○滋賀県公安委員会文書管理規則

平成13年6月15日

滋賀県公安委員会規則第9号

滋賀県公安委員会文書管理規則をここに公布する。

滋賀県公安委員会文書管理規則

(趣旨)

第1条 この規則は、公安委員会における公文書等の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において「公文書」とは、滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号。以下「情報公開条例」という。)第2条第2項の公文書のうち、公安委員会の委員長および委員ならびに滋賀県警察本部警務部総務課の公安委員会の庶務に関する事務を担当する職員が職務上作成し、または取得した文書であって、これらの者が組織的に用いるものとして、公安委員会が保有しているものをいう。

(公安委員会の公文の種類)

第3条 公安委員会の公文の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1) 規則 警察法(昭和29年法律第162号)第38条第5項または警察法施行令(昭和29年政令第151号)第13条第2項の規定により制定するもの

(2) 告示 法令、条例または規則(以下「法令等」という。)に基づいて公示するもの

(3) 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの

(4) 指令 許可、認可、承認、免許、認定または指定を内容とするもの

(5) その他の公文

 要請、通知、連絡、照会、回答等を内容とするもの

 会議録、協定書等

(一部改正〔平成27年公委規則5号〕)

(文書番号等)

第4条 公文には次の各号に定めるところに従い、番号および記号を付するものとする。

(1) 規則、告示および指令には滋賀県公安委員会名を冠し、その種別に従って番号を付し、別記様式第1号の公安委員会規則、告示、指令原簿に登載しなければならない。

(2) 前条第5号アに掲げる公文には、「滋公委発」の記号および番号を付し、別記様式第2号の公安委員会文書件名簿に記載しなければならない。

2 前項各号の番号は、一連番号とし、暦年ごとに更新するものとする。

(公安委員会の保有する公文書)

第5条 第3条の公文のうち、公安委員会が保有する公文書は、次のとおりとする。

(1) 公安委員会の会議録(公安委員会の会議に提出された公文書であって、公安委員会が会議録と併せて保有することが必要と認めたものを含む。)

(2) 警察法第43条の2に規定する事務に関する公文書

(3) 警察法第79条に規定する事務に関する公文書

(4) その他公安委員会が自ら保有することが必要と認めた公文書

(一部改正〔平成21年公委規則9号〕)

(文書管理担当者)

第6条 公安委員会に、文書管理担当者を置く。

2 文書管理担当者は、警察本部長が指名する者をもって充てる。

3 文書管理担当者は、公文書に関する文書事務を総括的に管理する。

(公文書の保存の方法)

第7条 公文書は、公安委員会が適切に管理し得る専用の場所において、公文書以外のものと区分して、適切に保存するものとする。

(公文書の保存期間)

第8条 公文書の保存期間は、長期(事務処理上必要な5年を超える期間をいう。)、5年、3年、1年または1年未満(事務処理上必要な1年未満の期間をいう。)とする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのあるものについては、当該法令等の定めるところによるものとする。

2 第5条の公安委員会が保有する公文書の保存期間の基準は、次の表のとおりとする。

区分

保存期間の基準

第5条第1号に規定する公文書

5年

第5条第2号に規定する公文書

第5条第3号に規定する公文書

3年

第5条第4号に規定する公文書

当該公文書の内容に応じて文書管理担当者が定める期間

(保存期間の起算日)

第9条 保存期間の起算日は、公文書(保存期間が1年未満である公文書を除く。)が完結した日の属する年度(4月1日を始期とする1年間をいう。以下同じ。)の翌年度の4月1日とする。

2 前項の規定にかかわらず、暦年により処理する事案に係る公文書(保存期間が1年未満である公文書を除く。)の保存期間の起算日は、当該公文書が完結した日の属する年の翌年の1月1日とすることができる。

3 保存期間が1年未満の公文書の保存期間は、当該公文書が完結した日から起算するものとする。

(一部改正〔平成27年公委規則5号〕)

(保存期間の延長)

第10条 次の各号に掲げる公文書については、保存期間の満了する日後においても、当該公文書の区分に応じそれぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する公文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象となっている公文書 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟において文書提出義務の対象となっているもの等訴訟手続上必要とされる公文書 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおいて、不服申立人等からの閲覧請求の対象となっているもの等不服申立ての手続上必要とされる公文書 当該不服申立てに対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4) 公開請求があった公文書 情報公開条例第10条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(一部改正〔平成28年公委規則7号〕)

(保存期間等の見直し)

第11条 保存期間を「長期」とした公文書にあっては、保存期間が5年を超えた後は原則として毎年、保存期限を含めた公文書の内容について見直しを行うものとする。

(公文書の廃棄)

第12条 保存期間が満了した公文書は、速やかに、廃棄するものとする。

2 公文書を廃棄するときは、その内容または媒体に応じ、細断、溶解等復元できない方法により行わなければならない。

(公文書の閲覧および貸出し)

第13条 文書管理担当者は、必要があると認める場合は、公文書を滋賀県警察職員に閲覧させ、または貸し出すことができる。

(一部改正〔平成27年公委規則5号〕)

(その他)

第14条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理については、警察本部長が別に定める。

(一部改正〔平成27年公委規則5号〕)

付 則

(施行期日)

1 この規則は、平成14年1月1日から施行する。

(滋賀県公安委員会運営規則の一部改正)

2 滋賀県公安委員会運営規則(昭和31年滋賀県公安委員会規則第3号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(経過措置)

3 前項の規定による改正前の滋賀県公安委員会運営規則(以下「旧規則」という。)第9条および第10条の規定による公文(第9条第2号および第5号の公文を除く。)第3条および第4条の規定による公文と、旧規則第10条の規定による原簿および簿冊は第4条の規定による別記様式第1号の公安委員会規則、告示、指令原簿および別記様式第2号の公安委員会文書件名簿とみなす。

4 旧規則第9条第2号の規定による規程および同条第5号の規定による訓令については、同条の規定は、この規則の施行後もなおその効力を有する。

付 則(平成21年公委規則第9号)

この規則は、平成21年10月28日から施行する。

付 則(平成27年公委規則第5号)

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

付 則(平成28年公委規則第7号)

(施行期日)

1 この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行前にされた処分または不作為についての不服申立てであって、この規則の施行前にされた処分またはこの規則の施行前にされた申請に係る滋賀県公安委員会の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

3 滋賀県情報公開条例(平成12年滋賀県条例第113号)第11条に規定する公開決定等(以下「公開決定等」という。)、または同条例第5条第1項に規定する公開請求(以下「公開請求」という。)に係る不作為についての不服申立てであって、この規則の施行前にされた公開決定等またはこの規則の施行前にされた公開請求に係る滋賀県公安委員会の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

(全部改正〔平成21年公委規則9号〕)

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滋賀県公安委員会文書管理規則

平成13年6月15日 公安委員会規則第9号

(平成28年4月1日施行)