2　前項に定めるもののほか、この規程において使用する用語は、滋賀県文書管理規程(平成17年滋賀県訓令第14号。以下「県規程」という。)において使用する用語の例による。

2　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書管理者は、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書取扱主任は、文書管理者の指定する者をもつて充てる。

3　文書管理者は、文書取扱主任を指名したときは、総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告するものとする。

4　文書取扱主任は、前条第2項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐するほか、文書等の受領等に関する事務および文書整理担当者の指導に関する事務を処理する。

2　文書整理担当者は、文書管理者の指定する者をもつて充てる。

3　文書管理者は、文書整理担当者を指定したときは、総括文書管理者にその職名、氏名その他必要な事項を報告するものとする。

4　文書整理担当者は、文書取扱主任の指導を受けて係等における現用公文書の整理、保管、引継ぎおよび廃棄に関する事務を推進する。

2　監査責任者は、現用公文書の管理状況について監査を行うものとする。

2　前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。

3　第1項第5号または第6号の場合においては、同一事案に係るものには同一番号を付し、事案が2年以上にわたるものには最初の年の暦年に相当する数字を番号に冠しなければならない。

2　文書取扱主任(文書管理システムに係る電磁的記録以外の電磁的記録にあつては、文書管理者の指定する者。次条において同じ。)は、前項の規定により電磁的記録を受信したときは、速やかに当該電磁的記録の内容の確認を行うものとする。

2　前項の規定により電磁的記録の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力することにより電磁的記録の収受を行うものとする。ただし、保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

2　前項の規定により文書等の配布を受けた事案担当者は、必要事項を文書管理システムに入力することにより当該文書等の収受を行うものとする。ただし、起案を要するものまたは保存期間が1年未満のものについては、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムによることができないことに相当の理由があるときは、事案担当者は、回議書または主務課長が定める様式(以下「回議書等」という。)により起案することができる。

2　事案の処理に着手する前に供覧する必要のある現用公文書は、事前に関係職員の閲覧に供しなければならない。

2　文書管理システムにより回議する場合において、文書管理システムに入力できない資料があるときは、文書管理システムから作成した決裁添付文書に当該資料を添えて、文書管理システムの回議と並行して回議するものとする。

2　前条第1項の規定は、前項の場合について準用する。

2　前項の規定により審査を行つた担当係長等は、文書管理システムにより回議を受けた場合にあつては文書管理システムの公開審査の欄に記録し、回議書等により回議を受けた場合にあつては起案文書の公開審査の欄に押印するものとする。

2　前項の規定により審査を受けた場合において、事案担当者は、次の各号に掲げる回議の方法に応じて、当該各号に定める措置を講じるものとする。

2　前項の規定により浄書された現用公文書は、事案担当者において、当該現用公文書に係る起案文書と速やかに校合するものとする。

2　現用公文書を県の機関に施行するときは、原則として文書管理システムにより行うものとする。

2　文書管理システムにより起案した場合で、契印を押印することができないときは、契印に代えて公印が押印された現用公文書の写しを保管し、または保存するものとする。

2　県公報登載の手続は、文書取扱主任が行うものとする。

2　文書分類表は、事務および事業の性質、内容等に応じて、4段階の階層構造とする。

3　文書管理者は、文書分類表に変更が生じたときは、総括文書管理者に報告しなければならない。

4　文書等のファイルの作成に当たつては、背見出しシールおよびフラットファイル等を使用するものとする。

5　フラットファイル等は、各課の共通文書にあつては桃色、各課の固有文書にあつては文書分類表の第3分類ごとに定められた緑色、青色または黄色のものを使用しなければならない。

2　前項の規定による定めは、ファイル管理簿に記載することにより、行うものとする。

2　現用公文書の保管期間は、文書管理者が定めるものとする。

2　文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了したファイル等を公文書館に移管し、または廃棄しようとするときは、あらかじめ、保存期間が満了したファイル等の内容を確認の上、移管または廃棄の別を決定し、知事に報告しなければならない。

3　現用公文書の廃棄は、文書管理者が行うものとする。

2　総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供するよう努めなければならない。

2　職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。

2　第27条の規定は、前項の場合について準用する。

この規程は、昭和51年4月1日から施行する。

この規程は、昭和52年4月1日から施行する。

この規程は、昭和53年4月1日から施行する。

この規程は、昭和54年4月1日から施行する。

この規程は、昭和55年4月1日から施行する。

この規程は、昭和56年4月1日から施行する。

この規程は、昭和58年4月1日から施行する。

この規程は、昭和63年4月1日から施行する。

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

1　この規程は、平成14年4月1日から施行する。

2　この規程の施行の際現にある改正前の別記様式第4号および別記様式第6号の3による用紙は、当分の間、所要の調整を加えて使用することができる。

1　この規程は、平成17年4月1日から施行する。

2　この規程の改正前の滋賀県企業庁文書管理規程の規定に基づき調製されている文書整理簿および文書管理台帳については、なお従前の例による。

この規程は、平成18年10月20日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

1　この規程は、平成22年2月1日から施行する。

2　この規程の施行前に改正前の滋賀県企業庁文書管理規程の規定によりした協議、承認その他の手続は、改正後の滋賀県企業庁文書管理規程の相当規定によりした協議、承認その他の手続とみなす。

この規程は、平成23年1月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成29年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年11月4日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。