○滋賀県立学校事務処理規程

平成17年4月1日

滋賀県教育委員会教育長訓令第19号

滋賀県立学校事務処理規程

滋賀県県立学校事務処理規程(昭和36年滋賀県教育委員会教育長訓令第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第6条の6)

第2章 通則

第1節 事務の代決(第7条・第8条)

第2節 現用公文書の書式等(第9条―第11条)

第3節 公印の取扱い(第12条―第16条)

第4節 証明書の取扱い(第16条の2―第16条の7)

第3章 学校における現用公文書の取扱い

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等

第1款 電磁的記録の受信等(第17条―第19条)

第2款 文書等の受領等(第20条―第22条)

第2節 現用公文書の処理(第23条―第29条)

第3節 現用公文書の浄書および施行(第30条―第34条)

第4節 現用公文書の整理(第35条―第38条)

第5節 現用公文書の保存および保管(第38条の2―第38条の4)

第6節 ファイル管理簿(第38条の5・第38条の6)

第7節 移管または廃棄および保存期間の延長(第39条・第39条の2)

第4章 点検および監査ならびに管理状況の報告等(第40条―第40条の3)

第5章 研修(第40条の4・第40条の5)

第6章 雑則(第41条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、滋賀県立学校における滋賀県公文書等の管理に関する条例(平成31年滋賀県条例第4号。以下「条例」という。)に基づく現用公文書の管理、公印および証明書の取扱い、事務の代決その他の事務処理について基本的事項を定めるものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(用語)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 現用公文書 条例第2条第2項に規定する現用公文書をいう。

(2) 文書等 現用公文書のうち、文書、図画および写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)をいう。

(3) 電磁的記録 現用公文書のうち、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(4) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムその他の業務システムまたは学校で共用するファイルサーバ(以下この条において「文書管理システム等」という。)に記録された電磁的記録をいう。

(5) ファイル等 能率的な事務または事業の処理および現用公文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する現用公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「ファイル」という。)および単独で管理している現用公文書をいう。

(6) 文書管理 現用公文書の作成または取得から廃棄または滋賀県立公文書館(以下「公文書館」という。)への移管までに行う一連の手続をいう。

(7) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(8) 地方公共団体組織認証基盤 地方公共団体が個人または法人その他の団体との間で交換するため発行する電磁的記録が真正なものであることを認証するための基盤をいう。

(9) 滋賀県登録分局 地方公共団体組織認証基盤における滋賀県登録分局をいう。

(10) 証明書 公開鍵証明書および公開鍵に対応する秘密鍵を格納した記憶媒体をいう。

(11) 公開鍵 公開鍵暗号(対になる2つの鍵を使って電磁的記録の暗号化および複号化を行う暗号方式をいう。次号において同じ。)で使用される電子的な鍵対のうち公開される鍵をいう。

(12) 秘密鍵 公開鍵暗号で使用される電子的な鍵対のうち証明書の発行を受けた者のみが利用可能な公開されない鍵をいう。

(13) 公開鍵証明書 公開鍵および証明書の発行対象を識別する情報に、証明書発行者の正当性を保証する電子署名を付与したものをいう。

(14) ファイル管理簿 条例第7条第1項に規定するファイル管理簿をいう。

(15) 文書管理システム 滋賀県文書管理規程(平成17年滋賀県訓令第14号)第2条第16号に規定する文書管理システムをいう。

(16) 保管 文書等および電磁的記録(電子文書を除く。)を記録した磁気ディスク、光ディスク等の記憶媒体(以下「外部記憶媒体」という。)を事務室に収納しておくことをいう。

(17) 保存 文書等を文書庫(文書庫を持たない学校にあっては、当該学校の校長の定める場所。以下同じ。)に収納しておくことまたは電子文書を文書管理システム等に記録しておくことをいう。

(18) 保存期間 文書等を事務室に収納しておく期間と文書庫に収納しておく期間とを合算した期間、電磁的記録(電子文書を除く。)を記録した外部記憶媒体を事務室内に収納しておく期間または電子文書を文書管理システム等に記録しておく期間をいう。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・19年12号・22年2号・令和2年10号〕)

(文書管理の原則)

第3条 文書管理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・令和2年10号〕)

(総括文書管理者)

第3条の2 滋賀県教育委員会事務局(以下「事務局」という。)に総括文書管理者を置き、教育次長をもって充てる。

2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) ファイル管理簿の調製

(2) 文書分類表(別記様式第1号)の作成

(3) 公文書館への移管および廃棄に関する事務の調整

(4) 文書管理に関する研修の実施

(5) 組織の新設、改正または廃止に伴う必要な措置の実施

(6) この訓令の施行に関し必要な細則の整備

(7) 他の実施機関(条例第2条第1項に規定する実施機関をいう。)との調整

(8) 前各号に掲げるもののほか、現用公文書の管理に関する事務の総括

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(副総括文書管理者)

第3条の3 事務局に副総括文書管理者を置き、教育総務課長をもって充てる。

2 副総括文書管理者は、前条第2項各号に掲げる事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(文書管理者)

第4条 学校に当該学校の文書管理の実施責任者として文書管理者を置き、校長をもって充てる。

2 文書管理者は、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 文書分類表の変更の報告

(2) 保存期間および保管期間(保存期間のうち、現用公文書を事務室に収納しておく期間をいう。以下同じ。)の設定

(3) 保存期間が満了したときの措置の設定

(4) 保存期間の延長の決定

(5) 保存期間が満了した現用公文書の公文書館への移管および廃棄

(6) 管理状況の点検等

(7) 現用公文書の作成の指示その他現用公文書の管理に関する職員への指導

(全部改正〔令和2年教育長訓令10号〕)

(文書取扱主任)

第5条 現用公文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、学校に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3 文書管理者は、文書取扱主任を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。

4 文書取扱主任は、前条第2項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐するほか、文書等の受領等に関する事務および文書整理担当者の指導に関する事務を処理する。

(全部改正〔令和2年教育長訓令10号〕)

(文書整理担当者)

第6条 現用公文書の整理および保管を適正かつ円滑に行うため、係またはこれに準ずるもの(以下この条において「係等」という。)ごとに文書整理担当者を置く。

2 文書整理担当者は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3 文書管理者は、文書整理担当者を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。

4 文書整理担当者は、文書取扱主任の指導を受けて係等における現用公文書の整理、保管、引継ぎおよび廃棄に関する事務を推進する。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(監査責任者)

第6条の2 事務局に監査責任者を置き、教育総務課長をもって充てる。

2 監査責任者は、現用公文書の管理状況について監査を行うものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(職員の責務)

第6条の3 職員は、現用公文書について、条例の趣旨にのっとり、滋賀県個人情報保護条例(平成7年滋賀県条例第8号)その他の関係法令および文書管理者の指示に基づき、適切に取り扱うとともに、事務が適正かつ円滑に行われるように処理し、および管理しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(文書主義の原則)

第6条の4 職員は、文書管理者の指示に従い、条例第4条の規定に基づき、条例第1条の目的の達成に資するため、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(文書の作成)

第6条の5 滋賀県文書管理規程別表第1に掲げる事項に関する業務に係る文書の作成については、知事の事務部局の例による。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(適切かつ効率的な文書の作成)

第6条の6 文書の作成に当たっては、正確性を確保するため、その内容について、原則として、複数の担当職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。ただし、起案により処理する場合は、この限りでない。

2 文書の作成に関し文書管理者より上位の職員から指示等があった場合については、その内容について、文書管理者が確認することとし、必要に応じ、当該上位の職員が確認するものとする。

3 県の機関内部の会議等(会議、協議(県の機関内部の協議を除く。)、打合せ等をいう。次項において同じ。)の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、記録を作成する所属の出席者による確認を行うとともに、当該所属以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を行うものとする。

4 県の機関以外の者との会議等の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、県の機関内部の出席者による確認を行うとともに、必要に応じ、当該県の機関以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を依頼するものとする。

5 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)および外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等によるものとし、分かりやすい用字および用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

6 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

第2章 通則

第1節 事務の代決

(校長の事務の代決)

第7条 校長が不在等のときは、教頭(副校長を置く学校にあっては、副校長。第21条において同じ。)がその事務を代決する。ただし、滋賀県立学校の職員の職の設置に関する規則(昭和40年滋賀県教育委員会規則第7号)別表に掲げる事務については、事務長が代決する。

(一部改正〔平成20年教育長訓令4号・27年15号〕)

(代決書類の後閲)

第8条 代決した書類は、遅滞なく後閲に供しなければならない。ただし、定例的なものまたは軽易なものは、この限りでない。

第2節 現用公文書の書式等

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(現用公文書の種類)

第9条 現用公文書の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1) 公告(一定の事項を公示するもの)

(2) 指令(申請に対して許可、認可、承認等をするもの)

(3) (法令の規定に基づき命令するもの)

(4) 往復文(通達、申請、進達、副申、諮問、通知、照会、回答、報告、依頼、建議、答申、願い、届け等)

(5) その他の現用公文書(辞令、卒業証書、証明書、契約書、賞状、表彰状、感謝状等)

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(現用公文書の記号および番号)

第10条 現用公文書には、発送整理簿(別記様式第2号。以下「発送整理簿」という。)に従い番号を付さなければならない。この場合においては、番号に別表に定める記号を冠しなければならない。

2 前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(事案担当者の表示)

第11条 発信または発送を要する現用公文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該現用公文書の末尾に事案担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

第3節 公印の取扱い

(公印の管守)

第12条 公印は、事務長が管守するものとする。

(公印の保管)

第13条 公印は、常に堅固な容器に納め、厳重に保管しなければならない。

(公印台帳)

第14条 事務局教育総務課長(以下「教育総務課長」という。)は、公印台帳(別記様式第3号)に公印の呼称および印影ならびに公印を管守する学校の名を記入しておかなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令7号・令和2年10号〕)

(公印の新調、改刻または廃止)

第15条 公印を新調、改刻または廃止しようとするときは、校長は、あらかじめ教育総務課長に協議しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令7号〕)

(公印の使用)

第16条 公印を使用しようとするときは、当該文書等に回議書等(第23条第2項の回議書等をいう。第16条の4第3項において同じ。)を添えて事務長に提示し、その照合を受けなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号〕)

第4節 証明書の取扱い

(追加〔平成18年教育長訓令37号〕)

(証明書の管理等)

第16条の2 証明書は、校長が管理するものとする。

2 校長は、証明書に盗難その他の事故がないよう適切に管理しなければならない。

3 校長は、証明書に前項の事故があったときは、速やかに教育総務課長および滋賀県登録分局に報告しなければならない。

(追加〔平成18年教育長訓令37号〕)

(証明書の発行、更新または失効)

第16条の3 校長は、証明書の発行を受けようとし、または証明書を更新しようとし、もしくは失効させようとする場合は、あらかじめ教育総務課長に協議し、滋賀県登録分局に申請しなければならない。

(追加〔平成18年教育長訓令37号〕)

(証明書行使者等)

第16条の4 校長は、証明書行使者を定め、証明書の使用に関する事務を処理させるものとする。

2 証明書行使者は、電子署名を付そうとする電磁的記録について決裁文書と相違ないことを確認した上で、当該電磁的記録に電子署名を付すものとする。

3 前項の規定により電子署名を付すときは、総合事務支援システムによる回議にあっては起案者が総合事務支援システムに自己の氏名を入力し、回議書等による回議にあっては証明書行使者が回議書等の公印使用承認欄に押印しなければならない。

(追加〔平成18年教育長訓令37号〕、一部改正〔平成22年教育長訓令2号〕)

(持出しの禁止)

第16条の5 証明書は、校外に持ち出してはならない。

(追加〔平成18年教育長訓令37号〕)

(調査等)

第16条の6 教育総務課長は、必要があると認めるときは、証明書の管理状況、使用状況等に関して調査するものとする。

2 教育総務課長は、前項の調査の結果、証明書の管理状況、使用状況等が不適切であると認めた場合は、証明書管理者に対する改善の要求その他必要な措置を講じるものとする。

(追加〔平成18年教育長訓令37号〕)

(公表)

第16条の7 教育総務課長は、証明書の発行状況等を公表するものとする。

(追加〔平成18年教育長訓令37号〕)

第3章 学校における現用公文書の取扱い

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号〕)

第1款 電磁的記録の受信等

(電磁的記録の受信)

第17条 通信回線を利用して学校に到達した電磁的記録は、文書取扱主任(文書管理システムに係る電磁的記録以外の電磁的記録にあっては、文書管理者の指定する者。次条において同じ。)が受信し、速やかに内容の確認を行うものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・令和2年10号〕)

(電磁的記録の収受等)

第18条 文書取扱主任は、前条の規定により受信した電磁的記録を当該事案担当者に配布するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により電磁的記録を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該電磁的記録を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3 第1項の規定により電磁的記録の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力することにより電磁的記録の収受を行うものとする。ただし、保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

4 文書管理システム以外の情報システムにおいて電磁的記録を受信する場合で、当該電磁的記録を文書管理システムで収受できないときは、校長は、教育総務課長と収受等の方法について協議するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・24年11号・令和2年10号〕)

(電話による通知の処理)

第19条 電話によって重要な事案の通知を受けたときは、受話者は、その要旨、送話者の所属および氏名ならびに受付日時を記録した電磁的記録を作成し、文書取扱主任に配布するものとする。

2 前項の電磁的記録は、到達した電磁的記録とみなし、第17条および前条の規定により、受信等の処理を行うものとする。

第2款 文書等の受領等

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号〕)

(文書等の受領および配布)

第20条 学校に送達された文書等(外部記憶媒体に記録された電磁的記録を含む。以下この条、次条第27条第1項および第33条第4項において同じ。)は、文書取扱主任が受領し、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達または特定記録(その取扱いにおいて引受けの記録をする郵便をいう。)により送達された文書等は、特殊郵便物等収受簿(別記様式第4号)に必要な事項を記入するものとする。

(2) 前号に掲げる文書等以外の文書等は、直ちに仕分けをし、送達日を明らかにする必要がある文書等(前号の規定に基づき特殊郵便物等収受簿に記入された文書等を除く。)については、当該文書等の余白に収受印(別記様式第5号)を押印するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年14号〕)

(文書等の収受等)

第21条 文書取扱主任は、前条に定める手続を経た文書等については、親展文書にあっては名宛人に、親展文書以外の文書等にあっては文書管理者の閲覧に供し、事案担当者に配布するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により文書等を配布する場合において、特に重要と認められるときは、事前に文書管理者に、その処理について指示を受けるものとする。

3 第1項の規定により文書等の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに記録することにより当該文書等の収受を行うものとする。ただし、起案を要するものまたは保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

4 事案担当者は、第1項の規定により配布を受けた文書等が他の事案担当者に関係のあるものであるときは、供覧またはその写しを配布するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・24年11号・令和2年10号〕)

(ファクシミリによる受信の処理)

第22条 起案または供覧を必要とする文書等をファクシミリで受信したときは、受信者は、当該文書等を文書取扱主任に配布するものとする。

2 前項の文書等は、送達された文書等とみなし、前条の規定により、収受等の処理を行うものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号〕)

第2節 現用公文書の処理

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(起案)

第23条 現用公文書の起案は、起案年月日、決裁区分、回議の順(合議しなければならない場合にあっては、合議先の回議の順を含む。)、分類コード、保存期間、起案者、公開区分、ファイル管理番号およびファイル名、文書件名、伺い文等を文書管理システムに入力することにより行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムによることができないことに相当の理由があるときは、事案担当者は、回議書(別記様式第6号)または校長が教育総務課長と協議して定める様式(以下「回議書等」という。)により起案することができる。

(一部改正〔平成18年教育長訓令7号・37号・22年2号・14号・令和2年10号〕)

(回議)

第24条 起案文書は、文書管理システムまたは回議書等により、あらかじめ定めた順に回議し、校長の決裁を受けるものとする。

2 文書管理システムにより回議する場合において、文書管理システムに入力できない資料等があるときは、文書管理システムから作成した決裁添付文書(別記様式第7号)に当該資料等を添えて、文書管理システムの回議と並行して回議するものとする。

(一部改正〔平成22年教育長訓令2号・令和2年10号〕)

(合議)

第25条 他の係に関係のある事案は、主務係主任の決裁を受けた後、当該関係係主任に合議しなければならない。

2 予算および経理に関係のある事案は、事務長に合議しなければならない。

3 前条第1項の規定は、前2項の場合について準用する。

(文書公開の審査)

第26条 教頭または事務長は、起案文書の回議があったときは、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号。以下「情報公開条例」という。)に基づき起案文書の公開・非公開等の区分の欄を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、または修正をすることができる。

2 前項の規定により審査を行った教頭または事務長は、文書管理システムにより、回議を受けた場合にあっては文書管理システムの公開審査の欄に記録し、回議書等により回議を受けた場合にあっては起案文書の公開審査の欄に押印するものとする。

(一部改正〔平成22年教育長訓令2号・令和2年10号〕)

(供覧)

第27条 閲覧に供することにより処理できる現用公文書は、電子文書にあっては文書管理システムにより、文書等にあっては文書管理システムから作成した供覧票(別記様式第8号)に当該文書等を添付して、関係職員に供覧するものとする。

2 事案の処理に着手する前に供覧する必要のある現用公文書は、事前に関係職員の閲覧に供しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・令和2年10号〕)

(現用公文書の審査)

第27条の2 教頭または事務長は、起案文書の回議があったときは、次に掲げる事項の審査を行うものとする。

(1) この訓令の定めるところにより専決者または代決者が定められていること。

(2) 第6条の6第5項の規定により分かりやすい用字および用語で適切な記載がされていること。

2 前項の規定による審査を受けた場合において、事案担当者は、次の各号に掲げる回議の方法に応じて、当該各号に定める措置を講じなければならない。

(1) 文書管理システムによる回議 文書管理システムに教頭または事務長の氏名を入力すること。

(2) 第24条第2項の規定による決裁添付文書の回議 決裁添付文書に教頭または事務長の押印を受けること。

(3) 回議書等による回議 起案文書に教頭または事務長の押印を受けること。

3 前2項の規定は、次に掲げる起案文書については、適用しない。

(1) 親展文書

(2) 辞令文、免状、表彰状、あいさつ状その他これらに類するもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、教育総務課長が別に定めるもの

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(事案処理の進行管理)

第28条 校長は、事案処理の適正な進行管理に努めなければならない。

(資料文書等の登録)

第29条 起案または供覧の手続を要しない現用公文書(収受等により既に文書管理システムに記録されている現用公文書を除く。)について、事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・令和2年10号〕)

第3節 現用公文書の浄書および施行

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(現用公文書の浄書および校合)

第30条 決裁(第27条の2に規定する現用公文書の審査を含む。)を受けた現用公文書で、発信または発送を要するものは、事案担当者が浄書するものとする。

2 前項の規定により浄書された現用公文書は、事案担当者において、当該現用公文書に係る起案文書と速やかに校合するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(公印および契印の押印)

第31条 施行する文書等には、公印および契印を押印するものとする。

2 施行する文書等のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印および契印の押印を省略することができる。

(1) 県の機関内部の文書等

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(3) 通知、照会等の文書等のうち、軽易なもの

3 文書管理システムにより起案した場合で、契印を押印することができないときは、契印に代えて公印が押印された現用公文書の写しを保管し、または保存するものとする。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・令和2年10号〕)

(電子署名)

第32条 通信回線を利用して電磁的記録を施行する場合は、次に掲げる電磁的記録を除き、当該電磁的記録に電子署名を付さなければならない。

(1) 県の機関内部の電磁的記録

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の電磁的記録

(3) 通知、照会等の電磁的記録のうち、軽易なもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、教育総務課長が別に定める電磁的記録

2 電子署名は、地方公共団体組織認証基盤による証明書を用いて行うものとする。

3 電子署名の名義は、滋賀県権限者とする。

(全部改正〔平成18年教育長訓令37号〕)

(施行)

第33条 現用公文書の施行は、手渡しによる場合または通信回線を利用して発信する場合にあっては事案担当者が行い、発送による場合にあっては文書取扱主任において行うものとする。

2 現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3 現用公文書を施行するときは、学校において発送整理簿(機密文書にあっては、機密文書発送整理簿)に必要事項を記入するものとする。

4 近隣の官公署等に送達すべき文書等は、文書送達簿(別記様式第9号)により送達して受領印を徴しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・令和2年10号〕)

(ファクシミリによる発信処理)

第34条 次に掲げる現用公文書の施行は、ファクシミリによる発信により行うことができるものとする。

(1) 県の機関内部の現用公文書で軽易なもの

(2) その他校長がファクシミリで発信することが適当と認めるもの

2 前項の場合における第30条および前条の規定の適用については、次の各号に掲げる処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

(1) ファクシミリで発信する原稿(以下この条において「発信原稿」という。)の作成または入力 浄書

(2) 作成され、または入力された発信原稿と起案文書との確認 校合

(3) 前号の確認を行った発信原稿のファクシミリによる発信 施行

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

第4節 現用公文書の整理

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

(職員の整理義務)

第35条 職員は、文書管理者の指示に従い、この節の定めるところにより、次に掲げる整理を行わなければならない。

(1) 作成し、または取得した現用公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定すること。

(2) 相互に密接な関連を有する現用公文書をファイルにまとめること。

(3) 前号に掲げる整理を行ったファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定すること。

(4) 前号に掲げる整理を行ったファイルについて、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を設定すること。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(分類および名称)

第36条 ファイル等は、文書分類表により分類し(滋賀県文書管理規程別表第1に掲げる事項に関する業務に係るファイル等にあっては、知事の事務部局の例により分類し)、分かりやすい名称を付さなければならない。

2 文書分類表は、事務および事業の性質、内容等に応じて、4段階の階層構造とする。

3 文書管理者は、文書分類表に変更が生じたときは、副総括文書管理者に報告しなければならない。

4 文書等のファイルの作成に当たっては、フラットファイル(別記様式第10号)を使用するものとする。ただし、フラットファイルを使用することができない文書等にあっては、表紙シール、背見出しシール、背表紙その他整理用文具を使用することができる。

5 整理用文具は、各係の共通文書にあっては桃色、各係の固有文書にあっては文書分類表の第3分類ごとに定められた緑色、青色または黄色のものを使用しなければならない。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・22年2号・令和2年10号〕)

(現用公文書等の保存期間)

第37条 現用公文書の保存期間は、知事の事務部局の例による。

2 現用公文書の保存期間は、文書管理者がファイル管理簿に記載することにより、定めるものとする。保存期間を変更しようとするときも、同様とする。

3 第35条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等(条例第2条第3項に規定する歴史公文書等をいう。次項において同じ。)に該当するとされた現用公文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

4 第35条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等に該当しないものであっても、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものは、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

5 第35条第1号の保存期間の設定においては、次に掲げる現用公文書については、前項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる。

(1) 正本または原本が管理されている現用公文書の写し

(2) 定型的または日常的な業務連絡、日程表等

(3) 出版物または公表物を編集した現用公文書

(4) 所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答に係る現用公文書

(5) 明白な誤りがあること等により正確性の観点から利用に適さなくなった現用公文書

(6) 内容の確定前に修正等により差し替えられ、または廃案とされた現用公文書

(7) 具体的な記載内容を起案文書により確認できる現用公文書

(8) 意思決定に至る過程で作成した現用公文書で、当該意思決定に与える影響がないもの

6 第35条第1号の保存期間の設定においては、前項の規定により1年未満の保存期間を設定することができる現用公文書であっても、重要または異例な事項に関する情報を含む場合など、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものは、1年以上の保存期間を設定するものとする。

7 第35条第1号の保存期間の起算日は、文書を作成し、または取得した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書にあっては、前年度に帰属するものとする。

8 第35条第3号の保存期間は、ファイルにまとめられた現用公文書の保存期間とする。

9 第35条第3号の保存期間の起算日は、現用公文書をファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書がまとめられたファイルにあっては、前年度に帰属するものとする。

10 第7項および前項の規定は、次に掲げる現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルについては、適用しない。

(1) 文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイル

(2) 文書作成取得日において、複数年度にわたることが予定されている事務および事業、計画等に係るものであって、当該複数年度の最終年度の翌年度の4月1日を起算日とすることが現用公文書の適切な管理に資すると文書管理者が認めた現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイル

11 第7項および第9項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルにあっては、保存期間の起算日は、当該現用公文書を作成し、または取得した日とする。

(全部改正〔令和2年教育長訓令10号〕)

(保存期間満了時の措置の設定)

第38条 文書管理者は、ファイル等について、滋賀県文書管理規程別表第4の規定の例により、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、条例第5条第5項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

2 前項の規定による定めは、ファイル管理簿に記載することにより、行うものとする。

(全部改正〔令和2年教育長訓令10号〕)

第5節 現用公文書の保存および保管

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(現用公文書の保存)

第38条の2 文書管理者は、ファイル等について、当該ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(学校における保管)

第38条の3 現用公文書の保管は、学校において行うものとする。

2 現用公文書の保管期間は、文書管理者が定めるものとする。

3 現用公文書の保管に当たっては、現用公文書と現用公文書以外のものとの区分を明確にするため、原則として開架式書架を使用するものとする。この場合において、現用公文書は、文書分類表の分類コードに従い収納するものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(図書等の引継ぎ)

第38条の4 校長は、図書、パンフレットその他の出版物を発行したときは、その都度、原則として11部を教育総務課長に引き継がなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

第6節 ファイル管理簿

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(ファイル管理簿の調製および公表)

第38条の5 総括文書管理者は、ファイル管理簿について、文書管理システムをもって調製するものとする。

2 ファイル管理簿は、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(ファイル管理簿への記載)

第38条の6 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理するファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、次に掲げる事項をファイル管理簿に記載しなければならない。

(1) 分類

(2) 名称

(3) 保存期間

(4) 保存期間の起算日

(5) 保存期間の満了する日

(6) 保存期間が満了したときの措置

(7) 保存場所

(8) ファイル等の作成日の属する年度

(9) ファイル等を作成した所属

(10) ファイル等を管理する所属

2 前項の規定による記載に当たっては、情報公開条例第6条各号に規定する非公開情報に該当する場合には、当該非公開情報を表示しないようにしなければならない。

3 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、条例第8条第1項の規定により公文書館に移管し、または廃棄した場合は、当該ファイル等に関するファイル管理簿の記載を削除しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

第7節 移管または廃棄および保存期間の延長

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(移管または廃棄)

第39条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了したファイル等について、公文書館に移管し、または廃棄しなければならない。

2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了したファイル等を公文書館に移管し、または廃棄しようとするときは、あらかじめ、保存期間が満了したファイル等の内容を確認の上、移管または廃棄の別を決定し、知事に報告しなければならない。

3 文書管理者は、条例第8条第4項の規定による移管の求めがあったときは、当該ファイル等について当該求めを参酌して第38条第1項の規定による定めおよび前項の規定による廃棄の決定を変更し、当該ファイル等を公文書館に移管するものとする。

4 文書管理者は、保存期間を1年未満とするファイル等であって、第37条第5項各号に該当しないものについて、保存期間が満了して廃棄しようとするときは、同条第3項第4項または第6項の規定に該当しないことを確認した上で、廃棄するものとする。

5 文書管理者は、第1項の規定により移管するファイル等について、条例第14条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、公文書館の長に意見を提出しなければならない。この場合においては、利用の制限を行うべき箇所およびその理由について、具体的に記載するよう努めるものとする。

6 現用公文書のうち、電子文書ならびに保管する文書等および電磁的記録を記録した外部記憶媒体の廃棄は、文書管理者が行うものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(保存期間の延長)

第39条の2 文書管理者は、条例第8条第1項の規定により保存期間が満了したファイル等を廃棄しようとする場合において、当該ファイル等が次の各号に掲げるものであるときは、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、条例第5条第4項の規定により、保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当するファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、延長しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決または決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

(4) 情報公開条例第5条に規定する公開の請求があったもの 情報公開条例第10条第1項または第2項の決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

(5) 滋賀県個人情報保護条例第13条第2項に規定する開示請求があったもの 同条例第19条各項の決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

2 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めてファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該文書管理者は、延長後の保存期間の満了する日を文書管理システムに登録しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

第4章 点検および監査ならびに管理状況の報告等

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(点検および監査)

第40条 文書管理者は、自ら管理責任を有する現用公文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行うものとする。

2 監査責任者は、現用公文書の管理状況について、必要な監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3 総括文書管理者は、点検または監査の結果等を踏まえ、現用公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(紛失等への対応)

第40条の2 文書管理者は、ファイル等の紛失および誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちにその旨を総括文書管理者に報告するとともに、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講じなければならない。

2 総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに、文書管理に関する研修、点検等の実施その他の再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(管理状況の報告等)

第40条の3 文書管理者は、現用公文書の管理状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

第5章 研修

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(研修の実施)

第40条の4 総括文書管理者は、現用公文書の管理を適正かつ効率的に行うことができるよう、必要な知識および技能を習得させ、および向上させるために必要な研修を行うものとする。

2 総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供するよう努めなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

(研修への参加)

第40条の5 文書管理者は、総括文書管理者が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

2 職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。

(追加〔令和2年教育長訓令10号〕)

第6章 雑則

(一部改正〔令和2年教育長訓令10号〕)

第41条 この訓令に定めるものを除くほか、学校における現用公文書および公印の取扱い、事務の代決その他の事務処理について必要な事項は、校長が教育長の承認を得て定める。

2 この訓令に定めのない事項については、前項の規定により定めるもののほか知事の事務部局の例による。

(一部改正〔平成18年教育長訓令37号・令和2年10号〕)

付 則

1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の滋賀県県立学校事務処理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県立学校事務処理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。

付 則(平成17年教育長訓令第22号)

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

付 則(平成18年教育長訓令第7号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

付 則(平成18年教育長訓令第37号)

1 この訓令は、平成18年12月6日から施行する。

2 この訓令の施行の際現に使用している証明書は、改正後の滋賀県立学校事務処理規程の相当規定に基づき発行されたものとみなす。

付 則(平成19年教育長訓令第12号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

付 則(平成20年教育長訓令第4号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

付 則(平成22年教育長訓令第2号)

1 この訓令は、平成22年2月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の滋賀県立学校事務処理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県立学校事務処理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。

付 則(平成22年教育長訓令第14号)

この訓令は、平成23年1月1日から施行する。

付 則(平成24年教育長訓令第11号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

付 則(平成25年教育長訓令第14号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

付 則(平成27年教育長訓令第15号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

付 則(平成28年教育長訓令第19号)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

2 改正前の別表の規定は、滋賀県立学校の設置および管理に関する条例の一部を改正する条例(平成27年滋賀県条例第35号)付則第2項の規定により、同項に規定する高等学校がなお存続するものとされている間、当該高等学校については、なおその効力を有する。

付 則(平成29年教育長訓令第16号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

付 則(平成29年教育長訓令第19号)

この訓令は、平成29年11月1日から施行する。

付 則(平成31年教育長訓令第12号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

付 則(令和2年教育長訓令第10号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

付 則(令和3年教育長訓令第8号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

別表(第10条関係)

(一部改正〔平成17年教育長訓令22号・18年7号・19年12号・20年4号・25年14号・28年19号・29年16号・31年12号・令和3年8号〕)

学校名

記号

滋賀県立河瀬中学校

滋河中

滋賀県立守山中学校

滋守中

滋賀県立水口東中学校

滋水東中

滋賀県立膳所高等学校

滋膳高

滋賀県立大津清陵高等学校

滋大清高

滋賀県立堅田高等学校

滋堅高

滋賀県立東大津高等学校

滋東大高

滋賀県立北大津高等学校

滋北大高

滋賀県立大津高等学校

滋大高

滋賀県立石山高等学校

滋石高

滋賀県立瀬田工業高等学校

滋瀬工高

滋賀県立大津商業高等学校

滋大商高

滋賀県立彦根東高等学校

滋彦東高

滋賀県立河瀬高等学校

滋河高

滋賀県立彦根工業高等学校

滋彦工高

滋賀県立彦根翔西館高等学校

滋彦翔西高

滋賀県立長浜北高等学校

滋長浜北高

滋賀県立長浜農業高等学校

滋長農高

滋賀県立長浜北星高等学校

滋長北星高

滋賀県立八幡高等学校

滋八高

滋賀県立八幡工業高等学校

滋八工高

滋賀県立八幡商業高等学校

滋八商高

滋賀県立草津東高等学校

滋草東高

滋賀県立草津高等学校

滋草高

滋賀県立玉川高等学校

滋玉高

滋賀県立湖南農業高等学校

滋湖農高

滋賀県立守山高等学校

滋守高

滋賀県立守山北高等学校

滋守北高

滋賀県立栗東高等学校

滋栗高

滋賀県立国際情報高等学校

滋国情高

滋賀県立水口高等学校

滋水高

滋賀県立水口東高等学校

滋水東高

滋賀県立甲南高等学校

滋南高

滋賀県立信楽高等学校

滋信高

滋賀県立野洲高等学校

滋野高

滋賀県立石部高等学校

滋石部高

滋賀県立甲西高等学校

滋甲西高

滋賀県立高島高等学校

滋高高

滋賀県立安曇川高等学校

滋安高

滋賀県立八日市高等学校

滋八市高

滋賀県立能登川高等学校

滋能高

滋賀県立八日市南高等学校

滋八市南高

滋賀県立伊吹高等学校

滋伊吹高

滋賀県立米原高等学校

滋米高

滋賀県立日野高等学校

滋日高

滋賀県立愛知高等学校

滋愛高

滋賀県立虎姫高等学校

滋虎高

滋賀県立伊香高等学校

滋伊高

滋賀県立盲学校

滋盲

滋賀県立聾話学校

滋聾

滋賀県立北大津養護学校

滋北大養

滋賀県立北大津高等養護学校

滋北大高養

滋賀県立鳥居本養護学校

滋鳥養

滋賀県立長浜養護学校

滋長養

滋賀県立長浜北星高等養護学校

滋長北星高養

滋賀県立草津養護学校

滋草養

滋賀県立守山養護学校

滋守養

滋賀県立甲南高等養護学校

滋甲高養

滋賀県立野洲養護学校

滋野養

滋賀県立三雲養護学校

滋三養

滋賀県立新旭養護学校

滋新養

滋賀県立八日市養護学校

滋八市養

滋賀県立愛知高等養護学校

滋愛高養

滋賀県立甲良養護学校

滋甲養

(全部改正〔平成22年教育長訓令2号〕、一部改正〔令和2年教育長訓令10号〕)

画像

(一部改正〔平成22年教育長訓令14号・29年19号〕)

画像

画像

画像

画像

(全部改正〔平成22年教育長訓令2号〕、一部改正〔平成27年教育長訓令15号〕)

画像

(全部改正〔平成22年教育長訓令2号〕、一部改正〔平成27年教育長訓令15号〕)

画像

(全部改正〔平成22年教育長訓令2号〕、一部改正〔平成27年教育長訓令15号〕)

画像

画像

(全部改正〔平成22年教育長訓令2号〕、一部改正〔令和2年教育長訓令10号〕)

画像

滋賀県立学校事務処理規程

平成17年4月1日 教育委員会教育長訓令第19号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第14編 育/第4章 学校教育/第1節 公立学校
沿革情報
平成17年4月1日 教育委員会教育長訓令第19号
平成17年9月14日 教育委員会教育長訓令第22号
平成18年4月1日 教育委員会教育長訓令第7号
平成18年12月6日 教育委員会教育長訓令第37号
平成19年4月1日 教育委員会教育長訓令第12号
平成20年3月31日 教育委員会教育長訓令第4号
平成22年2月1日 教育委員会教育長訓令第2号
平成22年12月27日 教育委員会教育長訓令第14号
平成24年4月1日 教育委員会教育長訓令第11号
平成25年4月1日 教育委員会教育長訓令第14号
平成27年4月1日 教育委員会教育長訓令第15号
平成28年4月1日 教育委員会教育長訓令第19号
平成29年3月31日 教育委員会教育長訓令第16号
平成29年10月25日 教育委員会教育長訓令第19号
平成31年4月1日 教育委員会教育長訓令第12号
令和2年3月31日 教育委員会教育長訓令第10号
令和3年3月31日 教育委員会教育長訓令第8号