令和2年訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
(条例の施行前に作成した文書の取扱い)
2 滋賀県公文書等の管理に関する条例(平成31年滋賀県条例第4号。以下「条例」という。)の施行の日(以下「施行日」という。)前に職員が作成し、または取得した公文書(滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号)第2条第2項に規定する公文書をいう。)(以下「施行日前公文書」という。)の施行日以後の管理については、この訓令による改正後の滋賀県文書管理規程(以下「新文書管理規程」という。)の規定に準じて行うものとする。
(保存期間が30年を超える施行日前の保存期間等)
3 施行日において30年を超える期間が保存期間として定められている施行日前公文書については、保存期間が30年として設定された現用公文書とみなして、新文書管理規程第2章第5節および第7節の規定を適用する。
4 前項の規定により保存期間が30年として設定された現用公文書とみなされる施行日前公文書のうち、次の表の左欄に掲げるもの(文書管理システムで管理されているものに限り、条例付則第3項の規定により特定歴史公文書等とみなされるものを除く。)については、それぞれ同表の右欄に掲げる日まで保存期間が延長されていた、またはされているものとみなす。
昭和48年度までに作成し、または取得した施行日前公文書 | 令和2年3月31日 |
昭和49年度から昭和58年度までに作成し、または取得した施行日前公文書 | 令和3年3月31日 |
昭和59年度から平成元年度までに作成し、または取得した施行日前公文書 | 令和4年3月31日 |
5 第3項の規定により保存期間が30年として設定された現用公文書とみなされる施行日前公文書(次に掲げるものを除く。)については、令和2年3月31日まで保存期間が延長されていたものとみなす。
(1) 条例付則第3項の規定により特定歴史公文書等とみなされる施行日前公文書
(2) 前項の規定の適用を受ける施行日前公文書
(3) 施行日において保存されている期間が、その作成し、または取得された日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して30年を超えない施行日前公文書
(ファイル管理簿に関する経過措置)
6 滋賀県公文書等の管理に関する条例の施行に伴う経過措置を定める規則(令和2年滋賀県規則第14号)第5条第1項の規定によりファイル管理簿とみなされた同項に規定する公文書目録(次項において「公文書目録」という。)に記載されている事項であって新文書管理規程第47条の3第1項の規定によりファイル管理簿に記載すべきものに相当するものについては、同項の規定により記載されたものとみなす。
7 総括文書管理者および文書管理者は、条例第7条第1項に規定するファイル管理簿(公文書目録を含む。以下同じ。)に係る情報システムの整備に相当の期間を要する場合その他の新文書管理規程第47条の3第1項の規定によりファイル管理簿に記載すべき事項を記載することが困難であり、記載しないことにつき相当程度の理由がある場合には、同項の規定にかかわらず、当分の間、その記載することが困難な事項を記載しないことができる。
付則(令和2年訓令第12号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
付則(令和2年訓令第30号)
この訓令は、令和2年6月23日から施行する。
付則(令和3年訓令第12号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
付則(令和3年訓令第21号)抄
1 この訓令は、令和3年5月20日から施行する。
付則(令和3年訓令第23号)
この訓令は、令和3年8月1日から施行する。
付則(令和4年訓令第10号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
付則(令和4年訓令第28号)抄
1 この訓令は、令和4年8月1日から施行する。
付則(令和4年訓令第29号)
この訓令は、令和4年8月1日から施行する。
付則(令和4年訓令第40号)
この訓令は、令和4年9月9日から施行する。
付則(令和5年訓令第11号)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の日前に個人情報の保護に関する法律の一部改正に伴う関係条例の整備に関する条例(令和5年滋賀県条例第6号。以下「整備条例」という。)第1条の規定による廃止前の滋賀県個人情報保護条例(平成7年滋賀県条例第8号。以下「旧個人情報保護条例」という。)第13条第2項に規定する開示請求があった滋賀県文書管理規程第2条第13号のファイル等に対する改正後の第48条の2第1項第5号の規定の適用については、当該開示請求を同号に規定する開示請求と、旧個人情報保護条例第19条各項(整備条例付則第4項の規定により従前の例によることとされる場合を含む。)の決定を同号に規定する決定とみなす。
別表第1(第9条の4関係)
(追加〔令和2年訓令2号〕、一部改正〔令和3年訓令23号〕)
保存期間の設定基準
第1 条例、規則、訓令、要綱等の制定等およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の具体例 | 保存期間 |
1 条例または規則の制定等に関する事項 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 30年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の地方公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 立案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | ||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | ||
オ 審査の過程が記録された文書 | ・ 総務課協議資料、検察協議資料等 | ||
カ 県政経営会議等での協議等に係る文書 | ・ 県政経営会議および県政経営幹事会議に示した文書および議事の概要 | ||
キ 県民政策コメントに関する文書 | ・ 県民政策コメント制度に基づく意見募集の実施に関する文書 ・ 条例案または規則案、趣旨説明、概要資料、新旧対照表、参照条文等 ・ 提出された意見等の概要および意見等に対する県の考え方に関する文書 | ||
ク 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
ケ 条例案の県議会での審議の内容および結果に関する文書 | ・ 条例案の提案、審議および議決に関する文書 ・ 条例案、概要等の委員会等への説明文書 ・ 想定問答 | ||
コ 県公報登載に関する文書その他の公布に関する文書 | ・ 県公報の写し | ||
サ 解釈または運用の基準の策定等に関する文書 | ・ 訓令、告示等に係る文書、逐条解説、ガイドライン、運用の手引き等の検討のための調査研究文書およびそれらの決裁文書ならびに課長等との協議に使用した文書および資料 | ||
2 訓令、告示または重要な要綱等の制定等に関する事項(県の例規となるものに限る。) | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令 ・ 例規等 | 30年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の地方公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 立案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | ||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | ||
オ 県政経営会議等での協議等に係る文書 | ・ 県政経営会議および県政経営幹事会議に示した文書および議事の概要 | ||
カ 県民政策コメントに関する文書 | ・ 県民政策コメント制度に基づく意見募集の実施に関する文書 | ||
キ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
ク 県公報登載に関する文書その他の公表または通知に関する文書 | ・ 県公報の写し ・ 通知文 | ||
ケ 解釈または運用の基準の設定に関する文書 | ・ 訓令、告示等に係る文書、逐条解説、ガイドライン、運用の手引き等の検討のための調査、解釈または運用基準の決裁文書ならびに課長等との協議に使用した文書および資料 | ||
3 要綱、通達その他制度に関する運用の基準となる通知等に関する事項(1の款または2の款に掲げるものを除く。) | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 制度等の廃止の日に係る特定日以後5年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の地方公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | ||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
オ 通知に関する文書 | ・ 通知文 |
第2 県の施策または事業に係る基本的な計画または重要な方針の策定等およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 | |
1 県行政または事業に関する基本的な計画に関する事項 | (1) 計画の策定等およびその経緯 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 計画期間の終了の日または計画の廃止の日に係る特定日以後10年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の地方公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | |||
オ 県政経営会議等での協議等に係る文書 | ・ 県政経営会議および県政経営幹事会議に示した文書および議事の概要 | |||
カ 県民政策コメントに関する文書 | ・ 県民政策コメント制度に基づく意見募集の実施に関する文書 ・ 計画等の案、趣旨説明、概要資料、新旧対照表、参照条文等 ・ 提出された意見等の概要および意見等に対する県の考え方に関する文書 | |||
キ 県議会での審議の内容および結果に関する文書 | ・ 計画案の提案、審議および議決に関する文書 ・ 方針案、概要の委員会等への説明文書 ・ 想定問答 | |||
ク 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
ケ 計画等の公表に関する文書 | ・ 計画等の文書、公表資料等 | |||
(2) 計画の進行管理または評価およびその経緯 | ア 進行管理または評価に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | 計画期間の終了または計画の廃止の日に係る特定日以後10年 | |
イ 進行管理または評価に関する検討に関する調査検討文書 | ・ 立案に使用した調査、検討等に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | |||
エ 県政経営会議等での協議等に係る文書 | ・ 県政経営会議および県政経営幹事会議に示した文書および議事の概要 | |||
オ 県議会での審議の内容および結果に関する文書 | ・ 計画案の提案、審議および議決に関する文書 ・ 計画案、概要の委員会等への説明文書 ・ 想定問答 | |||
カ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
キ 進行管理または評価の公表に関する文書 | ・ 進行管理等の文書、公表資料等 | |||
2 県政経営会議における検討に係る事項その他の県行政または事業に関する重要な方針の策定等に関する事項 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 30年 | |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | |||
オ 県政経営会議等での協議等に係る文書 | ・ 県政経営会議および県政経営幹事会議に示した文書および議事の概要 | |||
カ 県民政策コメントに関する文書 | ・ 県民政策コメント制度に基づく意見募集の実施に関する文書 ・ 方針等の案、趣旨説明、概要資料、新旧対照表、参照条文等 ・ 提出された意見等の概要および意見等に対する県の考え方に関する文書 | |||
キ 県議会での審議の内容および結果に関する文書 | ・ 方針案の提案、審議および議決に関する文書 ・ 方針案、概要の委員会等への説明文書 ・ 想定問答 | |||
ク 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
ケ 方針等の報告、進行管理または評価等に関する文書 | ・ 方針等の文書、公表資料等 | |||
第3 複数の実施機関による申合せまたは他の実施機関に対して示す基準の設定等およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 |
1 複数の実施機関による申合せに関する事項 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 10年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 協議の案および資料に係る決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
エ 協議の案および資料ならびに議論の記録に係る文書 | ・ 協議の案、参考資料、会議録等 | ||
オ 協議等の結果に係る文書 | ・ 申合せの決定内容を記録した文書、公表資料等 | ||
2 他の実施機関に対して示す基準の設定等に関する事項 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 10年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 |
第4 他の地方公共団体に対する協議、同意、届出等およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 |
1 市町の廃置分合、行政区域、名称等の決定に関する事項 | ア 廃置分合等の決定に係る検討、協議、調整等に関する文書 | ・ 廃置分合等に係る当該市町、県および国の各団体相互間の協議等の内容を記録した文書 ・ 当該市町における廃置分合についての審議会等における諮問および答申に関する文書 ・ 当該市町における廃置分合についての議会における議決に関する文書 ・ 住民等からの請願書、陳情書および要望書等 ・ 廃置分合計画策定に係る各種の調査結果に関する文書 | 30年 |
イ 廃置分合等の決定に関する文書 | ・ 決定内容を記録した文書および決定に際し示された資料等 | ||
ウ その他市町の廃置分合等に関する文書 | ・ 公表資料等 | ||
2 他の地方公共団体に対して示す基準の設定等に関する事項(第1の部から第3の部までおよび1の款に掲げるものを除く。) | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 10年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | ||
エ 他の機関、団体等との協議に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | ||
オ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
カ 基準の通知等に関する文書 | ・ 通知、公表資料等 | ||
3 法令に基づく他の地方公共団体に対する協議、同意または勧告に関する事項(第1の部から第3の部までならびに1の款および2の款に掲げるものを除く。) | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 10年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 他の機関、団体等との協議に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との調整(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | ||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
オ 協議等の結果、同意または勧告の通知等に関する文書 | ・ 通知文、添付資料、公表資料等 | ||
4 法令に基づく他の地方公共団体に対する届出、通知、報告等に関する事項(第1の部から第3の部までおよび1の款から3の款までに掲げるものを除く。) | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 10年 |
イ 案の検討に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 他の機関、団体等との調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との調整(関係機関や市町への意見照会等)の手続および結果に関する文書 | ||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
オ 届出等の通知等に関する文書 | ・ 通知文、添付資料、公表資料等 |
第5 個人または法人の権利義務の得喪およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 | |
1 許可、認可、免許、承認その他の行政処分、地域指定、行政指導等に関する事項 | (1) 許可等の審査基準、処分基準その他の行政処分に係る方針の設定等およびその経緯 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の基礎となった関係法令、方針、計画、指示等に関する文書 | 制度の廃止等の日に係る特定日以後10年 |
イ 審査基準、運用方針等の案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との調整(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | |||
オ 県民政策コメントに関する文書 | ・ 県民政策コメント制度に基づく意見募集の実施に関する文書 ・ 審査基準等の案、趣旨説明、概要資料、新旧対照表、参照条文等 ・ 提出された意見等の概要および意見等に対する県の考え方に関する文書 | |||
カ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
キ 審査基準、運用方針等の公表に関する文書 | ・ 公表の手続の記録、公表資料等 | |||
(2) 許可等の行政処分およびその経緯 | ア 許可等に係る事前相談に関する文書 | ・ 相談内容、回答、判断の理由等を示す文書 | 許可等の効力が消滅する日に係る特定日以後5年 | |
イ 申請書等 | ・ 申請書、添付資料、説明記録等 | |||
ウ 審査に関する文書 | ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、意見等 | |||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
オ 許可等の施行に関する文書 | ・ 指令書その他の通知に関する文書 | |||
(3) 許可等の要件に係る届出、報告等の受理およびその経緯((2)の項に掲げるものを除く。) | ア 届出書等 | ・ 届出書、添付資料、説明記録等 | 許可等の効力が消滅する日に係る特定日以後5年 | |
イ 要件等の審査等に関する文書 | ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | |||
ウ 受理の処理に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁、供覧等の文書、相手方への通知等 | |||
(4) 行為等の届出、報告等の受理およびその経緯((2)の項および(3)の項に掲げるものを除く。) | ア 届出書等 | ・ 届出書、添付資料、説明記録等 | 3年 | |
イ 受理の処理に関する文書 | ・ 決裁、供覧等の文書、相手方への通知等 | |||
2 命令その他の不利益処分に関する事項 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 関係法令、例規等 | 5年 | |
イ 案の検討に関する文書 | ・ 事実確認に関する文書 ・ 処分基準、関係法令・例規等、これらの解釈・運用通知等 | |||
ウ 弁明等に関する文書 | ・ 弁明等の機会の付与に係る通知、弁明書等、口頭意見陳述録取書等 | |||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
オ 不利益処分等の公表に関する文書 | ・ 公表の手続の記録、公表資料、質疑の記録等 | |||
3 行政代執行に関る事項 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 関係法令、例規等 | 30年。ただし、動産の移転その他の軽易なものにあっては、10年 | |
イ 行政代執行の検討に関する文書 | ・ 義務違反に係る事実確認に関する文書 ・ 処分基準、関係法令・例規等、これらの解釈・運用通知等 ・ 戒告その他の手続に関する文書、聴聞等の機会の付与に係る通知、聴聞記録等 | |||
ウ 行政代執行の要否の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
オ 行政代執行の実施に関する文書 | ・ 行政代執行の実施に向けた準備に関する文書、代執行令書、実施の記録等 | |||
カ 不利益処分等の公表に関する文書 | ・ 公表の手続の記録、公表資料、質疑の記録等 | |||
キ 費用の徴収に関する文書 | ・ 納付命令書、納付の記録等 | |||
4 補助金、交付金、貸付金等に関する事項 | (1) 補助金、交付金、貸付金等の制度の創設等の決定およびその経緯 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の基礎となった関係法令、方針、計画、指示等に関する文書 | 制度の廃止等の日に係る特定日以後5年。ただし、重要なものにあっては、特定日以後10年 |
イ 制度、運用基準等の案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との調整(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | |||
オ 県民政策コメントに関する文書 | ・ 県民政策コメント制度に基づく意見募集の実施に関する文書 ・ 審査基準等の案、趣旨説明、概要資料、新旧対照表、参照条文等 ・ 提出された意見等の概要および意見等に対する県の考え方に関する文書 | |||
カ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
キ 制度、運用基準等の公表に関する文書 | ・ 公表の手続の記録、公表資料等 | |||
(2) 補助金、交付金、貸付金等の交付決定等およびその経緯 | ア 申請等に係る事前相談に関する文書 | ・ 相談内容、回答、判断の理由等を示す文書 | 交付に係る事業の終了等の日に係る特定日以後10年 | |
イ 申請書等 | ・ 申請書、添付資料、説明記録等 | |||
ウ 審査に関する文書 | ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等・交付要綱等、これらの解釈・運用通知等 ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、意見等 | |||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
オ 交付の実施等に関する文書 | ・ 交付決定通知、概算払、額の確定、返還等に関する文書 | |||
カ 補助等の対象者による報告、償還、債権管理等に関する文書 | ・ 実績報告、償還、債権管理等の過程の記録等に関する文書 | |||
5 滞納処分に関する事項 | ア 督促、催告、納付指導等に関する文書 | ・ 対象となる債権に関する文書、滞納処分の決定に関する文書 | 5年 | |
イ 差押えに関する文書 | ・ 財産調書、差押書その他の差押えの手続に関する文書 | |||
ウ 換価等に関する文書 | ・ 換価手続、配当計算等に関する文書 | |||
6 過料の徴収に関する事項 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 関係法令、例規等 | 5年 | |
イ 案の検討に関する文書 | ・ 要件に係る事実確認に関する文書・処分基準、関係法令・例規等、これらの解釈・運用通知等 | |||
ウ 弁明等に関する文書 | ・ 弁明等の機会の付与の手続に関する文書 | |||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
オ 徴収等に関する文書 | ・ 徴収に関する文書 | |||
7 報告徴収、立入検査等に関する事項(第1の部から第4の部までおよび1の款から6の款までに掲げるものを除く。) | ア 報告徴収その他の調査の基準に関する文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 関係法令、例規等 | 5年 | |
イ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
ウ 報告徴収その他の調査の結果に関する文書 | ・ 報告書、復命書、顛末書等 | |||
8 訴訟、審査請求その他の争訟に関する事項 | (1) 審査請求に関する裁決およびその経緯 | ア 審査請求等に係る事前相談に関する文書 | ・ 処分庁に対する主張・相談の内容、処分庁の回答の内容、処分庁の判断の理由等を示す文書 | 裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後10年 |
イ 審査庁における審査に関する文書 | ・ 審査請求書、補正命令書、弁明書、反論書、当事者提出資料、口頭意見陳述録取書等および手続の記録 ・ 関係法令・例規等、これらの解釈・運用通知等 ・ 審査請求等への対応に係る課長等との協議に使用した文書および資料 | |||
ウ 審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、会議の概要、答申等 | |||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
オ 通知、公表等に関する文書 | ・ 裁決書の送付の記録、裁決の公表資料等 | |||
(2) 県または県の機関を当事者とする訴訟の判決およびその経緯 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 関係法令、例規等 | 判決の確定その他の訴訟が終了する日に係る特定日以後10年 | |
イ 訴訟の提起、応訴の方針等に関する文書 | ・ 訴訟の提起、応訴、和解等の方針決定に関する相談結果記録 ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 訴訟の提起に関する文書 | |||
ウ 議会の手続に関する文書 | ・ 議案の検討、委員会等への説明、議決等に関する文書 | |||
エ 代理人の指定等および手続に関する文書 | ・ 指定代理人および訴訟代理人の指定、契約等の文書 | |||
オ 当事者の主張に関する文書 | ・ 当事者の主張を検討した記録、裁判所に提出し、または裁判所から受領した文書等 | |||
カ 判決等に関する文書 | ・ 判決文、和解調書、裁判外の和解に係る文書等 | |||
キ 判決等を踏まえた対応方針に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 上訴に関する方針の決裁文書その他の方針の決定文書および関係資料 | |||
9 行政上の指導、勧告および助言に関する事項(第1の部から第4の部までおよび1の款から8の款までに掲げるものを除く。) | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 | 5年 | |
イ 案の検討に関する文書 | ・ 事実確認に関する文書 ・ 指導基準、関係法令・例規等、これらの解釈・運用通知等 | |||
ウ 案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
オ 公表に関する文書 | ・ 公表の手続の記録、公表資料、質疑の記録等 | |||
第6 県の施策または事業の実施およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 | |
1 公共事業の実施に関する事項 | (1) 公共事業の実施およびその経緯 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 事業完了の日に係る特定日以後10年。ただし、立案の検討に係る文書および施設等の管理のため必要な文書については、施設の消滅等の日に係る特定日以後10年 |
イ 工事等の事業の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 ・ 環境影響評価に関する文書 | |||
ウ 工事等の事業の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 法令に基づく協議、認可、同意等の手続および結果に関する文書 ・ 任意で行う他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | |||
オ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 設計書その他の事業内容の決裁文書および関係資料 | |||
カ 費用の積算、入札、契約等に関する文書 | ・ 仕様書、積算に関する資料、入札および契約手続に関する文書 ・ 支出負担行為その他の支出手続に関する文書等 | |||
キ 工事等の監理に関する文書 | ・ 工程表、進捗状況報告、竣工届、写真、検査調書その他の履行状況の確認に関する文書 ・ 工事等の評価に関する文書 | |||
ク 県が補助事業者となる補助金等に関する文書 | ・ 国等からの補助金の要件、協議、申請、決定、実績報告等の手続に関する文書 | |||
2 その他の県の施策または事業に関する事項(第1の部から第5の部までおよび1の款に掲げるものを除く。) | (1) 試験研究(試験研究機関で実施されるものに限り、受託研究、共同研究を含む。)の成果等およびその経緯(一般検査を除く。) | ア 試験研究計画に関する文書 | ・ 計画等の目的、手法等の決定手続に関する文書 | 10年 |
イ 試験研究の実施に関する文書 | ・ 実施方法、結果等の記録 | |||
ウ 試験研究の結果報告に関する文書 | ・ 研究成果の報告書、普及啓発資料等 | |||
エ 試験研究の評価に関する文書 | ・ 研究の評価等に関する文書 | |||
オ 知的財産権の取得に関する文書 | ・ 知的財産権の取得に係る申請書、資料等 | |||
(2) 随時実施する行政検査等およびその経緯(第1の部から第5の部までおよび(1)の項に掲げるものを除く。) | カ 検査依頼、結果等に関する文書 | ・ 検査依頼、結果等に関する文書 | 3年 | |
(3) 計画等の策定等およびその経緯(第1の部から第5の部まで、1の款ならびに(1)の項および(2)の項に掲げるものを除く。) | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 計画期間の終了または計画の廃止の日に係る特定日以後5年 | |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | |||
オ 県政経営会議等での協議等に係る文書 | ・ 県政経営会議および県政経営幹事会議に示した文書および議事の概要 | |||
カ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
キ 計画等の公表に関する文書 | ・ 計画等の文書、公表資料等 | |||
(4) 事業の実施およびその経緯(第1の部から第5の部まで、1の款および(1)の項から(3)の項までに掲げるものを除く。) | ア 事業の検討に関する文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 事業終了の日に係る特定日以後5年 | |
イ 事業の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 事業の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | |||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | |||
オ 県政経営会議等での協議等に係る文書 | ・ 県政経営会議および県政経営幹事会議に示した文書および議事の概要 | |||
カ 県民政策コメントに関する文書 | ・ 県民政策コメント制度に基づく意見募集の実施に関する文書 | |||
キ 県議会での審議の内容および結果に関する文書 | ・ 事業案の説明、審議等に関する文書 ・ 想定問答 | |||
ク 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 事業案の決裁文書および関係資料 | |||
ケ 費用の積算、入札、契約等に関する文書 | ・ 積算に関する資料、入札および契約手続に関する文書等 ・ 支出負担行為その他の支出手続に関する文書等 | |||
コ 県が補助事業者となる補助金等に関する文書 | ・ 国等からの補助金の要件、協議、申請、決定、実績報告等の手続に関する文書 | |||
サ 事業の実施に関する文書 | ・ 事業の実施内容等についての記録等 | |||
シ 事業の評価等に関する文書 | ・ 事業の利用等の状況、現状その他の事業の評価に関する文書 | |||
第7 皇室行事、栄典、表彰、式典等およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 | |
1 皇室の行事等に関する事項 | (1) 行幸啓等への対応およびその経緯 | ア 行程に関する文書 | ・ 視察先、宿泊先等の選定に係る資料、警備、事前調査等に関する記録等 | 30年 |
イ 宮内庁その他関係省庁との連絡に関する文書 | ・ 本部等の組織に関する文書、往復文書等 | |||
ウ 献上に関する文書 | ・ 献上品の選定に係る資料、決裁文書等 | |||
(2) その他の皇室の行事およびその経緯((1)の項に掲げるものを除く。) | ア 皇室行事の出席者の推薦等に関する文書 | ・ 推薦者の選定に関する資料 ・ 推薦等に係る決裁文書等 | 30年 | |
イ その他皇室行事に関する文書 | ・ 各種団体への協力要請に関する文書等 | |||
2 栄典、国等の表彰等に関する事項 | ア 対象者の選定に関する文書 | ・ 対象者の選定に関する資料 ・ 推薦等に係る決裁文書等 | 30年 | |
イ 決裁の過程に関する文書 | ・ 栄典または表彰の伝達および授与に関する決裁文書ならびにそれらの関係資料 | |||
3 県の表彰等に関する事項 | (1) 県の表彰等の制度の創設等およびその経緯 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 関係法令、例規等 | 制度廃止の日に係る特定日以後10年 |
イ 選考の基準、表彰の方法等の策定等の決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
ウ 制度の公表に関する文書 | ・ 公表資料等 | |||
(2) 県の特に重要な表彰等およびその経緯 | ア 対象者の選定に関する文書 | ・ 対象者の選定に関する資料、決裁文書等 | 30年 | |
イ 決裁の過程に関する文書 | ・ 表彰等の授与に関する決裁文書および関係資料 | |||
(3) 県の表彰等およびその経緯((2)の項に掲げるものを除く。) | ア 対象者の選定に関する文書 | ・ 対象者の選定に関する資料、決裁文書等 | 10年 | |
イ 決裁の過程に関する文書 | ・ 表彰等の授与に関する決裁文書および関係資料 | |||
4 記念式典、大会その他の儀式、式典等に関する事項(1の款から3の款までに掲げるものを除く。) | ア 儀式、式典等の検討に関する文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 | 10年 | |
イ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
ウ 儀式、式典等の実施状況に関する文書 | ・ 実施状況の記録に関する文書 ・ 出席者名簿 | |||
第8 調査、統計およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 |
1 県独自の統計調査等の創設等に関する事項 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(事案の発生その他の立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 制度廃止の日に係る特定日以後5年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | ||
ウ 案の検討に関する審議会等の文書 | ・ 審議会等に係る諮問文書、配布資料、議事録、答申等 | ||
エ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 他の機関、団体等との協議(関係機関や市町への意見照会、関係団体や関係者のヒアリング等)の手続および結果に関する文書 | ||
オ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
2 県独自の統計調査の実施に関する事項 | ア 実施方法等の検討に関する文書 | ・ 立案の契機(立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令例規等 ・ 調査方法等に関する文書 ・ 調査員の体制、雇用、研修、契約、スケジュール等に関する文書 | 5年。ただし、調査票情報は、常用 |
イ 他の機関、団体等との協議、調整等に関する文書 | ・ 国、市町その他関係団体等への届出、申請、役割分担等の調整に関する文書 | ||
ウ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | ||
エ 結果の取りまとめ、報告、公表等に関する文書 | ・ 結果の取りまとめ資料、報告書、公表資料等 | ||
3 基幹統計調査および一般統計調査の実施に関する事項 | ア 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | 5年 |
イ 結果の取りまとめ、報告、公表等に関する文書 | ・ 結果の取りまとめ資料、報告書、公表資料等 |
第9 県の組織および人事に関する経緯(第1の部から第8の部までに掲げるものを除く。)
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 | |
1 組織および定員に関する事項(事務の分掌等に関する事項を含む。) | ア 組織編成および定員の検討に関する文書 | ・ 組織の新設、改編等の契機(検討に至る理由、指示、要望等)に関する文書 ・ 組織および定員の検討資料 ・ 職員の退職の見込み、採用の方針、採用計画等に関する文書 | 30年 | |
イ 組織編成および定員の決定に関する文書 | ・ 決裁文書および関係資料 | |||
2 特別職および幹部職員に関する事項 | (1) 特別職の履歴に関する経緯 | 特別職の履歴に関する文書 | ・ 所属、職務の経歴等の記録 | 30年 |
(2) 幹部職員の異動に関する経緯 | 幹部職員の異動に関する文書 | ・ 任免に係る調書、人事異動の記録等 | 30年 | |
(3) 特別職の事務に関する経緯 | 特別職の事務に関する文書 | ・ 事務引継書 | 30年 | |
(4) 地方公営企業管理者等の任免に関する経緯 | 地方公営企業管理者等の任免に関する文書 | ・ 地方公営企業の管理者、行政委員会の委員および監査委員の任免に関する文書 | 30年 | |
3 職員の任免等に関する事項(2の款に掲げるものを除く。) | (1) 職員の採用(再任用を含む。)に関する経緯 | 職員の採用に関する文書 | ・ 採用の決裁文書および関連資料 | 職員の退職の日に係る特定日以後5年 |
(2) 職員の採用試験および採用選考に関する経緯 | ア 採用試験等の計画および実施内容に関する文書 | ・ 採用試験および採用選考の方針、計画、方法、試験等の問題に関する文書 | 30年 | |
イ 採用試験等の結果に関する文書 | ・ 試験等の実施結果の記録 | |||
(3) 職員の異動に関する経緯 | ア 人事異動の方針に関する文書 | ・ 人事異動方針に関する文書 | 30年 | |
イ 人事異動の結果に関する文書 | ・ 異動の発令、内示等に係る文書 | |||
(4) 職員の履歴に関する経緯 | 職員の履歴に関する経緯 | ・ 履歴書、職務の経歴の記録等 | 職員の退職の日に係る特定日以後30年 | |
(5) 職員の人事評価制度の創設等およびその経緯 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 30年 | |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
(6) 職員の人事評価結果に関する経緯 | 人事評価結果に関する文書 | ・ 人事評価の結果に関する文書 | 5年 | |
(7) 職員の退職に関する経緯 | 退職者に関する文書 | ・ 退職の手続に関する文書 | 30年 | |
(8) 職員の懲戒または分限に関する経緯 | 懲戒または分限に関する文書 | ・ 懲戒または分限の根拠となった事実および検討の記録 ・ 決裁文書および関係資料 | 30年 | |
4 職員の服務等に関する事項 | (1) 職員の服務に関する経緯 | 職員の服務に関する文書 | ・ 服務に関する規定等の検討資料、決裁文書等 | 3年 |
(2) 職員の福利厚生に関する経緯 | 職員の福利厚生に関する文書 | ・ 福利厚生の内容の検討資料、決裁文書等 | 3年 | |
5 職員の出張、時間外勤務等に関する事項 | (1) 職員の出張に関する経緯 | 出張の記録に関する文書 | ・ 復命書、旅行命令簿等 | 3年 |
(2) 職員の時間外勤務等に関する経緯 | 職員の時間外勤務等の命令等に関する文書 | ・ 時間外勤務事前承認簿 | 3年 | |
(3) 職員の出勤等に関する経緯 | 職員の出勤等に関する文書 | ・ 出勤の記録等 | 5年 | |
6 職員の給与等に関する事項 | (1) 恩給に関する経緯 | 恩給に関する文書 | ・ 恩給の決定および支給に関する文書 | 30年 |
(2) 職員の退職手当に関する経緯 | 退職手当に関する文書 | ・ 退職手当の決定および支給に関する文書 | 支給制限その他の支給に関する処分を行うことができる期間または5年のいずれか長い期間 | |
(3) 職員の給与、手当等に関する経緯 | 職員の給与、手当等に関する文書 | ・ 支給される給与の決定、手当等の認定の根拠資料、支給に関する文書等 | 5年 | |
7 職員の研修に関する事項 | (1) 職員の研修の制度に関する経緯 | ア 立案の基礎文書 | ・ 立案の契機(立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 基本計画、基本方針、関係法令・例規等 | 10年 |
イ 案の検討に関する調査研究文書 | ・ 立案に使用した調査研究(国、他の公共団体、民間企業、県民等の状況調査の結果等)に関する文書 ・ 庁内の検討会議、ワーキンググループ等に係る配布資料、議事の記録、協議結果等 | |||
ウ 決裁の過程に関する文書 | ・ 課長等との協議に使用した文書および資料 ・ 決裁文書および関係資料 | |||
(2) 職員の研修の実施に関する経緯 | 研修の実施に関する文書 | ・ 研修の構成、講師等に関する文書 | 5年 | |
8 附属機関の委員等の委嘱等に関する事項 | ア 人選の方針に関する文書 | ・ 委員構成、人選の方針、待遇等に関する文書 | 10年 | |
イ 候補者の略歴、選任の理由、待遇に関する文書 | ・ 候補者の選定の理由、略歴等に関する文書 | |||
ウ 委嘱の決定 | ・ 決裁文書および関連資料、委嘱の手続に関する文書 | |||
9 非常勤職員、会計年度任用職員の任免等に関する事項 | ア 採用に関する文書 | ・ 対象者、職務の内容、採用の理由、条件等に関する文書等 | 職員の退職の日に係る特定日以後5年 | |
イ 退職に関する文書 | ・ 退職の手続等に関する文書 | |||
第10 予算、決算、財政状況等に関する経緯(第1の部から第9の部までに掲げるものを除く。)
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 | |
1 予算、決算および財政状況に関する事項(事業主務課または財政主管課が管理するものに限る。) | (1) 予算編成およびその経緯 | ア 予算の査定、編成等に関する文書 | ・ 予算要求資料、予算査定資料、予算書等 | 30年 |
イ 起債に関する文書 | ・ 起債に関する文書 | |||
ウ 基金に関する文書 | ・ 基金に関する文書 | |||
(2) 決算およびその経緯 | 決算に関する文書 | ・ 決算に関する文書 ・ 決算の認定議案の議決に関する文書 | 30年 | |
2 県有財産および国有財産の管理に関する事項 | (1) 不動産その他の重要な財産の取得等およびその経緯 | 不動産その他の重要な財産の取得等の記録に関する文書および土地工作物の使用に関する重要な文書 | ・ 立案の検討に関する文書 ・ 取得価格設定に関する文書 ・ 官公庁との協議文書 ・ 取得等の交渉の経緯に関する文書 ・ 損失補償額の算定根拠、支出等に係る文書 ・ 契約書等 ・ 不動産登記等関係文書 | 10年。ただし、重要なものについては、財産に係る権利を有しなくなった日に係る特定日以後10年 |
(2) 建築物等の設置等およびその経緯 | 建築物等の設置等に関する文書 | ・ 立案の検討に関する文書 ・ 設計関係図書 ・ 施工に関する記録 ・ 図面等 ・ 用途等に関する資料 ・ 費用の積算、入札、契約等に関する文書 ・ 工事等の監理に関する文書 | 事業完了の日に係る特定日以後10年。ただし、立案の検討に係る文書および施設等の管理のため必要な文書については、建築物等の消滅等の日に係る特定日以後10年 | |
(3) 不動産その他の重要な財産の貸付け等およびその経緯 | 財産の貸付け等に関する文書 | ・ 目的外使用許可、貸付け、信託等の決定に関する文書 ・ 現状の確認、評価等に関する文書 | 目的外使用許可、貸付けまたは信託の終了等の日に係る特定日以後10年 | |
(4) 不動産その他の重要な財産の管理および処分等ならびにその経緯((3)の項に掲げるものを除く。) | 財産の管理および処分等に関する文書 | ・ 重要な修繕その他の重要な維持管理の記録 ・ 所管換え、用途の廃止または変更、重要な改築または改造その他の重要な変更に係る立案の検討に関する文書、決裁文書等 ・ 譲渡、交換、滅失、廃棄等に係る決裁文書、契約書、協議記録、履行確認の記録、事実確認等に関する文書等 | 財産に係る権利を有しなくなった日に係る特定日以後10年 | |
(5) 財産の取得、管理、処分等およびその経緯((1)の項から(4)の項までに掲げるものを除く。) | 財産の取得、管理、処分等に関する文書 | ・ 取得、貸付け、譲渡、廃棄等に係る決裁文書、関係資料、契約書等 | 5年 | |
3 会計に関する事項(1の款および2の款に掲げるものを除く。) | (1) 契約およびその経緯 | ア 契約内容、方法等の検討に係る文書 | ・ 仕様書等 ・ 契約方法の検討の記録 ・ 入札等の手続に関する文書 | 契約が終了した日に係る特定日以後5年。ただし、重要なものにあっては、特定日以後10年 |
イ 契約に係る議決に関する文書 | ・ 議会説明資料 ・ 議案 | |||
ウ 契約の締結に関する文書 | ・ 支出負担行為、契約書等 | |||
エ 契約の履行確認および支出の手続に関する文書 | ・ 報告書、納品書、検査調書等 ・ 支出の証拠書類 | |||
(2) 支出およびその経緯((1)の項に掲げるものを除く。) | ア 支出の決定に関する文書 | ・ 支出に係る決裁文書および関係資料 ・ 債権の証拠書類等 | 10年 | |
イ 支出の手続に関する文書 | ・ 支出の確認書類 | |||
(3) 収入およびその経緯((1)の項に掲げるものを除く。) | ア 収入の決定に関する文書 | ・ 納付に係る決裁文書および関係資料 ・ 収入調定、県の債権の証拠書類等 | 5年。ただし、重要なものにあっては、10年 | |
イ 収入の手続に関する文書 | ・ 収入の確認書類 | |||
(4) 監査等およびその経緯 | 監査等に関する文書 | ・ 監査(会計検査院の会計検査、包括外部監査等を含む。)に関する文書 | 5年 | |
第11 議会および附属機関における審議およびその経緯(第1の部から第10の部までに掲げるものを除く。)
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 | |
1 県議会における審議に関する事項 | (1) 議決その他の審議に関する経緯 | 議決その他の審議に関する文書 | ・ 議案の検討、決定等に関する文書 ・ 県議会の審議に関する文書 | 30年 |
(2) 委員会等への報告等に関する経緯 | 委員会等への報告等に関する文書 | ・ 報告等の内容の検討、決定等に関する文書 ・ 報告等の内容および結果に関する文書 | 30年 | |
2 審議会等における審議に関する事項 | (1) 審議会等の文書 | ・ 諮問等の契機(立案を検討するに至る経緯、指示等)に関する文書 ・ 関係法令、例規等 | 10年 | |
(2) 重要な制度、政策に係る審議会等の答申等に関する文書 | ・ 諮問文書、配布資料、答申書等、審議録等 | 30年 | ||
(3) 審議会等の答申等、審議録等((2)の項に掲げるるものを除く。) | ・ 諮問文書、配布資料、答申書等、審議録等 | 10年 | ||
第12 大規模な災害または重大な事件、事故等の特別の事象への対応およびその経緯
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 |
1 県内で発生した災害に関する事項 | ア 県民生活に顕著な影響を与えた災害に関するもの | 30年 | |
イ 県の対応等に関する文書 | |||
2 県内で発生した重大な事件、事故等に関する事項 | ア 重大な事件、事故等の態様に関する文書 | 30年 | |
イ 県の対応等に関する文書 |
第13 第1の部から第12の部までに掲げる事項以外の事項
事項 | 文書の類型 | 文書の内容の具体例 | 保存期間 | |
1 県公報に関する事項 | 県公報(公報所管課に係るもの) | 県公報の原稿、決裁文書等 | 1年 | |
2 報告、届出等に関する事項 | (1) 重要な報告、届出等に関する経緯 | 報告書、届出書その他これらに類する文書で重要なもの | 5年 | |
(2) 県の通知その他の往復文書等に関する経緯((1)の項に掲げるものを除く。) | 県の通知その他の往復文書、比較的重要な報告書、届出書その他これらに類する文書 | 3年 | ||
3 法令または国の機関等の通知等に関する事項 | (1) 重要な法令または国の通知等に関する経緯 | 法令または国の機関等の通知等で、本県の行政の運営上重要なもの | 30年 | |
(2) 比較的重要な法令または国の通知等に関する経緯 | 法令または国の機関等の通知等で、本県の行政の運営上比較的重要なもの | 10年 | ||
(3) 法令または国の通知等に関する経緯((1)の項および(2)の項に掲げるものを除く。) | 法令または国の機関等の通知、往復文書等 | 5年 | ||
4 広報、情報提供等に関する事項 | 広報、情報提供等に関する文書 | 5年 | ||
5 台帳その他の常時利用する必要がある文書に関する事項 | 台帳、名簿その他の常時利用する必要がある文書 | 常用 | ||
6 文書管理に関する事項 | (1) ファイルの管理に関する経緯 | ファイルの管理に関する文書 | ファイル管理簿 | 常用 |
(2) 文書の発信等に関する経緯 | 文書の発信等に関する文書 | 発送整理簿 | 5年 | |
7 その他(1の款から6の款までに掲げるものを除く。) | (1) 文書管理者が20年を超えて保存する必要があると認める文書 | 30年または特定日以後30年 | ||
(2) 文書管理者が10年を超えて保存する必要があると認める文書 | 20年または特定日以後20年 | |||
(3) 文書管理者が5年を超えて保存する必要があると認める文書 | 10年または特定日以後10年 | |||
(4) 文書管理者が3年を超えて保存する必要があると認める文書 | 5年または特定日以後5年 | |||
(5) 文書管理者が1年を超えて保存する必要があると認める文書 | 3年または特定日以後3年 | |||
(6) 文書管理者が1年を超えて保存する必要がないと認める文書(第43条第5項各号に掲げる文書であって文書管理者が保存期間を1年未満とすることが適切であると認める文書を除く。) | ・ 資料の作成により内容が反映された文書であって、証拠として保存する必要のないもの ・ 県の通知その他の往復文書等で軽易なもの ・ 報告書、届出書その他これらに類する文書 ・ 各部課相互間の軽易な往復文書等 ・ 職員の申請書、届出書その他これらに類する文書 ・ 復命書で軽易なもの ・ 当直日誌、庶務日誌その他これらに類する文書 ・ その他軽易な文書で1年を超えて保存する必要がないもの | 1年 | ||
注
1 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次のとおりである。
(1) 審議会等の文書 知事の附属機関その他の合議制の機関または専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合(この表において「審議会等」という。)に検討のための資料として提出された文書および審議会等の議事、答申、建議、報告もしくは意見が記録された文書その他審議会等における決定もしくは了解またはこれらに至る過程が記録された文書をいう。
(2) 特定日 文書作成取得日において保存期間の起算日が不確定である文書における保存期間の起算日となるべき日であり、ファイルの編てつが完了した日、法律関係が消滅した日その他の起算日の特定に係る事象が生じた日の属する年度の翌年度の4月1日をいう。
(3) この表において、制定等、策定等、設定等および創設等とあるのは、それぞれ改廃、変更等を含む。
2 この表の第1の部から第12の部までおよび第13の部の1の款から6の款までに掲げる文書の類型欄は、条例の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する観点から重要な文書を示すものである。そのため、同欄における文書は、意思決定や実績に係る重要な経緯等が記録された文書である。
3 この表の保存期間の欄に掲げる保存期間は、それぞれ対応する事項の欄に掲げる業務を主管する所属に適用するものとする。
4 この表により難い現用公文書については、文書管理者は、この表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務および事業の性質、内容等に応じた保存期間を設定するものとする。
(一部改正〔平成24年訓令5号・令和2年2号〕)
別表第3(第11条関係)
(一部改正〔平成17年訓令56号・18年17号・62号・63号・64号・19年12号・68号・20年14号・41号・52号・21年1号・3号・37号・22年21号・29号・23年20号・56号・57号・24年2号・18号・25年11号・26年12号・27年14号・34号・28年23号・43号・29年17号・30年14号・31年16号・令和2年2号・12号・30号・3年12号・21号・4年10号・28号・29号・5年11号〕)
1 本庁
部課名 | 記号 |
(1) 課等 | |
知事公室 | |
秘書課 | 秘 |
広報課 | 広 |
防災危機管理局 | 防危 |
総合企画部 | |
企画調整課 | 企調 |
企画調整課広域政策・万博推進室 | 広域 |
新駅問題対策・特定プロジェクト推進室 | 新駅特 |
高専設置準備室 | 高専準 |
国際課 | 国 |
県民活動生活課 | 県活生 |
県民活動生活課県民活動・協働推進室 | 県協 |
県民活動生活課県民情報室 | 県情 |
CO2ネットゼロ推進課 | ゼロ推 |
人権施策推進課 | 人推 |
DX推進課 | DX |
DX推進課地域DX連携推進室 | 地DX |
統計課 | 統 |
総務部 | |
総務課 | 総 |
私学・県立大学振興課 | 私大振 |
人事課 | 人 |
行政経営推進課 | 行経推 |
総務事務・厚生課 | 総厚 |
財政課 | 財 |
財政課債権回収特別対策室 | 債特対 |
税政課 | 税 |
税政課地方税徴収対策室 | 税徴 |
市町振興課 | 市振 |
びわこボートレース局 | びボ |
文化スポーツ部 | |
文化芸術振興課 | 文振 |
文化芸術振興課美の魅力発信推進室 | 美発 |
文化財保護課 | 文保 |
文化財保護課文化財活用推進・新文化館開設準備室 | 文活 |
文化財保護課彦根城世界遺産登録推進室 | 文彦世 |
スポーツ課 | ス |
スポーツ課交流推進室 | ス交流 |
国スポ・障スポ大会局 | 国障ス |
国スポ・障スポ大会局競技力向上対策室 | 競対 |
琵琶湖環境部 | |
環境政策課 | 環政 |
琵琶湖保全再生課 | 琵保再生 |
循環社会推進課 | 循 |
循環社会推進課廃棄物対策室 | 廃 |
最終処分場特別対策室 | 最特対 |
下水道課 | 下水 |
森林政策課 | 森政 |
びわ湖材流通推進課 | び流 |
森林保全課 | 森保 |
自然環境保全課 | 自 |
自然環境保全課生物多様性戦略推進室 | 生多 |
自然環境保全課鳥獣対策室 | 鳥獣 |
健康医療福祉部 | |
健康福祉政策課 | 健福政 |
医療政策課 | 医政 |
健康危機管理課 | 健危 |
健康危機管理課ワクチン接種推進室 | ワ |
健康寿命推進課 | 健寿 |
健康寿命推進課健康しが企画室 | 健企 |
医療福祉推進課 | 医福 |
障害福祉課 | 障福 |
薬務課 | 薬務 |
生活衛生課 | 生衛 |
生活衛生課食の安全推進室 | 食安 |
医療保険課 | 医険 |
子ども・青少年局 | 子青 |
子ども・青少年局子ども未来戦略室 | 子未来 |
子ども・青少年局子育て支援室 | 子支 |
子ども・青少年局家庭支援推進室 | 子家 |
商工観光労働部 | |
商工政策課 | 商政 |
産業立地推進室 | 産立 |
中小企業支援課 | 中 |
モノづくり振興課 | モノ振 |
労働雇用政策課 | 労雇 |
労働雇用政策課産業ひとづくり推進室 | 産ひと推 |
女性活躍推進課 | 女活 |
観光振興局 | 観振 |
農政水産部 | |
農政課 | 農政 |
みらいの農業振興課 | み農 |
みらいの農業振興課地域農業戦略室 | 地農 |
みらいの農業振興課食のブランド推進室 | 食ブ |
みらいの農業振興課みどりの食料戦略室 | み食 |
畜産課 | 畜 |
水産課 | 水 |
耕地課 | 耕 |
耕地課農業基盤管理推進室 | 耕農基 |
農村振興課 | 農振 |
農村振興課地域資源活用推進室 | 地資 |
土木交通部 | |
監理課 | 監 |
監理課用地対策室 | 用対 |
技術管理課 | 技管 |
交通戦略課 | 交 |
県東部地域公共交通支援室 | 東交支 |
道路整備課 | 道整 |
道路整備課高速・幹線道路推進室 | 高幹 |
道路保全課 | 道保 |
道路保全課交通安全対策室 | 交対 |
砂防課 | 砂 |
都市計画課 | 都計 |
都市計画課公園魅力向上推進室 | 公魅 |
住宅課 | 住 |
建築課 | 建 |
建築課建築指導室 | 建指 |
流域政策局 | |
広域河川政策室 | 広政 |
流域治水政策室 | 流政 |
河川・港湾室 | 河港 |
水源地域対策室 | 水源対 |
丹生水源地域整備推進室 | 丹生推 |
会計管理局 | |
管理課 | 管 |
工事検査課 | 検 |
会計課 | 会 |
2 地方機関
地方機関名 | 記号 |
(1) 滋賀県消費生活センター | 消生 |
(2) 県税事務所 | |
滋賀県西部県税事務所 | 西税 |
滋賀県南部県税事務所 | 南税 |
滋賀県中部県税事務所 | 中税 |
滋賀県東北部県税事務所 | 東北税 |
(3) 滋賀県自動車税事務所 | 自税 |
(4) 環境事務所 | |
滋賀県南部環境事務所 | 南環 |
滋賀県甲賀環境事務所 | 甲環 |
滋賀県東近江環境事務所 | 近環 |
滋賀県湖東環境事務所 | 東環 |
滋賀県湖北環境事務所 | 北環 |
滋賀県高島環境事務所 | 高環 |
(5) 森林整備事務所 | |
滋賀県西部・南部森林整備事務所 | 西南森 |
滋賀県甲賀森林整備事務所 | 甲森 |
滋賀県中部森林整備事務所 | 中森 |
滋賀県湖北森林整備事務所 | 北森 |
(6) 健康福祉事務所 | |
滋賀県南部健康福祉事務所 | 南健福 |
滋賀県甲賀健康福祉事務所 | 甲健福 |
滋賀県東近江健康福祉事務所 | 近健福 |
滋賀県湖東健康福祉事務所 | 東健福 |
滋賀県湖北健康福祉事務所 | 北健福 |
滋賀県高島健康福祉事務所 | 高健福 |
(7) 滋賀県立精神保健福祉センター | 精保福 |
(8) 滋賀県食肉衛生検査所 | 食検 |
(9) 滋賀県動物保護管理センター | 動保セ |
(10) 保健所 | |
滋賀県草津保健所 | 草保 |
滋賀県甲賀保健所 | 甲保 |
滋賀県東近江保健所 | 東保 |
滋賀県彦根保健所 | 彦保 |
滋賀県長浜保健所 | 長保 |
滋賀県高島保健所 | 高保 |
(11) 子ども家庭相談センター | |
滋賀県中央子ども家庭相談センター | 中子相 |
滋賀県彦根子ども家庭相談センター | 彦子相 |
滋賀県大津・高島子ども家庭相談センター | 大高子相 |
(12) 滋賀県計量検定所 | 計検 |
(13) 農業農村振興事務所 | |
滋賀県大津・南部農業農村振興事務所 | |
農産普及課 | 大南農 |
田園振興課 | 大南田 |
滋賀県甲賀農業農村振興事務所 | |
農産普及課 | 甲農 |
田園振興課 | 甲田 |
滋賀県東近江農業農村振興事務所 | |
農産普及課 | 近農 |
田園振興課 | 近田 |
永源寺ダム管理支所 | 近永 |
滋賀県湖東農業農村振興事務所 | |
農産普及課 | 東農 |
田園振興課 | 東田 |
滋賀県湖北農業農村振興事務所 | |
農産普及課 | 北農 |
田園振興課 | 北田 |
滋賀県高島農業農村振興事務所 | |
農産普及課 | 高農 |
田園振興課 | 高田 |
(14) 滋賀県病害虫防除所 | 病防 |
(15) 滋賀県家畜保健衛生所 | 畜衛 |
(16) 土木事務所 | |
滋賀県大津土木事務所 | |
経理用地課 | 大土経 |
管理調整課 | 大土管 |
道路計画課 | 大土道 |
河川砂防課 | 大土河 |
滋賀県南部土木事務所 | |
経理用地課 | 南土経 |
管理調整課 | 南土管 |
道路計画第一課 | 南土道一 |
道路計画第二課 | 南土道二 |
河川砂防課 | 南土河 |
滋賀県甲賀土木事務所 | |
経理用地課 | 甲土経 |
管理調整課 | 甲土管 |
道路計画課 | 甲土道 |
河川砂防課 | 甲土河 |
滋賀県東近江土木事務所 | |
経理用地課 | 近土経 |
管理調整課 | 近土管 |
道路計画課 | 近土道 |
河川砂防課 | 近土河 |
滋賀県湖東土木事務所 | |
経理用地課 | 東土経 |
管理調整課 | 東土管 |
道路計画課 | 東土道 |
河川砂防課 | 東土河 |
芹谷地域振興課 | 東土芹 |
滋賀県長浜土木事務所 | |
経理用地課 | 長土経 |
管理調整課 | 長土管 |
道路計画課 | 長土道 |
河川砂防課 | 長土河 |
木之本支所 | |
管理課 | 木管 |
道路計画課 | 木道 |
河川砂防課 | 木河 |
丹生水源地域整備課 | 木丹生 |
滋賀県高島土木事務所 | |
経理用地課 | 高土経 |
管理調整課 | 高土管 |
道路計画課 | 高土道 |
河川砂防課 | 高土河 |
(17) 滋賀県消防学校 | 消学 |
(18) 滋賀県東京本部 | 東本 |
(19) 滋賀県立公文書館 | 公文 |
(20) 滋賀県政策研修センター | 政研セ |
(21) 滋賀県立美術館 | 美 |
(22) 滋賀県埋蔵文化財センター | 埋 |
(23) 滋賀県立琵琶湖文化館 | 琵文 |
(24) 滋賀県琵琶湖環境科学研究センター | 琵環研 |
(25) 滋賀県立琵琶湖博物館 | 琵博 |
(26) 滋賀県南部流域下水道事務所 | 南下水 |
(27) 滋賀県北部流域下水道事務所 | 北下水 |
(28) 滋賀県平和祈念館 | 平祈 |
(29) 滋賀県立総合保健専門学校 | 総保専 |
(30) 滋賀県立看護専門学校 | 看専 |
(31) 滋賀県立リハビリテーションセンター | リハ |
(32) 滋賀県立近江学園 | 近学 |
(33) 滋賀県衛生科学センター | 衛科セ |
(34) 滋賀県立淡海学園 | 淡学 |
(35) 滋賀県工業技術総合センター | 工技セ |
(36) 滋賀県東北部工業技術センター | 東工セ |
(37) 滋賀県立高等技術専門校 | 高技 |
(38) 滋賀県立男女共同参画センター | 男女セ |
(39) 滋賀県ここ滋賀 | こ |
(40) 滋賀県農業技術振興センター | 農技セ |
(41) 滋賀県畜産技術振興センター | 畜技セ |
(42) 滋賀県水産試験場 | 水試 |
(43) 滋賀県立交通事故相談所 | 交相 |
(44) 滋賀県北川水源地域振興事務所 | 北川振 |
別表第4(第44条関係)
(追加〔令和2年訓令2号〕)
保存期間満了後の措置の設定基準
1 基本的な考え方
(1) 現用公文書およびファイルの保存期間満了時には、次のアからエまでのいずれかに該当する現用公文書または当該現用公文書を編てつしたファイルは、歴史公文書等に当たるものとして、保存期間満了後に公文書館に移管するものとする。
ア 県の機関および県設立地方独立行政法人(条例第2条第1項に規定する県設立地方独立行政法人をいう。次号において同じ。)の組織および機能ならびに政策の検討過程、決定、実施および実績に関する重要な情報が記録された現用公文書
イ 県民の権利および義務に関する重要な情報が記録された現用公文書
ウ 県民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された現用公文書
エ 県の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された現用公文書
(2) 前号アからエまでに該当する現用公文書の例
ア 前号アに該当する現用公文書の例
(ア) 県の機関および県設立地方独立行政法人等の設置、統合、廃止または改編の経緯ならびに各組織の構造、権限および機能の根拠に関する情報が記録された文書
(イ) 経緯も含めた政策の検討過程および決定ならびに政策の実施および実績に関する情報であって、将来までを見据えて政策の理解や見直しの検討に資すると考えられる情報が記録された文書
イ 前号イに該当する現用公文書の例
(ア) 県民の権利および義務の法令上または条例上の根拠ならびに個人および法人の権利および義務の得喪に関する基準、指針等の設定に関する経緯も含めた情報が記録された文書
(イ) 個別の許認可等のうち、公益等の観点から重要と認められるものに関する情報が記録された文書
(ウ) 不服申立て、県を当事者とする訴訟の提起等に関する情報のうち、法令または条例の解釈、その後の政策立案等に大きな影響を与えた事件に関する情報が記録された文書
ウ 前号ウに該当する現用公文書の例
(ア) 政策の変更または優先順位の設定に影響を与えた社会環境、自然環境等に関する情報が記録された文書
(イ) 政策が県民に与えた影響および効果ならびに社会状況を示す重要な調査の結果等に関する情報が記録された文書
(ウ) 本県の自然環境に関する観測結果等、その動態に関する情報が記録された文書
エ 前号エに該当する現用公文書の例
(ア) 県の来歴、多くの県民の関心事項となる自然災害、事件等の重大な出来事に関する情報が記録された文書
(イ) 学術の成果、その顕彰等および文化、芸術、技術等の功績等のうち重要なものに関する情報が記録された文書
2 具体的な移管または廃棄の判断指針
前項の基本的な考え方に基づいて、個別のファイル等の保存期間満了時の措置(移管または廃棄)の判断を次に定めるところにより行うものとし、いずれかの基準において移管と判断される場合には、移管するものとする。
(1) 業務単位での保存期間満了時の措置
事項 | 保存期間満了時の措置 | ||
第1 条例、規則、訓令、要綱等の制定等およびその経緯 | 1 条例または規則の制定等に関する事項 | 移管 | |
2 訓令、告示または重要な要綱等の制定等に関する事項(県の例規となるものに限る。) | 移管(軽易なものを除く。) | ||
3 要綱、通達その他制度に関する運用の基準となる通知等に関する事項(1の款または2の款に掲げるものを除く。) | 重要なものは、移管 | ||
第2 県の施策または事業に係る基本的な計画または重要な方針の策定等およびその経緯 | 1 県行政または事業に関する基本的な計画に関する事項 | (1) 計画の策定等およびその経緯 | 策定に際して議会の議決が必要な計画、法令、条例等により策定することとされている計画その他の重要な計画に関するものは、移管 |
(2) 計画の進行管理または評価およびその経緯 | |||
2 県政経営会議における検討に係る事項その他の県行政または事業に関する重要な方針の策定等に関する事項 | 策定に際して議会の議決が必要な方針、法令、条例等により策定することとされている方針その他の重要な方針に関するものは、移管 | ||
第3 複数の実施機関による申合せまたは他の実施機関に対して示す基準の設定等およびその経緯 | 1 複数の実施機関による申合せに関する事項 | 移管(軽易なものを除く。) | |
2 他の実施機関に対して示す基準の設定等に関する事項 | 移管 | ||
第4 他の地方公共団体に対する協議、同意、届出等およびその経緯 | 1 市町村の廃置分合、行政区域、名称等の決定に関する事項 | 移管 | |
2 他の地方公共団体に対して示す基準の設定に関する事項(第1の部から第3の部までおよび1の款に掲げるものを除く。) | 移管 | ||
3 法令に基づく他の地方公共団体に対する協議、同意または勧告に関する事項(第1の部から第3の部までならびに1の款および2の款に掲げるものを除く。) | 移管(軽易なものを除く。) | ||
4 法令に基づく他の地方公共団体に対する届出、通知、報告等に関する事項(第1の部から第3の部までおよび1の款から3の款までに掲げるものを除く。) | 重要なものは、移管 | ||
第5 個人または法人の権利義務の得喪およびその経緯 | 1 許可、認可、免許、承認その他の行政処分、地域指定、行政指導等に関する事項 | (1) 許可等の審査基準、処分基準その他の行政処分に係る方針の設定等およびその経緯 | 移管(軽易なものを除く。) |
(2) 許可等の行政処分およびその経緯 | 重要なものは、移管 | ||
(3) 許可等の要件に係る届出、報告等の受理およびその経緯((2)の項に掲げるものを除く。) | 重要なものおよび関連する行政処分のファイルが移管されたものは、移管 | ||
(4) 行為等の届出、報告等の受理およびその経緯((2)の項および(3)の項に掲げるものを除く。) | 廃棄 | ||
2 命令その他の不利益処分に関する事項 | 重要なものは、移管 | ||
3 行政代執行に関する事項 | 移管 | ||
4 補助金、交付金、貸付金等に関する事項 | (1) 補助金、交付金、貸付金等の制度の創設等の決定およびその経緯 | 移管(軽易なものを除く。) | |
(2) 補助金、交付金、貸付金等の交付決定等およびその経緯 | 重要なものは、移管 | ||
5 滞納処分に関する事項 | 廃棄 | ||
6 過料の徴収に関する事項 | 廃棄 | ||
7 報告徴収、立入検査等に関する事項(第1の部から第4の部までおよび1の款から6の款までに掲げるものを除く。) | 重要なものは、移管 | ||
8 訴訟、審査請求その他の争訟に関する事項 | (1) 審査請求に関する裁決およびその経緯 | 重要なものは、移管 | |
(2) 県または県の機関を当事者とする訴訟の判決およびその経緯 | |||
9 行政上の指導、勧告および助言に関する事項(第1の部から第4の部までおよび1の款から8の款までに掲げるものを除く。) | 事業執行等で特に重要な問題があったことによるもの、移管される他の資料と直接関係するものその他の重要なものは、移管 | ||
第6 県の施策または事業の実施およびその経緯 | 1 公共事業の実施に関する事項 | 重要なものは、移管 | |
2 その他の県の施策または事業に関する事項(第1の部から第5の部までおよび1の款に掲げるものを除く。) | (1) 試験研究(試験研究機関で実施されるものに限り、受託研究、共同研究を含む。)の成果等およびその経緯(一般検査を除く。) | 結果報告および評価に関する文書は、移管 | |
(2) 随時実施する行政検査等およびその経緯等 | 重要なものは、移管 | ||
(3) 計画等の策定等およびその経緯((1)の項および(2)の項に掲げるものを除く。) | 廃棄 | ||
(4) 事業の実施およびその経緯((1)の項から(3)の項までに掲げるものを除く。) | 重要なものは、移管 | ||
第7 皇室行事、栄典、表彰、式典等およびその経緯 | 1 皇室の行事等に関する事項 | (1) 行幸啓等への対応およびその経緯 | 移管 |
(2) その他の皇室の行事およびその経緯((1)の項に掲げるものを除く。) | 重要なものは、移管 | ||
2 栄典、国等の表彰等に関する事項 | 選定または推薦に関する決裁文書は、移管 | ||
3 県の表彰等に関する事項 | (1) 県の表彰等の制度の創設等およびその経緯 | 重要なものは、移管 | |
(2) 県の特に重要な表彰等およびその経緯 | 移管 | ||
(3) 県の表彰等およびその経緯((2)の項に掲げるものを除く。) | 廃棄 | ||
4 記念式典、大会その他の儀式、式典等に関する事項(1の款から3の款までに掲げるものを除く。) | 重要なものは、移管 | ||
第8 調査、統計およびその経緯 | 1 県独自の統計調査の創設等に関する事項 | 重要なものは、移管 | |
2 県独自の統計調査の実施に関する事項 | 重要なものは、移管 | ||
3 基幹統計調査および一般統計調査の実施に関する事項 | 報告書その他重要なものは、移管 | ||
第9 県の組織および人事に関する経緯(第1の部から第8の部までに掲げるものを除く。) | 1 組織および定員に関する事項(事務の分掌等に関する事項を含む。) | 移管(軽易なものを除く。) | |
2 特別職および幹部職員に関する事項 | (1) 特別職の履歴に関する経緯 | 移管 | |
(2) 幹部職員の異動に関する経緯 | |||
(3) 特別職の事務に関する経緯 | |||
(4) 地方公営企業管理者等の任免に関する経緯 | |||
3 職員の任免等に関する事項(2の款に掲げるものを除く。) | (1) 職員の採用(再任用を含む。)に関する経緯 | 廃棄 | |
(2) 職員の採用試験および採用選考に関する経緯 | 移管 | ||
(3) 職員の異動に関する経緯 | 廃棄 | ||
(4) 職員の履歴に関する経緯 | 廃棄 | ||
(5) 職員の人事評価制度の創設等およびその経緯 | 移管(軽易なものを除く。) | ||
(6) 職員の人事評価結果に関する経緯 | 廃棄 | ||
(7) 職員の退職に関する経緯 | 廃棄 | ||
(8) 職員の懲戒または分限に関する経緯 | 廃棄 | ||
4 職員の服務等に関する事項 | (1) 職員の服務に関する経緯 | 廃棄 | |
(2) 職員の福利厚生に関する経緯 | |||
5 職員の出張、時間外勤務等に関する事項 | (1) 職員の出張に関する経緯 | 廃棄 | |
(2) 職員の時間外勤務等に関する経緯 | |||
(3) 職員の出勤等に関する経緯 | |||
6 職員の給与等に関する事項 | (1) 恩給に関する経緯 | 廃棄 | |
(2) 職員の退職手当に関する経緯 | |||
(3) 職員の給与、手当等に関する経緯 | |||
7 職員の研修に関する事項 | (1) 職員の研修の制度に関する経緯 | 廃棄 | |
(2) 職員の研修の実施に関する経緯 | |||
8 附属機関の委員等の委嘱等に関する事項 | 廃棄 | ||
9 非常勤職員、会計年度任用職員の任免等に関する事項 | 廃棄 | ||
第10 予算、決算、財政状況等に関する経緯(第1の部から第9の部までに掲げるものを除く。) | 1 予算、決算および財政状況に関する事項(事業主務課または財政所管課が管理するものに限る。) | (1) 予算編成およびその経緯 | 移管 |
(2) 決算およびその経緯 | |||
2 県有財産および国有財産の管理に関する事項 | (1) 不動産その他の重要な財産の取得等およびその経緯 | 重要な不動産に係るものその他の特に重要なものは、移管 | |
(2) 建築物等の設置等およびその経緯 | 重要な建築物等に係るものは、移管 | ||
(3) 不動産その他の重要な財産の貸付け等およびその経緯 | 特に重要なものは、移管 | ||
(4) 不動産その他の重要な財産の管理および処分等ならびにその経緯((3)の項に掲げるものを除く。) | 重要な不動産に係るものその他の特に重要なものは、移管 | ||
(5) 財産の取得、管理、処分等およびその経緯((1)の項から(4)の項までに掲げるものを除く。) | 廃棄 | ||
3 会計に関する事項(1の款および2の款に掲げるものを除く。) | (1) 契約およびその経緯 | 廃棄 | |
(2) 支出およびその経緯((1)の項に掲げるものを除く。) | |||
(3) 収入およびその経緯((1)の項に掲げるものを除く。) | |||
(4) 監査等およびその経緯 | |||
第11 議会および附属機関における審議およびその経緯(第1の部から第10の部までに掲げるものを除く。) | 1 県議会における審議に関する事項 | (1) 議決その他の審議に関する経緯 | 移管 |
(2) 委員会等への報告等に関する経緯 | 移管(軽易なものを除く。) | ||
2 審議会等における審議に関する事項 | (1) 審議会等の文書 | 重要なものは、移管 | |
(2) 重要な制度、政策に係る審議会等の答申等に関する文書 | 移管 | ||
(3) 審議会等の答申等、審議録等((2)の項に掲げるものを除く。) | 重要なものは、移管 | ||
第12 大規模な災害または重大な事件、事故等の特別の事象への対応およびその経緯 | 1 県内で発生した災害に関する事項 | 移管 | |
2 県内で発生した重大な事件、事故等に関する事項 | 移管 | ||
第13 第1の部から第12の部までに掲げる事項以外の事項 | 1 県公報に関する事項 | 廃棄 | |
2 報告、届出等に関する事項 | (1) 重要な報告、届出等に関する経緯 | 廃棄 | |
(2) 県の通知その他の往復文書等に関する経緯((1)の項に掲げるものを除く。) | |||
3 法令または国の機関等の通知等に関する事項 | (1) 重要な法令または国の通知等に関する経緯 | 移管 | |
(2) 比較的重要な法令または国の通知等に関する経緯 | 廃棄 | ||
(3) 法令または国の通知等に関する経緯((1)の項または(2)の項に掲げるものを除く。) | 廃棄 | ||
4 広報、情報提供等に関する事項 | 廃棄 | ||
5 台帳その他の常時利用する必要がある文書に関する事項 | 重要なものは、移管 | ||
6 文書管理に関する事項 | (1) ファイルの管理に関する経緯 | 廃棄 | |
(2) 文書の発信等に関する経緯 | |||
7 1の款から6の款までに掲げる事項以外の事項 | (1) 文書管理者が20年を超えて保存する必要があると認める文書 | 前項の基本的な考え方に沿って個別に判断 | |
(2) 文書管理者が10年を超えて保存する必要があると認める文書 | |||
(3) 文書管理者が5年を超えて保存する必要があると認める文書 | |||
(4) 文書管理者が3年を超えて保存する必要があると認める文書 | |||
(5) 文書管理者が1年を超えて保存する必要があると認める文書 | |||
(6) 文書管理者が1年を超えて保存する必要がないと認める文書(第43条第5項各号に掲げる文書であって文書管理者が保存期間を1年未満とすることが適切であると認める文書を除く。) | |||
注
1 この表において、制定等、策定等、設定等および創設等とあるのは、それぞれ改廃、変更等を含む。
2 この表により難い現用公文書については、文書管理者は、この表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務および事業の性質、内容等に応じた保存期間を設定するものとする。
イ 次の表の左欄の事項に係る右欄に掲げる具体例に係る文書は、アの表で「廃棄」とされているものも含め、移管する。
事項 | 歴史資料として重要な現用公文書の具体例 |
1 各実施機関において実施・運営している制度(情報公開、予算・決算、補助金等、機構・定員、人事管理、統計等)について、制度を所管する行政機関による当該制度の運用状況の把握等の業務 | ・ 年間実績報告書等 ・ 施行状況調査、実態状況調査 ・ 意見・勧告 ・ その他これらに準ずるもの |
2 国際会議 | ・ 県内で実施された国際機関に関する会議等の準備、実施、参加、会議等の結果等に関する文書 |
3 国際協力および国際交流 | ・ 国際協力の基本的な方針、計画、実施および評価に関する文書 ・ 国際交流に関する文書のうち重要なもの |
4 その他(県行政の沿革を示す現用公文書として保存すべきものに限る。) | ・ 年次報告書 ・ 広報資料 ・ 知事記者会見録 |
(2) 特に重要な政策事項等に関する文書 社会的な影響が大きく、県全体として対応し、その教訓が将来に生かされるような特に重要な政策事項等に関する文書は、前号アの表で「廃棄」とされているものも含め、原則として移管する。
(例)
・ 信楽高原鐵道列車事故
・ 東海道新幹線栗東新駅設置の中止に至る経緯
・ 滋賀県琵琶湖の富栄養化の防止に関する条例に関連するいわゆるせっけん運動の経緯および同条例の制定後の施策等
(3) 昭和27年度までに作成または取得した文書 サンフランシスコ平和条約の締結によりアメリカ合衆国等との戦争状態が終結した昭和27年度以前に作成し、または取得した現用公文書を含むファイル等については、前項の基本的な考え方第1号ア、ウまたはエに該当する可能性が極めて高いことから、第1号アの表で「廃棄」とされているものも含め、原則として移管する。
(4) 前3号までに記載のない文書 前3号までに記載のないものに係る移管または廃棄の判断は、前項の基本的な考え方に照らして、文書管理者において個別に判断する。
(5) 注意事項
ア 「移管」とされている文書が含まれているファイル等は全て移管する。
イ 移管は、当該業務を主管する所属の文書管理者において行う。
(全部改正〔平成22年訓令1号〕、一部改正〔令和2年訓令2号〕)
(一部改正〔平成22年訓令31号・29年37号〕)
(全部改正〔平成22年訓令1号〕、一部改正〔平成27年訓令14号〕)
(全部改正〔平成22年訓令1号〕、一部改正〔平成27年訓令14号〕)
(全部改正〔平成22年訓令1号〕、一部改正〔平成27年訓令14号〕)
(全部改正〔令和4年訓令40号〕)
