○滋賀県病院事業庁文書管理規程

平成18年3月31日

滋賀県病院事業庁規程第6号

滋賀県病院事業庁文書管理規程を次のように定める。

滋賀県病院事業庁文書管理規程

目次

第1章 総則

第1節 通則(第1条―第3条)

第2節 文書管理組織(第4条―第9条の2)

第2章 作成

第1節 通則(第9条の3―第9条の5)

第2節 現用公文書の種類等(第10条―第12条)

第3章 本庁における現用公文書の取扱い

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等(第13条―第17条)

第2節 現用公文書の処理(第18条―第29条)

第3節 現用公文書の浄書および施行(第30条―第34条)

第4節 滋賀県公報登載(第35条)

第5節 現用公文書の整理(第36条―第39条)

第6節 現用公文書の保存および保管(第39条の2―第40条)

第7節 ファイル管理簿(第41条・第42条)

第8節 移管または廃棄および保存期間の延長(第43条・第43条の2)

第4章 県立病院における現用公文書の取扱い

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等(第44条)

第2節 現用公文書の処理(第45条・第46条)

第3節 現用公文書の浄書および施行(第47条)

第4節 現用公文書の整理、保管、保存および移管または廃棄(第48条)

第5章 点検および監査ならびに管理状況の報告等(第48条の2―第48条の4)

第6章 研修(第48条の5・第48条の6)

第7章 雑則(第49条・第50条)

付則

第1章 総則

第1節 通則

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(趣旨)

第1条 この規程は、滋賀県公文書等の管理に関する条例(平成31年滋賀県条例第4号。以下「条例」という。)第11条第1項の規定に基づき、滋賀県病院事業庁(以下「病院事業庁」という。)における現用公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

(全部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 県立病院 組織規程第4条に規定する県立病院をいう。

(3) 次長 組織規程第10条第1項に規定する次長をいう。

(4) 課 組織規程第6条第1項に規定する経営管理課をいう。

(5) 課長 組織規程第11条に規定する課長をいう。

(6) 病院長 組織規程第12条第1項に規定する総長および第13条第1項に規定する病院長をいう。

(7) 現用公文書 条例第2条第2項に規定する現用公文書をいう。

(8) 文書等 現用公文書のうち、文書、図面および写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)をいう。

(9) 電磁的記録 現用公文書のうち、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(10) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムその他の業務システムまたは所属で共用するファイルサーバ(以下この条において「文書管理システム等」という。)に記録された電磁的記録をいう。

(11) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(12) ファイル等 能率的な事務または事業の処理および現用公文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する現用公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「ファイル」という。)および単独で管理している現用公文書をいう。

(13) 文書管理 現用公文書の作成または取得から廃棄または滋賀県立公文書館(以下「公文書館」という。)への移管までに行う一連の手続をいう。

(14) 文書管理システム 滋賀県文書管理規程(平成17年滋賀県訓令第14号。以下「県規程」という。)第2条第16号に規定する文書管理システムをいう。

(15) 保管 文書等および電磁的記録(電子文書を除く。)を記録した磁気ディスク、光ディスク等の記憶媒体(以下「外部記憶媒体」という。)を事務室に収納しておくことをいう。

(16) 保存 文書等を文書庫に収納しておくことまたは電子文書を文書管理システム等に記録しておくことをいう。

(17) 保存期間 文書等を事務室に収納しておく期間と文書庫に収納しておく期間とを合算した期間、電磁的記録(電子文書を除く。)を記録した外部記憶媒体を事務室内に収納しておく期間または電子文書を文書管理システム等に記録しておく期間をいう。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・21年4号・22年1号・27年6号・28年7号・30年4号・令和2年8号〕)

(文書管理の原則)

第3条 文書管理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。文書管理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・令和2年8号〕)

第2節 文書管理組織

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(総括文書管理者)

第4条 病院事業庁に総括文書管理者を置き、次長をもって充てる。

2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) ファイル管理簿の調製

(2) 文書分類表(別記様式第1号)の作成

(3) 公文書館への移管および廃棄に関する事務の調整

(4) 文書管理に関する研修の実施

(5) 組織の新設、改正または廃止に伴う必要な措置の実施

(6) この規程の施行に関し必要な細則の整備

(7) 他の実施機関(条例第2条第1項に規定する実施機関をいう。)との調整

(8) 前各号に掲げるもののほか、現用公文書の管理に関する事務の総括

(全部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(副総括文書管理者)

第5条 病院事業庁に副総括文書管理者を置き、課長をもって充てる。

2 副総括文書管理者は、前条第2項各号に掲げる事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。

(全部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(文書管理者)

第6条 本庁および県立病院に当該所属の所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を置き、本庁にあっては課長を、県立病院にあっては病院長をもって充てる。

2 文書管理者は、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 文書分類表の変更の報告

(2) 保存期間および保管期間(保存期間のうち、現用公文書を事務室に収納しておく期間をいう。以下同じ。)の設定

(3) 保存期間が満了したときの措置の設定

(4) 保存期間の延長の決定

(5) 保存期間が満了した現用公文書の公文書館への移管および廃棄

(6) 管理状況の点検等

(7) 現用公文書の作成の指示その他現用公文書の管理に関する所属職員への指導

(全部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(文書取扱主任)

第7条 現用公文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、課および県立病院に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3 文書管理者は、文書取扱主任を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。

4 文書取扱主任は、前条第2項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐するほか、文書等の受領等に関する事務および文書整理担当者の指導に関する事務を処理する。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(文書整理担当者)

第8条 現用公文書の整理および保管を適正かつ円滑に行うため、係またはこれに準ずるもの(以下この条において「係等」という。)ごとに文書整理担当者を置く。

2 文書整理担当者は、文書管理者の指定する者をもって充てる。

3 文書管理者は、文書整理担当者を指定したときは、副総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告しなければならない。

4 文書整理担当者は、文書取扱主任の指導を受けて係等における現用公文書の整理、保管、引継ぎおよび廃棄に関する事務を推進する。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・27年6号・28年7号・令和2年8号〕)

(監査責任者)

第9条 病院事業庁に監査責任者を置き、課長をもって充てる。

2 監査責任者は、現用公文書の管理状況について監査を行うものとする。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(職員の責務)

第9条の2 職員は、現用公文書について、条例の趣旨にのっとり、滋賀県個人情報保護条例(平成7年滋賀県条例第8号)その他の関係法令および文書管理者の指示に基づき、適切に取り扱うとともに、事務が適正かつ円滑に行われるように処理し、および管理しなければならない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

第2章 作成

(一部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

第1節 通則

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(文書主義の原則)

第9条の3 職員は、文書管理者の指示に従い、条例第4条の規定に基づき、条例第1条の目的の達成に資するため、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(文書の作成)

第9条の4 県規程別表第1に掲げる事項に関する業務に係る文書の作成については、滋賀県の例による。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(適切かつ効率的な文書の作成)

第9条の5 文書の作成に当たっては、正確性を確保するため、その内容について、原則として、複数の担当職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。ただし、起案により処理する場合は、この限りでない。

2 文書の作成に関し文書管理者より上位の職員から指示等があった場合については、その内容について、文書管理者が確認することとし、必要に応じ、当該上位の職員が確認するものとする。

3 県の機関内部の会議等(会議、協議、打合せ等をいう。次項において同じ。)の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、記録を作成する本庁または県立病院の出席者による確認を行うとともに、当該所属以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を行うものとする。

4 県の機関以外の者との会議等の記録の作成に当たっては、正確性を確保するため、県の機関内部の出席者による確認を行うとともに、必要に応じ、当該県の機関以外の出席者の発言部分等について、当該出席者による確認を依頼するものとする。

5 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)および外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等によるものとし、分かりやすい用字および用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

6 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

第2節 現用公文書の種類等

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(現用公文書の種類)

第10条 現用公文書の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1) 規程(地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定に基づき制定するものをいう。)

(2) 訓令(本庁もしくは県立病院またはその職員に対して指揮命令するものをいう。)

(3) 告示(主として法令の規定に基づき一定の事項を公示するものをいう。)

(4) 公告(告示以外で一定の事項を公示するものをいう。)

(5) 指令(申請に対して許可、認可、承認等をするものをいう。)

(6) (法令の規定に基づき命令するものをいう。)

(7) 往復文(通達、申請、進達、副申、諮問、通知、照会、回答、報告、依頼、建議、答申、願い、届出等をいう。)

(8) その他の現用公文書(辞令、証明書、契約書、賞状、表彰状、感謝状等をいう。)

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(現用公文書の記号および番号)

第11条 次の各号に掲げる現用公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより記号および番号を付さなければならない。ただし、軽易な往復文については、番号を省略して処理することができる。

(1) 規程 規程番号簿(別記様式第2号)により制定の順序に従い番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋賀県病院事業庁規程の文字を冠しなければならない。

(2) 訓令または告示 訓令番号簿(別記様式第2号に準ずる。)または告示番号簿(別記様式第2号に準ずる。)により制定の順序に従い番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋賀県病院事業庁訓令または滋賀県病院事業庁告示の文字を冠しなければならない。

(3) 公告 番号を付さない。

(4) 指令または達 本庁または県立病院ごとの文書整理簿(別記様式第3号)により番号を付さなければならない。この場合においては、番号に滋賀県病院事業庁指令または滋賀県病院事業庁達の文字および次の表に掲げる記号を冠しなければならない。

本庁および県立病院の区分

記号

本庁

滋病経

滋賀県立総合病院

滋総病

滋賀県立小児保健医療センター

滋小セ

滋賀県立精神医療センター

滋精セ

(5) 往復文 本庁または県立病院ごとの文書整理簿により番号を付さなければならない。この場合においては、番号に前号の表に掲げる記号を冠しなければならない。

(6) 機密文書 機密文書整理簿(別記様式第3号に準ずる。)により番号を付さなければならない。この場合においては、番号に第4号の表に掲げる記号および秘の文字を冠しなければならない。

2 前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・29年14号・令和2年8号〕)

(現用公文書の書式)

第12条 現用公文書の書式は、県規程別表第2の書式に準ずる。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

第3章 本庁における現用公文書の取扱い

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号〕)

(電磁的記録の受信)

第13条 通信回線を利用して本庁に到達した電磁的記録は、文書取扱主任が受信する。

2 文書取扱主任(文書管理システムに係る電磁的記録以外の電磁的記録にあっては、文書管理者の指定する者。次条において同じ。)は、前項の規定により電磁的記録を受信したときは、速やかに当該電磁的記録の内容の確認を行うものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・令和2年8号〕)

(電磁的記録の収受等)

第14条 文書取扱主任は、前条第1項の規定により受信した電磁的記録について、担当係長等(当該事務を分掌する係または室の長の職にある者をいう。第16条第26条および第27条において同じ。)に事案担当者を確認し、当該事案担当者に配布するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により電磁的記録を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該電磁的記録を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3 第1項の規定により電磁的記録の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力することにより電磁的記録の収受を行うものとする。ただし、保存期間が1年未満のものについては、この限りではない。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・24年5号・27年6号・28年7号・令和2年8号〕)

(電話による通知の処理)

第15条 電話によって重要な事案の通知を受けたときは、受話者は、その要旨、送話者の所属および氏名ならびに受付日時を記録した電磁的記録を作成し、文書取扱主任に配布するものとする。

2 前項の電磁的記録は、到達した電磁的記録とみなし、前2条の規定により、受信等の処理を行うものとする。

(一部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(文書等の受領等)

第16条 本庁に送達された文書等(外部記憶媒体に記録された電磁的記録を含む。以下この条および第19条において同じ。)は、文書取扱主任が受領し、親展文書にあっては名宛人に、親展文書以外の文書等にあっては担当係長等を経由して事案担当者に配布するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により文書等を配布する場合において、特に重要と認められるときは、当該文書等を事前に文書管理者の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。

3 文書取扱主任は、第1項の規定により文書等を配布する場合において、送達日を明らかにする必要がある文書等については、当該文書等の余白に収受印を押印し、かつ、その封筒を添付しておかなければならない。

4 第1項の規定により文書等の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに記録することにより当該文書等の収受を行うものとする。ただし、起案を要するものまたは保存期間が1年未満のものについては、この限りではない。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・24年5号・27年6号・28年7号・令和2年8号〕)

(ファクシミリによる受信の処理)

第17条 起案または供覧を必要とする文書等をファクシミリで受信したときは、受信者は、当該文書等を文書取扱主任に配布するものとする。

2 前項の文書等は、送達された文書等とみなし、前条の規定により、受領等の処理を行うものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

第2節 現用公文書の処理

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(起案)

第18条 現用公文書の起案は、起案年月日、決裁区分、回議の順(合議しなければならない場合にあっては、合議先の回議の順を含む。)、分類コード、保存期間、起案者、公開区分、ファイル管理番号およびファイル名、文書件名、伺い文等を文書管理システムに入力することにより行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムによることができないことに相当の理由があるときは、事案担当者は、回議書または課長が別に定める様式(以下「回議書等」という。)により起案することができる。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・11号・令和2年8号〕)

(供覧)

第19条 閲覧に供することにより処理できる現用公文書のうち、電子文書にあっては文書管理システムにより、文書等にあっては文書管理システムから作成した供覧票に当該文書等を添付して、関係職員に供覧するものとする。

2 事案の処理に着手する前に供覧する必要のある現用公文書は、事前に関係職員の閲覧に供しなければならない。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・令和2年8号〕)

(資料の添付)

第20条 起案文書には、起案の内容を補充し、または事案の経過を明らかにする資料を必要に応じて添えるものとする。

(一部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(現用公文書の発信者名)

第21条 現用公文書の発信者名は、滋賀県病院事業庁長(以下「病院事業庁長」という。)名を用いなければならない。ただし、権限を委任されたものまたは事案の軽易なものについては、この限りでない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(事案担当者の表示)

第22条 発信または発送を要する現用公文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該現用公文書の末尾に事案担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(回議)

第23条 起案文書は、文書管理システムまたは回議書等により、あらかじめ定めた順に回議し、病院事業庁長または専決者の決裁を受けるものとする。

2 文書管理システムにより回議する場合において、文書管理システムに入力できない資料等があるときは、文書管理システムから作成した決裁添付文書に当該資料等を添えて、文書管理システムの回議と並行して回議するものとする。

(一部改正〔平成22年病事庁規程1号・令和2年8号〕)

(合議)

第24条 病院事業庁以外の機関に関係がある事案は、病院事業庁長の決裁を受けた後、当該関係機関に合議しなければならない。

2 前条第1項の規定は、前項の場合について準用する。

(回議および合議における注意事項)

第25条 回議および合議は、必要かつ最小限度の範囲にとどめ、回議または合議を受けた者は、その回議または合議が速やかに完了するように努めなければならない。

2 回議書等により回議を受けた事案を滋賀県病院事業庁事務決裁規程(平成18年滋賀県病院事業庁規程第4号)の定めるところにより代決するときは、起案文書の決裁箇所に「代」と記載して押印しなければならない。この場合において、当該起案文書が後閲を要するものについては、「後閲」と記載しなければならない。

3 起案文書の内容が重要もしくは異例なものまたは説明を要するものについては、事案の内容を説明できる者が回議または合議に際して必要な説明をしなければならない。

4 起案文書の内容について重大な修正をした者は、修正箇所その他適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

(文書公開の審査)

第26条 担当係長等は、起案文書の回議があったときは、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号。以下「情報公開条例」という。)に基づき起案文書の公開・非公開等の区分の欄を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、または修正をすることができる。担当係長等は、起案文書の回議があったときは、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号。以下「情報公開条例」という。)に基づき起案文書の公開・非公開等の区分の欄を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、または修正をすることができる。

2 前項の規定により審査を行った担当係長等は、文書管理システムにより回議を受けた場合にあっては文書管理システムの公開審査の欄に記録し、回議書等により回議を受けた場合にあっては起案文書の公開審査の欄に押印するものとする。

(一部改正〔平成22年病事庁規程1号・令和2年8号〕)

(現用公文書の審査)

第27条 担当係長等は、起案文書の回議があったときは、次に掲げる事項の審査を行うものとする。

(1) 滋賀県病院事業庁事務決裁規程の定めるところにより専決者または代決者が定められていること。

(2) 第21条の規定により現用公文書の発信者名が記載されていること。

(3) 第9条の5第5項の規定により分かりやすい用字および用語で適切な記載がされていること。

2 前項の規定による審査を受けた場合において、事案担当者は、次の各号に掲げる回議の方法に応じて、当該各号に定める措置を講じなければならない。

(1) 文書管理システムによる回議 文書管理システムに担当係長等の氏名を入力すること。

(2) 第23条第2項の規定による決裁添付文書の回議 決裁添付文書に担当係長等の押印を受けること。

(3) 回議書等による回議 起案文書に担当係長等の押印を受けること。

3 前2項の規定は、次に掲げる起案文書については、適用しない。

(1) 親展文書

(2) 辞令文、免状、表彰状、あいさつ状その他これらに類するもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、課長が別に定めるもの

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・令和2年8号〕)

(事案処理の進行管理)

第28条 課長は、事案処理の適正な進行管理に努めなければならない。

(資料公文書の登録)

第29条 起案または供覧の手続を要しない現用公文書(収受等により既に文書管理システムに記録されている現用公文書を除く。)について、事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力しなければならない。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・令和2年8号〕)

第3節 現用公文書の浄書および施行

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(現用公文書の浄書および校合)

第30条 決裁(第27条に規定する現用公文書の審査を含む。)を受けた現用公文書で、発信または発送を要するものは、事案担当者が浄書するものとする。

2 前項の規定により浄書された現用公文書は、事案担当者において、当該現用公文書に係る起案文書と速やかに校合するものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(公印および契印の押印)

第31条 施行する文書等には、公印および契印を押印するものとする。

2 施行する文書等のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印および契印の押印を省略することができる。

(1) 県の機関内部の文書等

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(3) 通知、照会等の文書等のうち、軽易なもの

3 文書管理システムにより起案した場合で、契印を押印することができないときは、契印に代えて公印が押印された現用公文書の写しを保管し、または保存するものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・令和2年8号〕)

(電子署名)

第32条 通信回線を利用して電磁的記録を施行する場合は、別に定めるところにより、当該電磁的記録に電子署名を付さなければならない。

2 通信回線を利用して施行する電磁的記録のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、電子署名の付与を省略することができる。

(1) 県の機関内部の電磁的記録

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の電磁的記録

(3) 通知、照会等の電磁的記録のうち、軽易なもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、課長が別に定める電磁的記録

(全部改正〔平成19年病事庁規程4号〕)

(施行)

第33条 現用公文書の施行は、手渡しによる場合または通信回線を利用して発信する場合にあっては事案担当者が行い、発送による場合にあっては文書取扱主任が行うものとする。

2 現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3 現用公文書を施行するときは、文書整理簿(機密文書にあっては、機密文書整理簿)に必要事項を記入するものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・令和2年8号〕)

(ファクシミリによる発信処理)

第34条 次に掲げる文書等の施行は、ファクシミリによる発信により行うことができるものとする。

(1) 県の機関内部の文書等で軽易なもの

(2) その他課長がファクシミリで発信することが適当と認めるもの

2 前項の場合における第30条および前条の規定の適用については、次の各号に掲げる処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

(1) ファクシミリで発信する原稿(以下この条において「発信原稿」という。)の作成または入力 浄書

(2) 作成され、または入力された発信原稿と起案文書との確認 校合

(3) 前号の確認を行った発信原稿のファクシミリによる発信 施行

第4節 滋賀県公報登載

(県公報登載)

第35条 滋賀県公報に登載して施行する現用公文書の取扱いについては、この規程に定めるもののほか、滋賀県の例によるものとする。

2 滋賀県公報への登載の手続は、文書取扱主任が行うものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・25年4号・令和2年8号〕)

第5節 現用公文書の整理

(一部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(職員の整理義務)

第36条 職員は、文書管理者の指示に従い、この節の定めるところにより、次に掲げる整理を行わなければならない。

(1) 作成し、または取得した現用公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定すること。

(2) 相互に密接な関連を有する現用公文書をファイルにまとめること。

(3) 前号に掲げる整理を行ったファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定すること。

(4) 前号に掲げる整理を行ったファイルについて、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を設定すること。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(分類および名称)

第37条 ファイル等は、文書分類表により分類し(県規程別表第1に掲げる事項に関する業務に係るファイル等にあっては、滋賀県の例により分類し)、分かりやすい名称を付さなければならない。

2 文書分類表は、事務および事業の性質、内容等に応じて、4段階の階層構造とする。

3 文書管理者は、文書分類表に変更が生じたときは、課長に報告しなければならない。

4 文書等のファイルの作成に当たっては、フラットファイルを使用するものとする。ただし、フラットファイルを使用することができない文書等にあっては、表紙シール、背見出しシール、背表紙その他整理用文具を使用することができる。

5 整理用文具は、文書分類表の第3分類ごとに定められた桃色、緑色、青色または黄色のものを使用しなければならない。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・22年1号・令和2年8号〕)

(現用公文書等の保存期間)

第38条 現用公文書の保存期間は、滋賀県の例による。

2 現用公文書の保存期間は、文書管理者がファイル管理簿に記載することにより、定めるものとする。保存期間を変更しようとするときも、同様とする。

3 第36条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等(条例第2条第3項に規定する歴史公文書等をいう。次項において同じ。)に該当するとされた現用公文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

4 第36条第1号の保存期間の設定および前項の規定による保存期間の定めにおいては、歴史公文書等に該当しないものであっても、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証する上で必要なものは、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

5 第36条第1号の保存期間の設定においては、次に掲げる現用公文書については、前項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる。

(1) 正本または原本が管理されている現用公文書の写し

(2) 定型的または日常的な業務連絡、日程表等

(3) 出版物または公表物を編集した現用公文書

(4) 所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答に係る現用公文書

(5) 明白な誤りがあること等により正確性の観点から利用に適さなくなった現用公文書

(6) 内容の確定前に修正等により差し替えられ、または廃案とされた現用公文書

(7) 具体的な記載内容を起案文書により確認できる現用公文書

(8) 意思決定に至る過程で作成した現用公文書で、当該意思決定に与える影響がないもの

6 第36条第1号の保存期間の設定においては、前項の規定により1年未満の保存期間を設定することができる現用公文書であっても、重要または異例な事項に関する情報を含む場合など、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付けし、または検証する上で必要なものは、1年以上の保存期間を設定するものとする。

7 第36条第1号の保存期間の起算日は、文書を作成し、または取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書にあっては、前年度に帰属するものとする。

8 第36条第3号の保存期間は、ファイルにまとめられた現用公文書の保存期間とする。

9 第36条第3号の保存期間の起算日は、現用公文書をファイルにまとめた日のうち最も早い日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る現用公文書がまとめられたファイルにあっては、前年度に帰属するものとする。

10 第7項および前項の規定は、次に掲げる現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルについては、適用しない。

(1) 文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイル

(2) 文書作成取得日において、複数年度にわたることが予定されている事務および事業、計画等に係るものであって、当該複数年度の最終年度の翌年度の4月1日を起算日とすることが現用公文書の適切な管理に資すると文書管理者が認めた現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイル

11 第7項および第9項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の現用公文書および当該現用公文書がまとめられたファイルにあっては、保存期間の起算日は、当該現用公文書を作成し、または取得した日とする。

(全部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(保存期間満了時の措置の設定)

第39条 文書管理者は、ファイル等について、県規程別表第4の規定の例により、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、条例第5条第5項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

2 前項の規定による定めは、ファイル管理簿に記載することにより、行うものとする。

(全部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

第6節 現用公文書の保存および保管

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(現用公文書の保存)

第39条の2 文書管理者は、ファイル等について、当該ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(課における保管)

第39条の3 現用公文書の保管は、課において行うものとする。

2 現用公文書の保管期間は、文書管理者が定めるものとする。

3 現用公文書の保管に当たっては、現用公文書と現用公文書以外のものとの区分を明確にするため、原則として開架式書架を使用するものとする。この場合において、現用公文書は、文書分類表の分類コードに従い収納するものとする。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(保管期間を経過した文書等の保存)

第40条 文書取扱主任は、保管している文書等のうち使用頻度の低い文書等で保存を要するものまたは保管期間を経過した文書等については、文書保存箱に収納し、文書保存票を添えて保存しなければならない。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号〕)

第7節 ファイル管理簿

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(ファイル管理簿の調製および公表)

第41条 総括文書管理者は、ファイル管理簿について、文書管理システムをもって調製するものとする。

2 ファイル管理簿は、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(ファイル管理簿への記載)

第42条 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理するファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、次に掲げる事項をファイル管理簿に記載しなければならない。

(1) 分類

(2) 名称

(3) 保存期間

(4) 保存期間の起算日

(5) 保存期間の満了する日

(6) 保存期間が満了したときの措置

(7) 保存場所

(8) ファイル等の作成日の属する年度

(9) ファイル等を作成した所属

(10) ファイル等を管理する所属

2 前項の規定による記載に当たっては、情報公開条例第6条各号に規定する非公開情報に該当する場合には、当該非公開情報を表示しないようにしなければならない。

3 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、条例第8条第1項の規定により公文書館に移管し、または廃棄した場合は、当該ファイル等に関するファイル管理簿の記載を削除しなければならない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

第8節 移管または廃棄および保存期間の延長

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(移管または廃棄)

第43条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了したファイル等について、公文書館に移管し、または廃棄しなければならない。

2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了したファイル等を公文書館に移管し、または廃棄しようとするときは、あらかじめ、保存期間が満了したファイル等の内容を確認の上、移管または廃棄の別を決定し、知事に報告しなければならない。

3 文書管理者は、条例第8条第4項の規定による移管の求めがあったときは、当該ファイル等について当該求めを参酌して第39条第1項の規定による定めおよび前項の規定による廃棄の決定を変更し、当該ファイル等を公文書館に移管するものとする。

4 文書管理者は、保存期間を1年未満とするファイル等であって、第38条第5項各号に該当しないものについて、保存期間が満了して廃棄しようとするときは、同条第3項第4項または第6項の規定に該当しないことを確認した上で、廃棄するものとする。

5 文書管理者は、第1項の規定により移管するファイル等について、条例第14条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、公文書館の長に意見を提出しなければならない。この場合においては、利用の制限を行うべき箇所およびその理由について、具体的に記載するよう努めるものとする。

6 現用公文書の廃棄は、課長が行うものとする。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(保存期間の延長)

第43条の2 文書管理者は、条例第8条第1項の規定により保存期間が満了したファイル等を廃棄しようとする場合において、当該ファイル等が次の各号に掲げるものであるときは、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、条例第5条第4項の規定により、保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当するファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、延長しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決または決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

(4) 情報公開条例第5条に規定する公開の請求があったもの 情報公開条例第10条第1項または第2項の決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

(5) 滋賀県個人情報保護条例第13条第2項に規定する開示請求があったもの 同条例第19条各項の決定の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間

2 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めてファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該文書管理者は、延長後の保存期間の満了する日を文書管理システムに登録しなければならない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

第4章 県立病院における現用公文書の取扱い

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

第1節 電磁的記録の受信等および文書等の受領等

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号〕)

(準用)

第44条 第13条から第17条までの規定は、県立病院について準用する。この場合において、第13条中「本庁」とあるのは「県立病院」と、第14条第1項中「担当係長等(当該事務を分掌する係または室の長の職にある者をいう。第16条、第26条および第27条において同じ。)」とあるのは「病院長が指定する者」と、第16条第1項中「本庁」とあるのは「県立病院」と、「担当係長等」とあるのは「病院長が指定する者」と読み替えるものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・28年7号・令和2年8号〕)

第2節 現用公文書の処理

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(準用)

第45条 第18条から第23条まで、第25条から第29条までの規定は、県立病院について準用する。この場合において、第18条第2項中「課長が別に」とあるのは「病院長が課長と協議して」と、第23条第1項中「病院事業庁長」とあるのは「病院長」と、第26条第1項および第2項中「担当係長等」とあるのは「病院長が指定する者」と、第27条第1項中「担当係長等」とあるのは「病院長が指定する者」と、同項第1号中「第21条」とあるのは「第45条において準用する第21条」と、同条第2項各号中「担当係長等」とあるのは「病院長が指定する者」と、同条第2項第2号中「第23条第2項」とあるのは「第45条において準用する第23条第2項」と、同条第3項第3号中「課長が別に」とあるのは「病院長が課長と協議して」と、第28条中「課長」とあるのは「病院長」と読み替えるものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(合議)

第46条 他の県立病院に関係のある事案は、関係する県立病院の病院長に合議しなければならない。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

第3節 現用公文書の浄書および施行

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(準用)

第47条 第30条から第34条までの規定は、県立病院について準用する。この場合において、第30条第1項中「第27条」とあるのは「第45条において読み替えて準用する第27条」と、第34条第1項第2号中「課長」とあるのは「病院長」と、同条第2項中「第30条および前条」とあるのは「第47条において読み替えて準用する第30条および第47条において準用する前条」と読み替えるものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

第4節 現用公文書の整理、保管、保存および移管または廃棄

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(準用)

第48条 第36条から第43条の2までの規定は、県立病院について準用する。この場合において、第38条第3項から第7項までの規定中「第36条第1号」とあるのは「第48条において準用する第36条第1号」と、同条第8項および第9項中「第36条第3号」とあるのは「第48条において準用する第36条第3号」と、第39条の3第1項中「課」とあるのは「県立病院」と、第43条第3項中「第39条第1項」とあるのは「第48条において準用する第39条第1項」と、同条第4項中「第38条第5項各号」とあるのは「第48条において準用する第38条第5項各号」と、同条第6項中「課長」とあるのは「病院長」と読み替えるものとする。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

第5章 点検および監査ならびに管理状況の報告等

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(点検および監査)

第48条の2 文書管理者は、自ら管理責任を有する現用公文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行うものとする。

2 監査責任者は、現用公文書の管理状況について、必要な監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3 総括文書管理者は、点検または監査の結果等を踏まえ、現用公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(紛失等への対応)

第48条の3 文書管理者は、ファイル等の紛失および誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちにその旨を総括文書管理者に報告するとともに、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講じなければならない。

2 総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに、文書管理に関する研修、点検等の実施その他の再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(管理状況の報告等)

第48条の4 文書管理者は、現用公文書の管理状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

第6章 研修

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(研修の実施)

第48条の5 総括文書管理者は、現用公文書の管理を適正かつ効率的に行うことができるよう、必要な知識および技能を習得させ、および向上させるために必要な研修を行うものとする。

2 総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供するよう努めなければならない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

(研修への参加)

第48条の6 文書管理者は、前条第1項に規定する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

2 職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。

(追加〔令和2年病事庁規程8号〕)

第7章 雑則

(一部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

(課または県立病院が廃止された場合の措置)

第49条 課または県立病院が廃止された場合は、事務が移管される場合を除くほか、その保管に係る現用公文書を管理する所属に引き継がなければならない。

2 第40条の規定は、前項の場合について準用する。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号・令和2年8号〕)

(その他)

第50条 この規程に定めのない事項については、滋賀県の例による。

(一部改正〔平成19年病事庁規程4号〕)

付 則

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

付 則(平成19年病事庁規程第4号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

付 則(平成21年病事庁規程第4号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

付 則(平成22年病事庁規程第1号)

1 この規程は、平成22年2月1日から施行する。

2 この規程の施行前に改正前の滋賀県病院事業庁文書管理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県病院事業庁文書管理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。

付 則(平成22年病事庁規程第11号)

この規程は、平成23年1月1日から施行する。

付 則(平成23年病事庁規程第4号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

付 則(平成24年病事庁規程第5号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

付 則(平成25年病事庁規程第4号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

付 則(平成25年病事庁規程第17号)

この規程は、平成25年11月1日から施行する。

付 則(平成27年病事庁規程第6号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

付 則(平成28年病事庁規程第7号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

付 則(平成29年病事庁規程第9号)

この規程は、平成29年9月8日から施行する。

付 則(平成29年病事庁規程第14号)

この規程は、平成30年1月1日から施行する。

付 則(平成30年病事庁規程第4号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

付 則(令和2年病事庁規程第8号)

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

(全部改正〔平成22年病事庁規程1号〕、一部改正〔令和2年病事庁規程8号〕)

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(一部改正〔平成22年病事庁規程11号・29年9号〕)

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滋賀県病院事業庁文書管理規程

平成18年3月31日 病院事業庁規程第6号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第12編 公営企業・公営事業/第2章 病院事業
沿革情報
平成18年3月31日 病院事業庁規程第6号
平成19年4月1日 病院事業庁規程第4号
平成21年4月1日 病院事業庁規程第4号
平成22年2月1日 病院事業庁規程第1号
平成22年12月27日 病院事業庁規程第11号
平成23年4月1日 病院事業庁規程第4号
平成24年4月1日 病院事業庁規程第5号
平成25年4月1日 病院事業庁規程第4号
平成25年11月1日 病院事業庁規程第17号
平成27年4月1日 病院事業庁規程第6号
平成28年4月1日 病院事業庁規程第7号
平成29年9月8日 病院事業庁規程第9号
平成29年12月27日 病院事業庁規程第14号
平成30年3月30日 病院事業庁規程第4号
令和2年3月31日 病院事業庁規程第8号