2　前項各号の番号は、一連番号とし、暦年ごとに更新するものとする。

3　第2条各号に規定する警察本部長が保有する現用公文書のうち、第1項第2号および前項の規定により処理することが適当でないと認められる現用公文書は、滋賀県警察本部長が別に定める方法により処理することができる。

2　前項の警察本部長が保有する現用公文書の管理について必要な事項は、警察本部長が別に定める。

2　文書管理者は、滋賀県警察本部警務部総務課公安委員会補佐室長をもって充てる。

3　文書管理者は、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書整理担当者は、文書管理者の指名する者をもって充てる。

3　文書整理担当者は、文書管理者の指導を受けて係等における現用公文書の整理、保存、引継ぎ、移管および廃棄等に関する事務を推進する。

2　監査責任者は、滋賀県警察本部警務部警察県民センター所長をもって充てる。

3　監査責任者は、現用公文書の管理の状況について監査を行うものとする。

2　職員は、常に現用公文書の所在を明らかにし、盗難、紛失等の事故の防止に留意するとともに、文書管理者の許可なく部外者に示し、内容を告げ、謄写もしくは複写させ、または庁舎外に持ち出してはならない。

2　別表第1に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の現用公文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。

3　第1項の文書主義の原則に基づき、公安委員会内部の協議、会議等(会議、協議(公安委員会内部の協議を除く。)、打合せ等をいう。以下同じ。)および重要な交渉、要望等その他の別表第1に掲げる事項に関する業務に係る政策立案や事務および事業の実施の方針等に影響を及ぼす事項の記録について、文書を作成するものとする。

4　文書の作成に当たっては、正確性の確保の観点から、その内容について、原則として文書管理者を含む複数の職員がその内容を確認するものとする。

5　会議等の記録の作成に当たっては、会議等に出席した者の発言部分について確認を経ること等により、正確性を確保する。

6　現用公文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

7　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)および外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等を参照し、分かりやすい用字用語を用い、的確かつ簡潔に記載しなければならない。

8　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、滋賀県警察情報管理システム等を活用し職員の利用に供するものとする。

2　ファイル等は、事務および事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。

2　前条第1項第1号の保存期間の設定については、歴史公文書等(条例第2条第3項に規定する歴史公文書等をいう。)に該当するとされた現用公文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

3　前条第1項第1号の保存期間の設定においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、経緯も含めた意思決定に至る過程や事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものは、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

4　前条第1項第1号の保存期間の設定においては、前2項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる。

5　前条第1項第1号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を設定する類型の現用公文書であっても、重要または異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる現用公文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。

6　前条第1項第3号の保存期間は、ファイルにまとめられた現用公文書の保存期間とする。

7　現用公文書の保存期間の設定または変更は、文書管理者がファイル管理簿に記載することにより行うものとする。

2　第13条第1項第3号の保存期間の起算日は、現用公文書をファイルにまとめた日のうち最も早い日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書がまとめられたファイルにあっては、前年度に帰属するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、暦年により処理する事案に係る現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルの保存期間の起算日は、当該現用公文書の文書作成取得日の属する年の翌年の1月1日とすることができる。

4　前3項の規定は、次に掲げる現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルについては、適用しない。

5　前4項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満である現用公文書の保存期間の起算日は、当該現用公文書の文書作成取得日とする。

2　前項の規定による定めは、ファイル管理簿に記載することにより行うものとする。

2　ファイル管理簿は、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

2　前項の規定による記載に当たっては、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号。以下「情報公開条例」という。)第6条各号に規定する非公開情報に該当するおそれがある場合には、当該非公開情報を表示しないようにしなければならない。

2　文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めてファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該文書管理者は、延長後の保存期間満了日をファイル管理簿に記載しなければならない。

2　文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了したファイル等を移管または廃棄しようとするときは、あらかじめ、保存期間が満了したファイル等の内容を確認の上、移管または廃棄の別を決定し、知事に報告しなければならない。

3　文書管理者は、条例第8条第4項の規定による移管の求めがあったときは、当該ファイル等について当該求めを参酌して第16条の規定による定めおよび前項の規定による廃棄の決定を変更し、当該ファイル等を公文書館に移管することができる。

4　文書管理者は、保存期間を1年未満とするファイル等であって、第14条第4項各号の規定に該当しないものについて、保存期間満了により廃棄しようとするときは、第14条第2項、第3項および第5項に該当しないことを確認した上で、廃棄するものとする。

5　文書管理者は、第1項の規定により移管するファイル等について、条例第14条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認められる場合には、公文書館に意見を提出しなければならない。この場合には、利用制限を行うべき箇所およびその理由について、具体的に記載するよう努めるものとする。

6　文書管理者は、自らの管理責任を有するファイル等を廃棄するときは、その内容または媒体に応じ、細断、溶解等復元できない方法により行わなければならない。

7　文書管理者は、第1項の規定に基づき移管し、または廃棄したファイル等(保存期間を1年未満とするものを除く。)の類型および廃棄または移管の年月日を文書管理システムに登録するとともに、当該ファイル等に関するファイル管理簿の記載を削除しなければならない。

8　文書管理者は、廃棄しようとするファイル等に情報公開条例第6条各号に掲げる非公開情報が記録されているときは、当該非公開情報が漏えいしないよう適切な措置を講じなければならない。

2　監査責任者は、現用公文書の管理状況について、必要な監査を行い、その結果を文書管理者に報告しなければならない。

3　文書管理者は、点検または監査の結果等を踏まえ、現用公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　職員は、知事その他の機関が実施する研修を適切な時期に受講しなければならない。

(施行期日)

1　この規則は、令和4年1月1日から施行する。

(条例の施行前に作成した文書の取扱い)

2　滋賀県公文書等の管理に関する条例(平成31年滋賀県条例第4号。以下「条例」という。)の施行の日(以下「施行日」という。)前に職員が作成し、または取得した公文書(滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号)第2条第2項に規定する公文書をいう。)(以下「施行日前公文書」という。)の施行日以後の管理については、この規則による改正後の滋賀県公安委員会文書管理規則(以下「新文書管理規則」という。)の規定に準じて行うものとする。

(保存期間が30年を超える施行日前の保存期間等)

3　施行日において30年を超える期間が保存期間として定められている施行日前公文書については、保存期間が30年として設定された現用公文書とみなして、新文書管理規則第17条および第20条から第22条までの規定を適用する。

4　前項の規定により保存期間が30年として設定された現用公文書としてみなされる施行日前公文書のうち、次の表の左欄に掲げるもの(文書管理システムで管理されているものに限り、条例付則第3項の規定により特定歴史公文書等とみなされるものを除く。)については、それぞれ同表の右欄に掲げる日まで保存期間が延長されているものとみなす。

5　第3項の規定により保存期間が30年として設定された現用公文書とみなされる施行日前公文書(次に掲げるものを除く。)については、令和4年3月31日まで保存期間が延長されていたものとみなす。

(ファイル管理簿に関する経過措置)

6　滋賀県公文書等の管理に関する条例の施行に伴う経過措置を定める規則(令和2年滋賀県規則第14号)第5条第1項の規定によりファイル管理簿とみなされた同項に規定する公文書目録(次項において「公文書目録」という。)に記載されている事項であって新文書管理規則第19条第1項の規定によりファイル管理簿に記載すべきものに相当するものについては、同項の規定により記載されたものとみなす。

7　文書管理者は、条例第7条第1項に規定するファイル管理簿(公文書目録を含む。以下同じ。)に係る情報システムの整備に相当の時間を要する場合その他の新文書管理規則第19条第1項の規定によりファイル管理簿に記載すべき事項を記載することが困難であり、記載しないことにつき相当程度の理由がある場合には、同項の規定にかかわらず、当分の間、その記載することが困難な事項を記載しないことができる。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。